Incoterms är standardiserade transportvillkor framtagna av International Chamber of Commerce (ICC) som redogör hur kostnader och ansvar fördelas mellan köpare och säljare. När incoterms skickas med orders så påverkar det vem som bär kostnad och ansvar för transporten du bokar i WMS. Transportkostnaden för er bokning fakturerar transportbolaget antingen er som säljare eller era köpare beroende på incoterms.

Det är ert ansvar att utbilda er om incoterms och säkerställa att ni använder korrekta incoterms för era transporter.

Hur fungerar incoterms i systemen?

Extend Commerce Backend

Inställningar för incoterms anges per kund i Extend Commerce Backend. Denna inställning är sedan förvald när ni manuellt bokar orders för denna kund i Extend Commerce Backend. Under orderbokningen kan man vid behov överskrida förvalt incoterms i tredje steget av orderbokningen.

Extend Commerce WMS

Orderns valda incoterms skickas sedan med ordern ner till lagret och lagersystemet Extend Commerce WMS. När transportbokningen sker för ordern påverkar valt incoterms hur kostnaderna för transporten fördelas mellan säljare och köpare.

Vad behöver man göra?

Man behöver säkerställa att man har rätt incotermsinställningar på sina kunder och uppdatera dessa vid behov.

Du kan göra detta på två sätt:

• Uppdatera via uppladdningsfunktionen
• Uppdatera per kund i systemet

Det enklaste och mest effektiva alternativ för att ta reda på vad för incoterms som har angivits på alla kunder är att exportera ut kunddata via vår uppladdningsfunktion.

Gå till Grunddatamenyn, välj Uppladdningar och sedan Kund.

Klicka på Definiera mall.

I rutan, klicka för incoterms. Lämna alla andra valfria fält blanka. Stäng rutan.

Klicka på Exportera mall.

En Excelfil kommer nu laddas ner i din browser. Öppna filen.

I Excelfilen ser ni nu vilka kunder som har vilka incoterms angivna. Ändra incoterms för de kunder som har fel incoterms angivna. Spara filen.

Gå tillbaka till uppladdningssidan. Klicka på Ladda upp kunder.

Klicka på "Välj fil" och dubbelklicka på din fil i filhanteraren.

Klicka på "Ladda upp".

Systemet kommer nu uppdatera in din data. Systemet bortser från oförändrad data.

Du har nu sett över samtliga kunders Incoterms samt uppdaterat de som hade fel angivna Incoterms.

Man kan även gå in på varje kund i systemet och se över dess Incoterms och ändra dessa vid behov. Vi rekommenderar starkt att använda uppladdningsfunktionen för att få en bättre översikt på samtliga kunders Incoterms. Det kan dock vara bra att säkerställa här att kunderns Incoterms är korrekta.

Gå till Kundmenyn. Sök upp en kund och klicka på "Välj".

Väl inne på kunden, välj i menyn "Logistikinställningar". Här hittar du kundens Incoterms:

Justera dessa vid behov och klicka på "Uppdatera" högst upp i högra hörnet.

Du har nu sett över en kunds Incoterms, samt uppdaterat detta om det var fel inställning. Du behöver nu gå igenom samtliga av dina kunder och uppdatera de som har fel inställning.

Kundens Incoterms är förvalt när du skapar orders i Backend. Denna inställning går dock att överskrida vid behov. Denna ändrar du i tredje steget av orderbokningen där du anger orderinformation:

Det är denna valda inställning som sedan med ordern skickas ner till lagret och Extend Commerce WMS. Inställningen påverkar i sin tur transportbokningen i Extend Commerce WMS då Incoterms klargör om det är säljaren eller köparen som står för kostnaden för transportbokningen för ordern. Därför är det viktigt att ni anger korrekt Incoterms för varje order som skickas ner till Extend Commerce WMS.

Rent praktiskt i Extend Commerce WMS märks skillnaden i transportbokningen i vem som står som fraktbetalare, vilka leveransvillkor det är samt vilket konto transportören ska debitera.

Exempel: EXW vs FCA

Dessa uppgifter skickas till transportören:

EXW: Mottagare betalar frakt med konto 123456. Transportören debiterar och fakturerar kunden.

FCA: Vi som användare betalar frakt med konto 654321. Transportören debiterar och fakturerar dig som säljare.