Fakturalista
- Martin Fransson
- josefin.kvillert (Unlicensed)
- Kajsa Fransson (Unlicensed)
- johanna.fallstrom (Unlicensed)
|
I Fakturalistan hanteras samtliga fakturor, både de som skapats manuellt och automatiskt av systemet.
Grundläggande fakturalista
Händelser
Under händelser kan man generera vissa händelser för en faktura genom att markera en faktura i fakturalistan och sedan klicka på en av händelsefunktionerna.
| Skapa PDF | Markerad faktura genereras som en PDF som kan skickas till kund. Är distributionssätt 'Manuell' används denna händelse genom att manuellt skicka ut fakturan till kund via eget, valfritt distributionssätt. |
|---|---|
| Sätt granskning ok | Tar bort eventuell granskningsorsak på faktura. |
| Sätt status skickad | Ändrar en fakturas status från 'skapad' till 'skickad' vilket betyder att fakturan inte längre går att ändra och påvisar att fakturan har skickats till kund. Denna händelse används vid distributionssätt 'Manuell e-post'. Har man angiven e-post för faktura till kund skickas fakturan manuellt till denna via denna händelse. |
| Skapa påminnelse 1 | Genererar en första påminnelsefaktura i PDF för markerad faktura mot kund. |
| Skapa påminnelse 2 | Generar en andra påminnelsefaktura i PDF för markerad faktura mot kund. |
| Skicka påminnelse 1 | Skickar påminnelse 1. |
| Skicka påminnelse 2 | Skickar påminnelse 2. |
| Skickad till inkasso | Sätter fakturastatus till 'Skickad till inkasso' för att indikera denna åtgärder. |
| Ändra fakturadatum | Ändrar till önskat nytt fakturadatum på markerad faktura. Nytt fakturadatum anges manuellt i steget efter att man klickat på denna knapp. Tillgänglig efter Release 8.10.0.0 |
Fakturatyper
|
Fakturatyp påvisar vad för slags faktura det är enligt definitioner nedan:
| Order debit | En debit faktura skapad av systemet från en order. |
|---|---|
| Manuell debit | En debit faktura skapad manuellt av en användare i systemet. Ej från order. |
| Manuell kredit | En kredit faktura skapad manuellt av en användare i systemet. Ej från order. |
| Returorder debit | En debit faktura skapad via en returorder. |
| Returorder kredit | En kredit faktura skapad via en returorder. Detta görs vid skapandet av en returorder. |
Förfallna dagar
|
I fakturalistan så visas förfallodatum som 0 där negativa värden är antal dagar till förfallodatum och positiva värden är antal dagar fakturan gått över förfallodatum.
| 0 | Idag är förfallodatum för fakturan. Man kan även se exakt datum under 'Förfallodatum'. |
|---|---|
| Negativa värden | Fakturan är ännu ej förfallen. Visar antal dagar kvar till förfallodatum. Ex: -14 betyder att fakturans förfallodatum är om 14 dagar och kund har 14 dagar kvar på sig att betala fakturan. |
Positiva värden | Fakturan har förfallit. Visar antar dagar fakturan gått förfallen. Ex: 14 betyder att fakturans betalning är försenad med 14 dagar. Kund har övergått förfallodatum med 14 dagar. |
Distributionssätt
|
Distributionssätt påvisar hur fakturas skickas ut till kund enligt följande definitioner:
| Manuell | En användare behöver generera fakturan som en PDF-fil och skicka denna på valfritt sätt till kund. Därefter behöver man använda händelsen 'Sätt status skickad' för att påvisa för systemet att man skickat fakturan till kund. |
|---|---|
| Manuell e-post | En användare behöver manuellt skicka iväg e-post fakturan till kund genom att klicka på 'Sätt status skickad' via händelser. Fakturan skickas då till angiven e-post för fakturor för kunden. Kundens faktura e-post anges i kundens inställningar i dess kundmeny. Under kundens faktureringsinställningar anger man om denna skall ha manuell eller automatiskt e-post funktion. Läs mer om kundens faktureringsinställningar för manuell och automatisk e-post under 'Kund' för 'Faktureringsinställningar'. |
| Automatisk e-post | Systemet skickar fakturan till angiven e-post för kund när fakturan skapats. Man måste ha automatiska e-post fakturor aktiverat för att kunna använda detta distributionssätt. |
| Lager | |
| Ingen | Inget distributionssätt angivet. |
Fakturastatus
I fakturalistan finner man olika symboler som beskriver fakturans status. Nedan beskrivs dessa:
| Fakturan är skapad. Fakturan är alltså inte skickad eller bokförd ännu. Det går bra att göra ändringar på fakturan. Detta görs genom att sätta fakturan 'Under utredning' och statusen ändras då till 'Fakturan inväntar granskning' (lila). |
| Fakturan är skickad. Fakturan går inte längre att redigera utan är låst. Det är möjligt att skapa en kreditfaktura efter att en faktura har skickats. Det går ej att sätta fakturan under utredning. |
| Fakturan inväntar betalning, men förfallodatumet har ej gått ut. Under 'Förfallna dagar' ser man hur många dagar som återstår innan förfallodatum. |
| Fakturan inväntar betalning. Förfallodatumen har gått ut. Man ser även under 'Förfallna dagar' de antal dagar fakturan är förfallen. |
| Fakturan är betald. Fakturan får denna status när återstående belopp är 0. |
| Fakturan är annullerad. |
| Fakturan inväntar granskning. Under denna status kan ändringar göras på fakturan. Man kan bland annat ändra datuom för fakturan samt lägg till eller ta bort fakturarader. Har fakturan denna status så plockas eventuella konteringsregler som är kopplade till fakturan bort. Skulle det hända att fakturan ha konterats på fel sätt så möjliggör denna status även att man kan justera eventuella konteringsregler och sedan 'Aktivera' fakturan igen för att rätta till dessa fel. Sätts en faktura till denna status så loggas även detta i Processloggen under menyn 'Inställningar'. |
Redigeringsfönster fakturalista
Här redigerar man en vald faktura. Detta fönster kommer man till genom att klicka på penna-ikonen, 
.
|
Fakturahuvud
|
Fakturahuvudet visar översiktlig information om fakturan.
Här kan man bland annat ändra förfallodatumet på en faktura, ändra distributionssätt och lägga till anteckningar.
Har en faktura enbart skapats men ej skickats kan man ändra fakturadatum (och priser under 'Fakturarader') om man sätter fakturan 'Under utredning'. Detta görs genom att klicka på knappen 'Under utredning' längst ner på sidan.
Om en redan exporterad faktura behöver exporteras igen av någon anledning så finns den möjligheten. Man klickar då ur check boxen för "Exporterad" i redigeringsläget på fakturan(se bild ovan) och därefter skicka om fakturan igen genom att markera den i fakturalistan därefter klicka på "Sätt som skickad".
Detta är endast möjligt om användaren har behörigheten 'Standard role Financial Manager'.
OBS! DENNA FUNKTION BÖR ANVÄNDAS MED FÖRSIKTIGHET! Vid frågor kontakta Kundtjänst & Support.
Påminnelser
|
Under påminnelser ser man de påminnelser man skickat till kund angående vald faktura.
Distributionslogg
|
Här visas en logg på när fakturan har skickats, vilket förfallodatum fakturan har samt dess fakturabelopp.
Betalningslogg & Betalningar
Här visas en logg på de betalningar som registrerats för fakturan. Betalningar prickas av manuellt genom att en behörig användare lägger upp dessa. För att registrera en betalning måste man åtminstone ange belopp samt betalningsdatum. Det finns också möjlighet att ange betalkonto samt anteckningar för betalningen. Systemet kommer uppdatera fakturans olika belopp för varje inlagd betalning.
Acceptera betalningsavvikelse
Om inbetalning skett och det finns en differens som ni inte kommer att kräva in från kund, exempelvis avrundningsutjämning, då kan ni klicka på "Acceptera betalningsavvikelse" då kommer resterande belopp att loggas som en betalningsavvikelse och fakturan får status betald.
Fakturarader
Under 'Fakturarader' visas vad fakturan omfattar.
Man kan endast ändra eller lägga till fakturarader om fakturan ännu ej har skickats och man sätter fakturan 'Under utredning'.
Kontering
|
Under 'Kontering' visas eventuella konteringsregler som gäller för fakturan.
Läs mer om konteringsregler under 'Grunddata' för 'Konteringsregler'.
Funktioner
Skapad faktura
För en faktura som enbart skapats men ej skickats kan man utföra följande funktioner:
Skickad faktura
Har fakturan skickats kan men enbart utföra dessa funktioner:
Sammanfattningsvis kan man göra ändringar på en faktura såvida denna inte skickats till kund än, har fakturan status 'skickad' går det inte längre att ändra fakturan utan då får man göra en kredit på fakturan.
Fakturor & Språk
Standard fakturor
Var det gäller fakturor och språk så har vi som standard på våra dokument att om landet är Sverige så kommer fakturan att vara på svenska, och för alla andra länder så kommer fakturan att vara på engelska.
Systemet kollar i första hand på leveransadressen, och därefter fakturaadressen om sådan inte finns, för att veta land fakturan kommer att avse.
| Land | Språk |
|---|---|
| Sverige | Svenska |
| Andra länder | Engelska |
Kundunika fakturor
Om ni kräver översättning på andra språk, som till exempel danska, finska eller norska, så måste kundunika fakturamallar skapas och definieras. Detta kräver justeringar av en utvecklare.
Kontakta Kundtjänst & Support för hjälp med detta.
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
| Relaterade uppslag: |