Kostnad sålda varor (automatisk lagerbokföring)

Denna instruktion bör läsas av ekonomiansvarig / revisor hos den som använder  Extend Commerce  Backend. Denna beskrivning skall förklara hur lagerbokföring sker i  Extend Commerce  Backend och hur relationen med bokföringssystem bör hanteras.

 Extend Commerce  Backend sätts normalt sett upp för att hantera automatisk lagerbokföring. Detta innebär att samtliga förändringar av lagervärdet loggas och bokförs hela tiden. Det är en stor skillnad mellan automatisk lagerbokföring och ett traditionellt sett att göra avstämningar av lagervärden vid ingång och utgånga av en redovisningsperiod. Om man inte vill använda sig av automatisk lagerbokföring så fungerar det utmärkt att använda  Extend Commerce  Backend som underlag för traditionell metod. Det finns dock en stor skillnad i hur man sätter upp både bokföringssystmen och  Extend Commerce  Backend vad gäller konton och konteringsregler. Om du vill använda traditionell bokföring, gå vidare till avsnittet för "Bokföring med avstämningslistor"

Automatisk lagerbokföring.

Med automatisk lagerbokföring menas att  Extend Commerce  Backend kommer att uppdatera alla konton i din bokföring som används för lager och kostnad sålda varor tex.  
1. Konton för Lagervärden
2. Kostnad sålda varor
3. Konto för förväntade leveratörsskulder *
4. Lagerförändringar (inventeringar, skrotningar, saldojusteringar)

Dessa konton kommer alltid att uppdateras kontinuerligt av  Extend Commerce  Backend och innehålla korrekta värden. Varje dag kan en korrekt resultatrapport plockas ut från bokföringen om man använder sig av automatisk lagerbokföring. 

En av grundfunktionen i  Extend Commerce  Backend är att det finns en mycket detaljerad logg på samtliga händelser på ett lager, oavsett om det är ett lager hanterat via  Extend Commerce  WMS eller någon extern tredjeparts lagerapplikation. Samtliga händelser (ökning, minskning, prisförändringar) loggas med finansiellt värde och med ett kontonummer utifrån Backends konteringslogik. 

Detta beskrivs enklast genom ett par standard processer på ett lager, och hur de normalt konteras. 

Varor kommer till lager

- Vid godsmottagning så kommer ökning av lagervärdet bokföras mot lagerkonto debit, motkonto bör vara ett konto innehållande förväntade leverantörsskulder. (detta är en av de stora skillnaderna mellan automatisk lagerbokföring och traditionell avstämningsmetod)

Faktura från leverantör

- Vid registrering / bokföring av en leverantörsfakura bör den bokföras med debit på kontot för förväntade leverantörsfakturor och kredit för leverantörsfakturor. 

För att detta skall fungera så behöver Leverantörsfakturor för varuinköp hanteras med andra konton är leverantörsfakturor för omkostnader. Det är viktigt att varuinköpen inte bokförs mot ett kostnadskonto. 

Kostnad för sålda varor

- Varje uttag av varor mot kundorders kommer att skapa en bokföringstransaktion med kostnad sålda varor. Lagerkontot krediteras och valfritt kostnad sålda varor konto debiteras (utifrån konteringsreglerna i Backend). Detta medför att kostnad sålda varor kommer att löpande att bokföras mot kostnadskonto och lagerkontot minskar.

Lagerförändringar

- Alla lagerjusteringar som görs på lagret kommer att loggas och konteras kontinuerligt. Det kan finnas många olika typer av lagerjusteringar, inventeringar, skrotningar, skadade varor etc. Alla dessa justeringar konteras och skickas till bokföringssystemet. Detta gäller både ökning och minskning av lagervärden

Prisjusteringar av lager

- Om någon gör en prisjustering (ändring av lagervärdet) så kommer detta omedelbart att skicka en bokföringspost till bokföringssystmet.

Summering

I och med att samtliga händelser och rörelser på lagret konteras och skickas till bokföringsystmet så är lagerbokföringen ständingt uppdaterad. En lagervärdesrapport i Backend stämmer alltid överrens med vad systemet har skickat för lagervärden till lagerkontot.

Prisdifferenser på inköp dvs skillnad i vad man har på inköpsorder och mot vad som faktiskt kom på leverantörsfakturan kommer att synas som en balans / diff på kontot förväntade leverantörsskulder.

Vad behöver man tänka på / förbereda

När man startar automatisk lagerbokföring så behöver man gå igenom vilkan konton man vill skall påverkas för respektive händelse på lager. Man behöver även verifiera att man hanterar inkommande fakturor för varuinköp i sitt bokföringsystem mot konton som stämmer med processen för automatisk lagerbokföring. 

Bokföring av kostnad sålda varor på ett traditionell sätt bygger på att man hanterar förändring av varulager tillsammans med gjorda inköp under en period. Det finns olika uppsättningar av konteringsmetoder i bokföringssystmet som kan åstakomma detta. Vanligast är att man bokför all inkommande leverantörsfakturor mot lagerkontot eller kostnadskontot. Sedan tar man ut en lagervärdes rapport i slutet av perioden och bokför det som lagervärde. Diffen på lagerkontot bokförs mot kostnad sålda varor kontot eller tvärt om. 

Det finns väldigt många fördelar med att ha automatis lagerbokföring, man får mycket mer kontroll och mycket snabbare data. Men om man skall använda sig av avstämningslistor så skall man göra följande i  Extend Commerce  Backend:

• Aktivera INTE kontering för Intag, uttag och lagerjusteringar i  Extend Commerce  Backend. 
• Använd lagervärdesrapport per vald datum för att ta ut lagerrapporter. Används rapporten transaktionslistan om ni vill manuellt se alla transaktioner som skett.