2.2 Kunduppladdning

Kunduppladdning

I kunduppladdningen laddar vi upp ert kundregister. I denna fil definieras alltså den data som sätts på en kund i Extend Commerce Backend. Viktigt här är att fylla i adresser korrekt.

Ta bort de kolumner som ej ska användas. Fyll på ett korrekt sätt i resterande kolumner. Obeservera att detta är ett exempel och ni kan skapa er egna mall läs mer här.

Klicka på nedan länk och ladda ner. Glöm ej att ta bort givna exempel innan filen ska laddas upp.

CustomerUpload_withExample.xlsx

De rader som är markerade med * är obligatoriska och måste anges. Systemet kommer annars inte kunna skapa upp kunderna på ett korrekt sätt.

De markerade med ☒ rekommenderas att användas.

Markering:

☒= obligatorisk, *

X	Datapunkt (Kund)	Definition	Exempel	Kommentar
☒	Kundnummer*	Kundens unika nummer som även är nyckeln för kunden om integrationer till systemet används.	1050	Kan ej börja på 0. Inga mellanslag tillåts.
☒	Kundtyp*	Kundtyp klassificerar kunder som antingen Företag eller Privat. Detta styr även vilka fraktsätt kunden har tillgång till.	Business Private	Anges på engelska i filen, antingen som ’Business’ eller som ’Private’. Inga andra klassificeringar godkänns.
☒	Leveransnamn*	Företagets eller personens namn. Det namn som ska stå på leveransadressen.	Extend AB Extend Butik Anna Andersson	Leveransnamnet kan skilja från fakturanamnet om leveranserna exempelvis går ut till en butik men det är huvudkontoret som faktureras. Leveransnamn kan även vara samma som fakturanamnet.
☐	Beskrivning	Valfri beskrivning på kund.	Priokund Återförsäljare
☒	Organisationsnummer	Kundens organisationsnummer.	5565629119	Skrivs med , (kommatecken) som decimalavskiljare.
☒	VAT-nummer	Kundens momsregistreringsnummer.	DK999999999	Används framförallt för kunder inom EU men utanför Sverige. Se till att numret överensstämmer med landets standard.
☐	Koncern/Varuägare	Grupperingsfunktion för koncerner och varuägare. Ange en koncern/grupp som kunden ska tillhöra..	Extend Group	Detta begrepp kan användas för att gruppera flera separata kunder i systemet som ingår i samma koncern.
☒	Transportvillkor*	Avser incoterms, alltså det avtal man har för transporter till kund. Ange förkortning på villkor.	EXW	Det finns en mängd olika incoterms. Var noga med att korrekt förkortning anges. Exempel: DDP, EXW, AVT, CFR, CIF, CPT, CYP, DAF, DAP, DDU, DEQ, DES, FAS, FCA, FOB
☒	Aviseringsnummer*	Det nummer som skickas med till leverantör. Detta nummer används när chaufför skall kontakta kund vid leverans.	0701213465	Ange ett telefonnummer. Tillåts ej mellanslag eller bindestreck (-).
☒	E-post faktura	E-post dit fakturor skickas till kund om man använder sig av automatiskt skickade fakturor till e-post. Ange en korrekt e-postadress.	faktura@företag.se anna@gmail.com	Används Fortnox för fakturahantering behövs ej detta fält. Kan användas som informativt e-post fält. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ;
☒	E-post order	E-post dit ordererkännandet ska skickas när en order läggs på kunden. Denna e-post får även ett leveransbesked skickas till denna adress när ordern lämnat lagret.	order@företag.se anna@gmail.com	Används om orderbekräftelser skickas via e-post. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ;
☐	Orderbekräftelse BCC e-post	E-post dit en gömd kopia av orderbekräftelsen skickas. Gömd kopia eller bcc (Blind carbon copy): meddelandet sänds till mottagaren så att de övriga mottagarna inte kan se dennes namn.	ekonomi@företag.se	Kan användas om orderbekräftelser skickas via e-post. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ;
☐	Alfasök	Möjliggör sök via ett valfritt begrepp. Kan ses som en ”tagg” för kunden.	Priokund Avtalskund Sverige EU	Ange ett sökbegrepp per kund. Går ej att avskilja flera sökbegrepp med kommatecken.
☐	Säljare	Säljare ansvarig för kund. Ange säljarens namn.	Emma Olsson	Intern säljare som ansvarar för kunden.
☐	Telefon	Telefonnummer till kunden.	0712345678	Tillåts ej mellanslag eller bindestreck (-).
☒	Statistisk kategori 1	Kategoriseraring av kunder statistiska syften. Möjliggör generering av statistiska rapporter för att se hur mycket som säljs mot olika kundkategorier.	Sverige Finland Danmark	Valfri kategorisering. Vanligt att vilja se statistik baserat på land eller område. Ange en underkategori per produkt. Kan ej ta emot fler med hjälp av komman.
☐	Statistisk kategori 2	Underkategori till statistisk kategori 1. Kategori 1 behövs anges för att underkategori 2 skall kunna anges.	Svensk Återförsäljare Finsk Återförsäljare Svensk kund Södra Sverige	Man kan sedan exempelvis kategorisera baserat på typ av företag eller begränsa landsområden ytterligare. En kategori 1 måste angetts i kolumnen för detta om kategori 2 skall användas.
☐	Statistisk kategori 3	Underkategori till statistisk kategori 2. Kategori 1 och 2 behövs anges för att underkategori 2 skall kunna anges.	Svensk kund privat Svensk kund företag Södra Sverige Skåne	Kategori 1 och 2 måste angetts i kolumner för detta om kategori 3 skall användas.
☐	Internkund	Om kunden är en internkund kan detta anges i detta fält. Egenskap som sätts på kund.	TRUE FALSE	Kolumnen kan enbart ta emot ’TRUE’ eller ’FALSE’ som värde. Rekommenderas att sätta denna egenskap i systemet i efterhand om internkunder är få i antal.
☒	Adressrad 1 leveransadress*	Leveransadress för kund. Detta fält avser rad 1.	Leveransvägen 2	Till den adress varor skall levereras för kund. Om ytterligare en rad behövs för själva adressen så rekommenderas det att användas två adressrader.
☐	Adressrad 2 leveransadress	Leveransadress för kund. Detta fält avser rad 2 om denna behövs användas.	C/O Bo Ek 3 tr Lgh 1012	Om två rader behövs för adressens å rekommenderas det att även använda denna adressrad.
☒	Leveranspostnummer*	Leveransadressens postnummer.	12345	Tillåts ej mellanslag. Kontroll görs här att postnumret är korrekt för angivet land. Viktigt att detta anges på ett korrekt sätt.
☒	Stad leveransadress*	Staden för leveransadressen.	Göteborg
☒	Leveransland*	Land för leveransadressen. Anges som landskod. Måste matcha internationell standard, ISO-3166.	SE FI DK GB CN	Landskoden innehåller alltid två bokstäver. Måste matcha internationell standard. Viktigt att detta är korrekt angivet.
☒	Fakturanamn*	Kundens namn som ska stå på fakturan.	Extend AB Anna Andersson	Normalt samma namn som leveransnamn, men kan avvika om leveransen alltid ska till en butik men fakturan ska gå till huvudkontoret.
☒	Adressrad 1 faktureringsadress*	Fakturaadress för kund. Detta fält avser rad 1.	Fakturavägen 2	Till den adress fakturan skall skickas.
☐	Adressrad 2 faktureringsadress	Fakturaadress för kund. Detta fält avser rad 2 om denna behövs användas.	C/O Bo Ek 3 tr Lgh 1012
☒	Postnummer faktureringsadress*	Fakturaadressens postnummer.	12345	Tillåts ej mellanslag. Kontroll görs här att postnumret är korrekt för angivet land. Viktigt att detta anges på ett korrekt sätt.
☒	Stad faktureringsadress*	Staden för fakturaadressen.	Jönköping	Ange en underkategori per produkt. Kan ej ta emot fler kategorier med hjälp av kommatecken.
☐	Land faktureringsadress*	Land för fakturaadressen. Anges som landskod. Måste matcha internationell standard, ISO-3166.	SE FI DK GB CN	Landskoden innehåller alltid två bokstäver. Måste matcha internationell standard. Viktigt att detta är korrekt angivet.
☐	Fraktavtal	Avtal för frakt. Ett sätt i systemet att kategorisera kunder som alltid har fraktfritt eller som alltid betalar frakt, standard.	Standard Freight Free Agreement	Betalar alla kunder frakt så behövs denna kolumn ej användas. Fraktavtal sätts som ’Standard’ om inget annat anges. Har vissa kunder alltid fraktfritt så rekommenderas det att använda två fraktavtal: ’Standard’ och ’Freight Free Agreement’.
☐	Postgironummer	Kundens postgironummer.	13245678	Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring.
☐	Bankgironummer	Kundens bankgironummer.	13245678	7 eller 8 siffror. Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring.
☒	Betalningsvillkor	Betalningsvillkor för kund. Antal dagar kund har att betala fakturor.	30 45 60	Rekommenderas att anges på samtliga kunder. Anges med en siffra.
☐	Dröjsmålsränta	Kundens dröjsmålsränta om kund har obetalda fakturor.	8 12 25	Anges med en siffra. Tillåts ej procenttecken, %. Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring.
☒	Kreditgräns	En gräns som sätt på kund för hur mycket kunden tillåts ha i obetalda fakturor. Baserat på lagda orders mot kund.	100000	Kreditsumman beräknas på lagda orders som är obetalda. Anges som en siffra. Tillåts ej kommatecken eller mellanslag.
☐	IBAN	Kundens IBAN nummer. Används för internationella betalningar.	71041234567	Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring.
☐	Betalande kundnummer	Om kundens fakturor ska betalas och bokföras på en annan kund. Kan exempelvis vara aktuellt för koncerner och varuägare.	1050	Ange den betalade kundens kundnummer. Denna kund behöver existera i systemet.
☐	Ekonomisk kategori	Ett sätt att kategorisera kunder utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Används för att kontera försäljning mot olika konton.	B2C B2B	Kontering mot land kan ske utan att sätta upp denna typ av kategorisering.

När du fyllt i kunduppladdningsfilen kan du gå vidare till nästa steg:

2.3. Uppladdning Prislistor

På denna sida:

Kom igång med Extend Commerce Backend:
Page: 1. Introduktion Uppladdning Page: 2. Grundfiler Page: 2.1 Produktuppladdning Page: 2.2 Kunduppladdning Page: 2.3 Uppladdning Prislistor Page: 3. Kopplingsfiler Page: 3.1 Uppladdning Koppling Produkt - Lager Page: 3.2 Uppladdning Koppling Produkt - Leverantör Page: 3.3 Uppladdning Koppling Kund - Kundgrupp Page: Exportera & uppdatera Incoterms för kunder Page: Uppladdningar