Projektplan & Aktiviteter

Möte

En projektledare har blivit tilldelad ert projekt och kommer nu ha ett initialt uppstart möte med er där ni kommer gå igenom en projektplan och dess delmoment.

Det blir då från början tydligt hur projektet kommer se ut, när ni förväntar er vara klara med projektet och vad ni tillsammans kommer att behöva utgöra för att nå dit, i tid.

Det skapar även en bättre förståelse för oss hur er organisation ser ut och vilka resurser vi kan rekommendera att vara aktiva projektdeltagare.

Vid detta tillfället brukar vi även bjuda in er till de interaktiva utbildningarna samt att ta del av pre condition dokumenten.

Projektadministrativt planerar vi för en veckoavstämning via Teams där vi går igenom vad som gjorts och vad som skall göras kommande vecka.

Extend Commerce

Genomgång

Genomgång av pre-condition dokument per modul. Med denna dokumentation så definierar man och gör olika val för hur systemen ska fungera och sättas upp. Här kommer ni och er projektledare gå igenom punkterna i vardera dokument och eventuella frågor kommer besvaras.

Extend Commerce

Dokument levereras till projektledare*

Ni som kund ansvarar sedan för att göra dessa val och fylla i dokumenten på ett korrekt sätt och leverera detta till er projektledare.

Det är en viktig milestone i projektet.

Kund

Beskrivning

Anpassningar som finns definierade i beställningen av Extend Commerce plattformarna kommer planeras i projektplanen och kan behöva beskrivas i mer detalj för att kunna utvecklas.

Kund

Utveckling

Projektledaren kommer att planera in för en utvecklare att utföra dessa anpassningar. 

Extend Commerce

Genomgång

Genomgång om vad masterdata är och systemets kopplingar. Ni kommer med er projektledare gå igenom vad vi kalla uppladdningsfiler som är mallar för att ladda upp er data i systemet. Här kommer ni behöva göra val av vad för typ av data ni vill ladda upp till systemet. Efter genomgången så kommer er projektledare att exportera ut dessa mallar och skicka dessa till er.

Extend Commerce

Uppladdningsmallar*

Ni som kund ansvarar sedan att fylla i dessa uppladdningsmallar på ett korrekt sätt. Här kan ni ta hjälp av "Masterdata & Uppladdningsfiler" eller er projektledare. I guiden beskrivs hur mallarna fylls i inkluderande definitioner på mest förekommande fält med exempel. Vi har även dokumentation om hur data hanteras i Extend Commerce Backend här.

**Uppladdningsfilerna är en förutsättning för att kunna gå vidare i projektet.**

Kund

Externa testmiljöer

Om en testmiljö skall sättas upp ihopkopplat med andra externa system så som ett externt lagersystem eller webbshop så ansvarar ni som kund att bistå med tillgång till dessa testmiljöer inkl. API nyckel. Detta finns normalt sett definierat i vårt uppdragsavtal om testmiljö skall sättas upp.

Kund

Konfiguration & Uppsättning

Vi sätter därefter upp en testmiljö för Extend Commerce Backend och kopplar ihop denna med eventuella externa testmiljöer.

Extend Commerce

Uppladdning

När ni som kund har fyllt i uppladdningsmallarna med er data så kommer vi ladda upp den till er testmiljö där ni kan börja lära er hur man använder systemet. Den datan kommer även användas av oss för att göra eventuella tester av systemet.

Extend Commerce

Hårdvara

genomgång

Vi går igenom vad för hårdvara du behöver för att använda lagersystemet. Detta inkluderar A4 skrivare, etikettskrivare, tablets och scanners. Se även våra rekommendationer här.

**Att hårdvaran är på plats och att lagret är uppmarkerat är en förutsättning för att kunna gå vidre i projektet.**

Extend Commerce

Uppsättning hårdvara & Uppmarkering lager*

Kund ansvarar för att köpa in hårdvara, sätta upp den, samt märka upp sitt lager med lagerplatser etc. 

Kund

Konsulthjälp

Vi kan bistå med expertis och rådgivning vid behov för optimal uppsättning av lager.

Extend Commerce

Externa produktionsmiljöer

Kund ansvarar för ett bistå med API nycklar och eventuell annan nödvändig information för respektive externt system som Extend Commerce Backend ska kopplas ihop med.

Kund

Konfiguration & Uppsättning

Vi sätter upp produktionsmiljöer för de system som skall användas av kund baserat på den information kund bistått med i pre-condition dokumentationen.

Extend Commerce

Uppladdning

Vi laddar upp din data till produktionsmiljön.

Extend Commerce

Genomgång av kontering

Vi går igenom kontering för bokföring, om detta skall användas av er som kund, och ger förslag på en standard konteringsuppsättning om önskvärt. 

Extend Commerce

Beskrivning kontering

Kund beskriver hur konteringen ska sättas inklusive konton och regelverk.

Kund

Uppsättning kontering

Vi sätter därefter upp konton och regelverk efter kundens beskrivning om detta inte görs själv av kund.

Extend Commerce

Användare

Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extend Commerce Backend, inkl. e-postadresser, förnamn och efternamn.

Kund

Tillgång till online utbildning

Projektledaren ger därefter tillgång till Extend Commerce Academy och vår online utbildning för Extend Commerce Backend som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats.

Extend Commerce

Slutför Online utbildning*

Kund ansvarar för att deras användare slutför sin online utbildning i tid innan utbildning på plats.

Kund

På plats

Vi har gemensam utbildning på plats där vi går igenom hur systemet borde användas för just er. Detta är normalt en heldag hos er där vi fokuserar mycket på orderhantering, inköp samt fakturalistan.

Extend Commerce, Kund

Användare

Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extend Commerce WMS, inkl. epostadresser, förnamn samt efternamn.

Kund

Tillgång till online utbildning

Projektledaren ger därefter tillgång till Extend Commerce Academy och vår online utbildning för Extend Commerce WMS som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats.

Extend Commerce

Slutför online utbildning*

Kund ansvarar för att deras användare slutför sin online utbildning i tid innan utbildning på plats.

Kund

På plats

Vi har gemensam utbildning på plats på lagret där vi går igenom hur man ska arbeta på lagret systemet. Vid en driftsättning är vi på plats och hjälper er för att kunna lösa ut eventuella problem som kan dyka upp-

Extend Commerce, Kund

Användare

Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extend Commerce Backend's ekonomiska funktioner samt Fortnox, inkl. epostadresser, förnamn samt efternamn.

Använder ni er av Fortnox ser även här.

Kund

Tillgång till online utbildning

Projektledaren ger därefter tillgång till Extend Commerce Academy och vår online utbildning för Fortnox Integration som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats.

Extend Commerce

Slutför online utbildning*

Projektledare och kund har gemensam utbildning på plats där vi går igenom hur systemet är ihopkopplad med Fortnox och hur ni använder Extend Commerce Backend om ni har Fortnox integrerat. Detta är normalt en en halvdag hos er där användare som ska använda systemets ekonomiska funktioner deltar.

Kund

Innan go-live

Kund ansvarar för att användare övar efter utbildningen för att bli bättre på att använda systemet innan vi går live.

Kund

Go-live

Vi går tillsammans live med systemet och er projektledare kommer finnas där som support.

Kund, Extend Commerce

On-site support

Efter live så finns vi nära till hands för support och handledning efter att ni har gått live med systemet. Den första eller de två första dagarna efter go-live sitter er projektledare på plats hos er som kund för att finnas till som on-site support.

Kund, Extend Commerce

Hyper care

Efter dessa dagar som on-site support så finns implementationsteamet fortfarande nära till hands för handledning och svar på frågor medans ni som kund börjar bli bekväma att använda systemet i produktion.

Kund, Extend Commerce

Överlämning till Support*

Efter någon veckas tid efter go-live så kommer ni som kund att överlämnas till Kundtjänst & Support och implementationsprojektet kommer att avslutas. Ni kommer få en genomgång av Kundtjänst & Support om hur ni använder kundportalen och chatten för att få hjälp. Därefter kommer ni att kontakta Kundtjänst & Support och implementationsprojektet avslutas.

Extend Commerce