Standardinställningar på faktura

Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt upp i Extend Commerce Backend. Stegen från att en order kommer in till att en faktura skapas beskrivs nedan: På denna sida beskrivs hur faktureringslogik sätts upp. Här förklaras standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar.

1. En order skapas antingen direkt i systemet eller via en integration med webbshop.
2. När ordern blir reserverad blir ordern tillgänglig för lagret och kan plockas.
3. När ordern har plockats får den status 'Avslutad'. Ordern skickas därefter iväg.
4. Systemet kommer automatiskt att skapa ett fakturaunderlag på den order som har fått status 'Avslutad’. 
5. När fakturor har skapats finner man dessa under 'Ekonomi' i huvudmenyn och 'Fakturalista'. 
6. När fakturastatus sätts som "Skickad" är fakturan redo för exportering till externt ekonomisystem.

Standardinställning för Faktura

Klientens standardinställningar för faktura finns i Extend Commerce Backend via 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura' 

Dessa som visas på bilden nedan gäller för alla fakturor om ingen annan faktureringsinställning på kund eller fakturanivå har angetts.

Val av inställningar

Fakturainställningar på kund

Om faktureringsinställningar har satts på en kund så gäller dessa istället för klientens standardinställningar. På så vis skapas en flexibel och enkel struktur för att sätta faktureringsinställningar som passar alla kunder.

Fakturainställning på kund finner man i Extend Commerce Backend genom 'Kund' i huvudmenyn > 'Välj kund' > 'Faktureringsinställningar' 

Val av faktureringsmodell

Vid val av faktureringsmodell finns det tre faktureringsmodeller att välja på. Löpande fakturering, Samlingsfaktura och Samlingsfaktura annan kund.

Löpande fakturering

Löpande fakturering menas med att för varje order som läggs så skapas en faktura. En faktura kommer då skapas även om betalningssätt inte är faktura. Är betalningssätt sådant att beställningen är förbetald så kommer fakturas komma ut som betald. Sätts inget annan inställning gällande fakturering på kund gäller löpande fakturering som default. 

Samlingsfakturering

Samlingsfakturering betyder att flera leveranser samlas ihop och faktureras tillsammans. Kunden faktureras med bestämt intervall enligt alternativ:

Vid samlingsfaktura måste man ange ett startdatum från när samlingsfakturorna skall börja gälla samt tidpunkt då fakturan skall skapas. Sätter man villkoret dagligen och tidpunkt 18:00 så kommer det att skapas en faktura 18:00 varje dag innehållande alla leveranser som inte är fakturerade vid 18:00

Anger man att en faktura alltid skall skapas sista dagen i månaden så skapas denna faktura utöver redan angivna dagar. Har man då exempelvis angett explicita dagar 5, 15, 25 och det är augusti månad så skapas en faktura även den 31 augusti.

Samlingsfaktura - Annan kund

Här kan man fylla i om samlingsfakturor ska betalas av annan kund.  Fyll då i betalande kundnummer. Som standard faktureras kund när ordern blivit plockad och avslutad i systemet. Vill man att kund skall faktureras efter önskat leveransdatum har passerat kan man ange detta här genom att bocka i rutan under rullisten för fakturamodell.

Samlingsfaktura - annan kund används när ett företag där respektive avdelning/dotterbolag är en egen kund men att faktureringen ska ske med ett gemensamt kund-nummer.

Data som överföras på fakturan på huvudet

Gäller för fakturainformationen, kund och produktinformation synkas utöver detta.