Shopbox

Detta dokument beskriver hur integrationen med POS (point of sale, eller kassasystemet) Shopbox fungerar.

Det finns ett par beslut / inställningar som måste göras för att en integration skall fungera, dessa beskrivs även med vilka alternativ som finns. 

Det är Shopbox som hämtar och lämnar information hos Extend Commerce. Extend Commerce är den passiva parten i denna integration.

Syftet med integrationen är.

• Försäljningen i butik, som registreras i Shopbox skall synkas med Extend Commerce Backend. Med detta menas att alla transaktioner (kassakvitton) blir registrerade som enskilda orders i Extend Commerce Backend. Syftet med detta är två, dels att i realtid kunna följa lagersaldot i butiken, samt att kunna få en ekonomsikt kontering / uppföljning på varje transaktion via Extend till bokföringssystemet
• Synka artiklar. En artikel i Extend Commerce Backend, som lagerläggs mot butikslagret. kommer att etableras i POS systemet. Syftet med detta är att man inte skall behöva registrera nya artiklar i POS systmet, utan artikelnummer, namn, streckkod etc. bara behöver registreras i Extend Commerce Backend.
• Generella priser. Vi synkar generella priser så att en förändring av ett pris, en kampanj, ett tillfälligt pris kan registreras i Extend Commerce Backendoch pushas ut till en eller flera POS system. Underhåll av priser kan ske centralt i Extend Commerce Backend.
• Kända kunder, en kund som har ett kundnummer kan ange detta i butiken. POS systemet Shopbox kommer då att i realtid hämta just den kundens unika priser, samt info om kunden får handla mot faktura och till vilka belopp.
• Fakturakunder. Om kunden har godkänd kreditlimit för faktura köp, så kommer POS att hantera försäljningen i butik, men rapportera in försäljningen till Extend som kommer att hantera detta som ett fakturaköp, och skapa och distribuera fakturan enligt vanliga Extend Commerce Backend rutiner.
• Returer. En retur in till butiken kommer att dels hanteras finansiellt som en kredit, både i POS och i Extend. Men även saldot av en retur kommer att hanteras automatiskt, med negativ cost of sold gods.

Följande saker måste du som varuägare ta beslut om och förbereda i Extend Commerce Backend. 

Kund som generella priser skall hämtas från

När POS frågar Extend Commerce Backend om vilka generella priser som skall användas så frågar man efter priser med ett kundnummer som villkor. Priser i Extend Commerce Backend byggs ihop per kund, baserat på många olika prislistor, rabattlistor, kampanjer etc. gör att varje dag så byggs en ny generell prisbild upp, som skall vara publik i butiken. Så man behöver fastställa en kund (kundnummer) i Extend Commerce Backend, från vilken POS skall hämta generella priser från. 

Lager som motsvarar respektive butik.

När POS skall rapportera in försäljning så behöver POS informera Extend Commerce Backend om vilken butik som försäljningen skett på, detta motsvarar ett lager i Extend Commerce Backend. Så för varje butik behövs ett motsvarande lager i Extend Commerce Backend och identiteten på detta lager (shortname) behöver POS känna till.

Artikel för Mixed Payment

Mixed payment innebär att en kund betalar en order med olika betalsätt. Tex att man köper för 300 kr, betalar 200 med ett presentkort och resterande med kreditkort. En sådan delad betalning "Mixed payment" kräver en speciell tjänsteartikel i Extend Commerce Backend som används för att hantera detta. Denna artikel skall ha artikelnummer "MIXEDPAYMENT-01" Detta skall vara en tjänsteartikel och den skall ha en försäljningsenhet och finnas kopplad till prislistor till den generella kund som beskrivs i detta dokument. Den kan ha 0kr i pris på sin prislista.

Namn på denna artikel kan ni välja själva, det är artikelnummret som är det viktiga.

För att aktivera en koppling mellan Extend Commerce Backend och Shopbox så gör du så här i din Shopbox

1. Ange ett client id som identifierar dig som varuägare i Extend Commerce Backend. Detta värde hittar du under övriga inställningar – Klientinställningar. Det fältet som heter Klientinformation innehåller detta värde.

2 och 3. Här skall du ange ett användarnamn och ett lösenord.
Denna användare är en användare i Extend Commerce Backend, och det måste vara en API användare. Du hämtar ut användarnamn och lösenord från sidan Användarinställningar i Extend Commerce Backend. Här är det viktigt att det är en API användare du skapar (glöm ej att tilldela denna användare rättigheter...)

4. Här skall du ange kundnummer på den kund som skall "bära" standardpriser i Extend Commerce Backend. Detta beskrevs ovan.

5. Här skall du ange ett fraktsätt som skall sättas på alla orders som kommer från Shopbox. Extend Commerce Backend behöver ett fraktsätt på alla orders. I detta fallet när försäljningen skett i butik, så rekommenderas att detta fraktsätt heter Hämtas eller liknande. Detta fraktsätt som anges här måste finnas aktivt i Er Extend Commerce installation.

6. Här anges identiteten på lagret i Extend Commerce Backend som representerar butiken. Gå in på Lager, och gå till Lagerinställningar. Där hittar ni denna identitet i fältet "Kort namn".

7. Här skall ni ange en URL till er Extend Commerce installation.
Denna adress kan skilja sig åt mellan kunder till Extend Commerce Backend. För att hitta din egen så logga in i Extend Commerce Backend, titta i URL fältet och kopiera ut det som står fram till och med extend.se/

Det som är gulmarkerat i denna bild

Alla betalsätt som ni kommer att använda i butiken, behöver finnas upplagda i Extend Commerce Backend.

Lägg till saldo automatisk, och tillåt ökning.... är två inställningar på lagerinställningarna i Extend Commerce Backend som behöver vara aktiva.