Orders är en del av menyn Order. Här får du en översikt på aktiva orders i systemet men kan även söka och hantera orders samt utföra olika actions på dessa orders.

Dokumentation

Översikt

Överst på sidan finner du en översikt på aktiva orders i systemet. Dessa boxar är klickabara och filtrerar resultatet i tabben utefter vald filtrering. Varje box inkluderar värden som beskriver hur många orders, rader samt dess totala värde som inkluderas i filtret. Till exempel i bilden ovan så finns det 156 öppna orders och 1395 öppna rader till ett värde av 1 500 796 kr.

Nedan finner du en beskrivning på samtliga filter:

Överst på sidan finner du en översikt på aktiva orders i systemet. Dessa boxar är klickabara och filtrerar resultatet i tabben utefter vald filtrering. Varje box inkluderar värden som beskriver hur många orders, rader samt dess totala värde som inkluderas i filtret. Till exempel i bilden ovan så finns det 156 öppna orders och 1395 öppna rader till ett värde av 1 500 796 kr.

Nedan finner du en beskrivning på samtliga filter:

Filter	Beskrivning
Mallar & Utkast	Listar samtliga utkast, med eller utan allokerat saldo. Orders kan sparas som utkast när du bokar ordern. För att aktivera utkastet och göra det till en order, klicka på pennan för editering och klicka på "Aktivera utkast".
Öppna	Listar samtliga öppna orders
Reserverade	Listar samtliga reserverade orders
Direktleverans	Listar direktlevererade orders
Restorders	Listar orders som är restade, alltså rader som ej kunde levereras vid leveranstillfälle. Denna filtrering ersätter restordersidan. Ändra restorderstatus med funktionen "Med valda rader" nedan.
Försenade	Listar orders som förväntats ha levererats vid denna tidpunkt och därav stämplats som försenade.
Åtgärd krävs	Listar orders och åtgärd som krävs för ordrarna. En åtgärd är något en användare behöver utföra för att raden ska kunna hanteras av systemet. Detta kan till exempel vara att skapa ett inköp för en direktlevererad rad, eller godkänna en granskning som gjort att ordern fastnat i systemet. Åtgärd listas även i tabellen per order.
Inget allokerat saldo	Listar orders som saknar saldo och därav blir liggandes i systemet. Dessa behöver ses över och möjligen hantera eller skapa inköp till.

Sök på orders

För att få fram orders du söker finns det flera tillvägagångssätt.

Tabellsökning

Med tabellsökning kan du söka direkt i tabellen på de rader du söker. Här kan du söka på ordernummer, kundnummer och kundnamn. Resultatet visar alltid aktiva orders.

Avancerad sökning

För mer avancerade sökningar kan du expandera panelen "Avancerad sökning". Här finns en mängd sökfiltreringar.

Sök aktiva orders eller sök alla

Här kan du välja om du vill söka på aktiva orders eller om du vill söka på alla orders, som då även inkluderar avlutade orders. Söker du på aktiva orders så uppdateras även översikten högst upp. Söker du på gamla orders så kommer översikten värden visa noll.

Använd de filter du vill använda dig av och klicka på antingen "Sök aktiva orders" eller "Sök alla".

Rensa filter

För att rensa tidigare sökning, klicka på "Rensa filter".

Spara sökning

Du kan även spara din sökning för framtida bruk genom att ange ett namn för den sparande sökfiltrering och klicka på "Spara sökning som". Du kan sen välja i listan på dina sparade sökningar, klicka sök och din filtrering kommer att visas.

Fördefinierad sökning

Under fördefinerad sökning hittar du färdiga filtreringsmöjligheter som du själv inte kan filtrera fram via avancerad sökning. På ordersidan kan man här välja att söka på:

restorders där inget kan levereras
restorders där vissa rader kan levereras
restorders där hela restordern kan levereras

Tabellen

Ändra tabellens information

Tabellen kan konfigureras till önskat utseende per användare. Detta gör man genom att klicka på kugghjulet längst till höger i tabellen.

Lägg till eller tab bort kolumner genom att kryssa i eller av. Klicka på "Spara".
Byt plats på kolumnerna genom att dra och släpp. Klicka på "Spara".
Återställ tabellen till det ursprungliga utseendet genom att klicka på "Återställ".

Orsaker anteckningar

Här samlas anteckningar på orsaker på ordern. Dessa kan vara bra att ha uppsikt på. Mest förekommande är om man använder funktionen ABC saldo och saldo kanske finns, men det är inte öronmärkt för prioritetsgruppen kunden ingår i.

Exempel: Inget saldo i prioritetsgrupp. Position (10,0).

Åtgärd krävs

Under denna kolumn finner du en förklaring till varför ordern hamnar under filtret "Åtgärd krävs". Med hjälp av denna kommentar kan du åtgärda vad som krävs av en användare för att ordern ska kunna gå till plock.

Exempel på vanliga åtgärder finnes nedan.

Kommentar	Åtgärd
Överskriden kreditgräns	Kundes kreditgräns är överskriden. För att godkänna, välj alternativ Släpp valda orders till orderkön och välj i listan "Kreditgräns överskriden".
Order kräver planering	Med valda orders, välj alternativ Släpp valda orders till orderkön och välj i listan "Order kräver planering".
Kund kräver planering	Med valda orders, välj alternativ Släpp valda orders till orderkön och välj i listan "Kund kräver planering".
Skapa inköp	Ordern innehåller rader som ska direktlevereras. Klicka på mer-ikonen (...) och välj "Skapa inköp".
Manuellt låst	Ordern eller delar av ordern är manellt lås. För att släppa låsningen, gå till sidan Orderrader. Med valda orderrader, välj "Släpp manuell låsning av rader".
Förskottsbetalning krävs	Ordern kräver att den betalas innan den kan släppas för plock. När fakturan är satt till betald kommer ordern att släppas ner till lagret. För att överskrida, med valda rader välj alternativ Släpp valda orders till orderkön och välj i listan "Förskottsbetalning krävs".
Godkännande krävs	Med valda orders, välj alternativ Släpp valda orders till orderkön och välj i listan "Godkännande krävs".

Status

Status	Beskrivning
Skapad	En tillfällig status som ordern får direkt efter att den är sparad i systemet. Från skapad så placeras ordern automatiskt i någon annan status (kan kräva uppdatering av sidan för att se). Om ordern fastnar i status skapad så är något fel. Testa då att trycka på pennan för att editera ordern. Validera om ordern och beräfta igen. Om detta inte hjälper, kontakta Kundtjänst & Support.
Inväntar granskning	Ordern har stoppats då den kräver någon typ av granskning av användaren innan den kan skickas ner till lagret. Detta kan vara till exempel att kunden har överskridit sin kreditgräns och ordern måste då godkännas och frisläppas. Vilken typ av åtgärd som krävs för ordern står under kolumnen "Åtgärd krävs" i tabellen. Du kan även klicka på mer-ikonen (...) och se och frisläppa de olika granskningsorsakerna.
Utkast	Ordern är ett utkast. Alla automatiska orderprocesser har stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i denna status. För att göra utkastet til len order måste en användare aktivera utkastet genom att klicka på pennan för att editera ordern och sedan klicka på "Aktivera utkast". När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras.
Utkast med saldo	Ordern är ett utkast med allokerat saldo. Alla automatiska orderprocesser har stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i denna status. För att göra utkastet til len order måste en användare aktivera utkastet genom att klicka på pennan för att editera ordern och sedan klicka på "Aktivera utkast". När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras.
Beställt	Ordern har bekräftats och tagits emot men har ej reserverats på lagret än. I denna status går det att göra ändringar i ordern. Exempel på orsaker till varför en order fortfarande har status Beställt: Ordern skall inte levereras förrän vid en annan tidpunkt i framtiden, exempelvis om en månads tid, och därav behövs order ej plockas än. Saldot är otillräckligt på varorna beställda i ordern. Ordern är beställd utanför de ordersläpptider som finns på lagret där varorna finns.
Reserverad	Ordern skickas ner till lagret, den tas emot och kan nu plockas. I denna status går det inte att justera ordern direkt i Extend Commerce Backend. Eftersom ordern skickats till lagret hanteras den nu i dess lagersystem.
Dellevererad	Delleverans innebär att delar av ordern är plockad eller skickad från leverantör, men det finns andra rader som forfarande ligger i status beställd. Det som inte än är levererat kallas för restorder.
Avslutad	Ordern har plockats från lagret och kan skickas iväg. Ordern är avslutad och kan nu spåras genom track & trace (T&T). T&T hittar du genom att söka upp ordern och trycka på T&T ikonen. Systemet kommer nu skapa en faktura.
Annullerad	Ordern är annullerad. En order kan endast annulleras av er och detta kan göras fram tills att den är reserverad. Alltså när order antingen har statusen 'Skapad' eller 'Beställt'. Om ordern är reserverad har den skickats till lagret och då måste man kontakta lagret som får annullera ordern.
Prenumeration	Ordern är en prenumerationsorder.

Mer-ikonen (...)

Under mer-ikonon (...) kan man göra följande:

Meny	Beskrivning
Visa order	Se ordern information.
Se kund	Se kundens information. Du skickas till kundens sida i systemet.
Konvertera till lagerflytt	Konvertera ordern till en lagerflyttsorder.
Kopiera order	Kopiera vald order. Du kommer ha möjlighet att välja kund på den nya order, även justera innehåll. Om du kopierar en order där det finns produkter som har blivit inaktiva så kommer dessa inte att kopieras med på den nya ordern.
Skapa inköp	Du skickas till Skapa direktleverans med förinlagd information för ordern för att skicka till leverantör.
Track & Trace	Track & Trace länk (spårningslänk för leverans)
Granskningsorsaker	Denna funktion ersätter granskningskön. Se granskningsorsaker för den valda ordern och möjlighet att frisläppa ordern från dessa.
Visa info	En översikt av ordern.

Gör actions på valda orders

Man kan även välja rader för att utföra olika handligar på orders. Nedan beskrivs de olika alternativen:

Släpp valda orders till orderkön
Släpp till lager för plock
Ändra önskat leveransdatum
Ändra restorderstatus till
Annullera order
Skicka ny orderbekräftelse
Ladda ner dokument

Släpp valda orders till orderkön

Denna funktion ersätter granskningskön. Du kan även använda mer-ikonen (...) för en enskild order, välj "Granskningsorsaker".

Med valda orders, välj i listan vilka granskningsorsaker att godkänna och klicka på Spara. Du kan välja att godkänna flera olika orsaker samtidigt.

Genom att använda denna funktion så lägger du raderna i den vanliga orderkön redo för att släppas ner till lagret. Den kommer reserveras vid tidpunkt för att möta förväntat leveransdatum. Denna funktion likställs med att systemet själv reserverar raderna. Ordern hamnar inte före andra i orderkön och "snor" inte heller saldo från någon annan före i kön.

Släpp rader till lager för plock

Genom att använda denna funktion släpper du ned ordern till lagret för plock. Denna funktion likställs med att systemet själv reserverar raderna. Ordern hamnar inte före andra i orderkön och "snor" inte heller saldo från någon annan före i kön.

Ändra önskat leveransdatum på order

Ändrar man önskat leveransdatum på valda orders så ändrar man det på hela ordern. Detta är för att önskat leveransdatum bara finns på orderhuvudnivå, inte orderradsnivå. Konsekvensen av denna handling blir att önskat leveransdatum ändras på de ordrar som innehåller de rader du har valt.

Ändra restorderstatus till

Med denna funktion kan du ändra valda orders restorderstatus.

Restorderstatus	Beskrivning
BackOrderASAP	Resten skickas så fort saldo finns. Detta kan innebära flera leveranser utefter saldo finns tillgängligt på de olika raderna.
BackOrderOnHold	Resten skickas med nästa leverans. Resten skickas samlas med nästa leverans när saldo finns tillgänligt för samtliga rader.
Ingen	Ta bort restorderstatus helt och hållet.

Annullera order

Funktionen annullerar valda orders. Använd denna funktion för orders som har status "Beställt" som ej ännu ej har reserverats och skickats ner för plock på lager. Har de skickats ner till lagret för plock behöver ordern annulleras i deras lagersystem.

Skicka ny orderbekräftelse

En ny orderberkäftelse skickas för valda orders.

Ladda ner dokument

Ladda ner valfritt dokument för valda orders. Välj mellan följande dokument:

Product user notes
Proformafaktura
Följesedel
Anpassas data
Orderbekräftelse
Du kan även göra andra typer av handlingar på orderrader på sidan Orderrader.

Orderöversikt

Om man går in på en order genom att klicka på dess ordernummer så kan du se orderns information. Denna översikt är snarlik den vy som används för orderbokningen. Detta för att enkelt kunna hitta samma information. Det som skiljer dem åt beskrivs nedan:

1) Ordernummer

2) Orderstatus

3) Översikt orderförlopp. Här ser du om order har tillhörande offert, faktura eller inköp. Numrerna är klickbara.

4) Här kan du exportera ut dokument, bifoga filer, lägga till affärshändelser samt se epostloggen och processloggen för order för att se vilka dokument som skickats ut till kund samt vad som har hänt hittils med ordern.

5) Fler tabbar där en mängd orderinformation finnes.

6) Allokeringsstatus för orderraden. Läs mer om denna status nedan.

7) När ordern skapats och ändrats och av vem.

8) För att redigera ordern måste man gå till redigeringsläget genom att klicka på "Redigera order".

Allokeringsstatus

Inne på ordergranskningen hittar du allokeringsstatus på raderna. Nedan beskrivs dessa.

När en orderrad är beställd så är det intressant att veta hur saldo på lager är allokerat mot raden. Dessa ikoner gör det lätt för dig som användare att se allokeringen och om du behöver agera på en rad som kanske aldrig kommer försörjas på grund av att den inte är allokerad mot saldo.

Allokeringsstatusen finner man på orderradsnivå och inkluderar 4 olika statusar:

Inte allokerat
Allokerat mot inköp
Allokerat mot saldo
Levererat

Inte allokerat

Röd ikon. Ledsen illustration i rött innebär att det finns inget saldo på lager och att det inte heller finns någon förväntad inleverans. För rader som skall direktlevereras från leverantör till kund så innebär röd att det inte är gjort något inköp. Här behöver man som användare agera genom att skapa ett inköp för att få in fler varor till lagret så att raden kan försörjas, alternativt kontakta kunden som bokat varan.

Allokerad mot inköp

Gul ikon. Neutral illustration i gult innebär att det inte finns något saldo på lager, men att det finns ett inköp gjort. Raden är allokerad mot ett inköp. För att kunden skall få sin leverans enligt utlovad ordererkännande krävs att inköpet kommer på förväntad tid. En gul rad kommer aldrig att kunna plockas, den måste bli blå status innan plocka på lager kan ske.

Allokerad mot saldo

Blå ikon. Glad illustration i blått betyder att raden är allokerad mot ett fysiskt saldo på lager. Detta innebär att det är mycket stor sannolikhet att leverans kommer ske enligt utlovad tid. Även rader som ligger under plock har blå ikon. Om raden är en direktlevererad rad så används blå färg när ett inköp till leverantör är gjord, men inte bekräftat som levererad.

Levererad

Grön ikon. Jätteglad illustration i grönt innebär att orderraden har blivit plockad och har lämnat lager. Orderraden är färdighanterad. För direktlevererade rader så innebär grön att inköpet har bekräftats som levererat.

På denna sida:

Instruktioner & Handledning:
Page: Skapa ny order Page: Konvertera Order till Flytt mellan lager Page: Kommissions / konsignationslager hos kund Page: Skapa Returorder
Relaterade uppslag:
Page: Orderbokning Page: Orders Page: Multilagerförsörjning Page: Orderrader Page: Returorderbokning