Orders är en del av menyn Order. Här får du en översikt på aktiva orders i systemet men kan även söka och hantera orders samt utföra olika actions på dessa orders.

Översikt

Överst på sidan finner du en översikt på aktiva orders i systemet. Dessa boxar är klickabara och filtrerar resultatet i tabben utefter vald filtrering. Varje box inkluderar värden som beskriver hur många orders, rader samt dess totala värde som inkluderas i filtret. Till exempel i bilden ovan så finns det 156 öppna orders och 1395 öppna rader till ett värde av 1 500 796 kr.

Nedan finner du en beskrivning på samtliga filter:

Filter	Beskrivning
Mallar & Utkast	Listar samtliga utkast, med eller utan allokerat saldo. Orders kan sparas som utkast när du bokar ordern. För att aktivera utkastet och göra det till en order, klicka på pennan för editering och klicka på "Aktivera utkast".
Öppna	Listar samtliga öppna orders
Reserverade	Listar samtliga reserverade orders
Direktleverans	Listar direktlevererade orders
Restorders	Listar orders som är restade, alltså rader som ej kunde levereras vid leveranstillfälle. Denna filtrering ersätter restordersidan. Ändra restorderstatus med funktionen "Med valda rader" nedan.
Försenade	Listar orders som förväntats ha levererats vid denna tidpunkt och därav stämplats som försenade.
Åtgärd krävs	Listar orders och åtgärd som krävs för ordrarna. En åtgärd är något en användare behöver utföra för att raden ska kunna hanteras av systemet. Detta kan till exempel vara att skapa ett inköp för en direktlevererad rad, eller godkänna en granskning som gjort att ordern fastnat i systemet. Åtgärd listas även i tabellen per order.
Inget allokerat saldo	Listar orders som saknar saldo och därav blir liggandes i systemet. Dessa behöver ses över och möjligen hantera eller skapa inköp till.

För att få fram orders du söker finns det flera tillvägagångssätt.

Tabellsökning

Med tabellsökning kan du söka direkt i tabellen på de rader du söker. Här kan du söka på ordernummer, kundnummer och kundnamn. Resultatet visar alltid aktiva orders.

Avancerad sökning

För mer avancerade sökningar kan du expandera panelen "Avancerad sökning". Här finns en mängd sökfiltreringar.

Sök aktiva orders eller sök alla

Här kan du välja om du vill söka på aktiva orders eller om du vill söka på alla orders, som då även inkluderar avlutade orders. Söker du på aktiva orders så uppdateras även översikten högst upp. Söker du på gamla orders så kommer översikten värden visa noll.

Använd de filter du vill använda dig av och klicka på antingen "Sök aktiva orders" eller "Sök alla".

Rensa filter

För att rensa tidigare sökning, klicka på "Rensa filter".

Spara sökning

Du kan även spara din sökning för framtida bruk genom att ange ett namn för den sparande sökfiltrering och klicka på "Spara sökning som". Du kan sen välja i listan på dina sparade sökningar, klicka sök och din filtrering kommer att visas.

Fördefinierad sökning

Under fördefinerad sökning hittar du färdiga filtreringsmöjligheter som du själv inte kan filtrera fram via avancerad sökning. På ordersidan kan man här välja att söka på:

• restorders där inget kan levereras
• restorders där vissa rader kan levereras
• restorders där hela restordern kan levereras

Ändra tabellens information

Tabellen kan konfigureras till önskat utseende per användare. Detta gör man genom att klicka på kugghjulet längst till höger i tabellen.

• Lägg till eller tab bort kolumner genom att kryssa i eller av. Klicka på "Spara".
• Byt plats på kolumnerna genom att dra och släpp. Klicka på "Spara".
• Återställ tabellen till det ursprungliga utseendet genom att klicka på "Återställ".

Orsaker anteckningar

Här samlas anteckningar på orsaker på ordern. Dessa kan vara bra att ha uppsikt på. Mest förekommande är om man använder funktionen ABC saldo och saldo kanske finns, men det är inte öronmärkt för prioritetsgruppen kunden ingår i.

Åtgärd krävs

Under denna kolumn finner du en förklaring till varför ordern hamnar under filtret "Åtgärd krävs". Med hjälp av denna kommentar kan du åtgärda vad som krävs av en användare för att ordern ska kunna gå till plock. 

Exempel på vanliga åtgärder finnes nedan.

Status

Mer-ikonen (...)

Under mer-ikonon (...) kan man göra följande:

Man kan även välja rader för att utföra olika handligar på orders. Nedan beskrivs de olika alternativen:

• Släpp valda orders till orderkön
• Släpp till lager för plock
• Ändra önskat leveransdatum
• Ändra restorderstatus till
• Annullera order
• Skicka ny orderbekräftelse
• Ladda ner dokument

Släpp valda orders till orderkön

Denna funktion ersätter granskningskön. Du kan även använda mer-ikonen (...) för en enskild order, välj "Granskningsorsaker".

Med valda orders, välj i listan vilka granskningsorsaker att godkänna och klicka på Spara. Du kan välja att godkänna flera olika orsaker samtidigt.

Genom att använda denna funktion så lägger du raderna i den vanliga orderkön redo för att släppas ner till lagret. Den kommer reserveras vid tidpunkt för att möta förväntat leveransdatum. Denna funktion likställs med att systemet själv reserverar raderna. Ordern hamnar inte före andra i orderkön och "snor" inte heller saldo från någon annan före i kön.

Släpp rader till lager för plock

Genom att använda denna funktion släpper du ned ordern till lagret för plock. Denna funktion likställs med att systemet själv reserverar raderna. Ordern hamnar inte före andra i orderkön och "snor" inte heller saldo från någon annan före i kön.

Ändra önskat leveransdatum på order

Ändrar man önskat leveransdatum på valda orders så ändrar man det på hela ordern. Detta är för att önskat leveransdatum bara finns på orderhuvudnivå, inte orderradsnivå. Konsekvensen av denna handling blir att önskat leveransdatum ändras på de ordrar som innehåller de rader du har valt.

Ändra restorderstatus till

Med denna funktion kan du ändra valda orders restorderstatus.

Annullera order

Funktionen annullerar valda orders. Använd denna funktion för orders som har status "Beställt" som ej ännu ej har reserverats och skickats ner för plock på lager. Har de skickats ner till lagret för plock behöver ordern annulleras i deras lagersystem.

Skicka ny orderbekräftelse

En ny orderberkäftelse skickas för valda orders.

Ladda ner dokument

Ladda ner valfritt dokument för valda orders. Välj mellan följande dokument:

• Product user notes
• Proformafaktura
• Följesedel
• Anpassas data
• Orderbekräftelse

Om man går in på en order genom att klicka på dess ordernummer så kan du se orderns information. Denna översikt är snarlik den vy som används för orderbokningen. Detta för att enkelt kunna hitta samma information. Det som skiljer dem åt beskrivs nedan:

1) Ordernummer

2) Orderstatus

3) Översikt orderförlopp. Här ser du om order har tillhörande offert, faktura eller inköp. Numrerna är klickbara.

4) Här kan du exportera ut dokument, bifoga filer, lägga till affärshändelser samt se epostloggen och processloggen för order för att se vilka dokument som skickats ut till kund samt vad som har hänt hittils med ordern.

5) Fler tabbar där en mängd orderinformation finnes. 

6) Allokeringsstatus för orderraden. Läs mer om denna status nedan.

7) När ordern skapats och ändrats och av vem.

8) För att redigera ordern måste man gå till redigeringsläget genom att klicka på "Redigera order".

Inne på ordergranskningen hittar du allokeringsstatus på raderna. Nedan beskrivs dessa.

När en orderrad är beställd så är det intressant att veta hur saldo på lager är allokerat mot raden. Dessa ikoner gör det lätt för dig som användare att se allokeringen och om du behöver agera på en rad som kanske aldrig kommer försörjas på grund av att den inte är allokerad mot saldo.

Allokeringsstatusen finner man på orderradsnivå och inkluderar 4 olika statusar:

• Inte allokerat
• Allokerat mot inköp
• Allokerat mot saldo
• Levererat

Inte allokerat

Röd ikon. Ledsen illustration i rött innebär att det finns inget saldo på lager och att det inte heller finns någon förväntad inleverans. För rader som skall direktlevereras från leverantör till kund så innebär röd att det inte är gjort något inköp. Här behöver man som användare agera genom att skapa ett inköp för att få in fler varor till lagret så att raden kan försörjas, alternativt kontakta kunden som bokat varan.

Allokerad mot inköp

Gul ikon. Neutral illustration i gult innebär att det inte finns något saldo på lager, men att det finns ett inköp gjort. Raden är allokerad mot ett inköp. För att kunden skall få sin leverans enligt utlovad ordererkännande krävs att inköpet kommer på förväntad tid. En gul rad kommer aldrig att kunna plockas, den måste bli blå status innan plocka på lager kan ske.  

Allokerad mot saldo

Blå ikon. Glad illustration i blått betyder att raden är allokerad mot ett fysiskt saldo på lager. Detta innebär att det är mycket stor sannolikhet att leverans kommer ske enligt utlovad tid. Även rader som ligger under plock har blå ikon. Om raden är en direktlevererad rad så används blå färg när ett inköp till leverantör är gjord, men inte bekräftat som levererad.

Levererad

Grön ikon. Jätteglad illustration i grönt innebär att orderraden har blivit plockad och har lämnat lager. Orderraden är färdighanterad. För direktlevererade rader så innebär grön att inköpet har bekräftats som levererat.