Kommissions / konsignationslager hos kund

När du som varuägare tillhandahåller dina produkter hos en kund och du fortfarande äger produkterna kallas antingen kommissionslager eller konsignationslager. Nedan så kommer namnet konsignation att användas.

Om du tillhandahåller produkter hos kund så är den normala processen att kunden faktureras för produkterna när de är sålda (lämnat) kunden. Dvs först när din kund sålt produkterna så kommer du fakturera.

Denna beskrivning beskriver:

• Grundförutsättningar
• Hur man fyller på ett lager som finns hos kund
• Ta emot varor på ett konsignationslager
• Hur man gör avräkningar, så att produkter faktureras
• Hur man inventerar
• Hur man tar tillbaka varor till sitt eget lager.

Du behöver ha ett lager i Extend Commerce Backend som motsvarar den fysiska platsen hos kunden. Det kommer behövas ett lager i systemet per konsignationslager ute hos kund.

Det finns en möjlighet att ange vilken kund lagret finns hos, men det är inget krav för funktionen.

Inställningar på lagret.

Det finns två inställningar på lager som kan behövas:

#1 Auto add balance
Denna funktion behövs om man får automatiska filer från t.ex. ett kassasystem. Funktionen gör så att den kommer att automatisk lägga till saldo på lagret om säljrapporten från kassasystemet rapporterar något sålt som inte finns på lagret i Extend Commerce Backend. Ett exempel kan vara att om Ni har flyttat 10 Apelsiner till lagret hos kunden, och deras kassasystem skickar en försäljningsrapport om att de såld 11. I ett sådant läge så kommer Extend Commerce Backend, om inte denna funktion är aktiverad, att neka den transaktionen med motivering att "det finns inte saldo att plocka". Om funktionen är aktiverad så kommer Extend Commerce Backend först att lägga till en produkt, sedan läsa på filen med försäljning 11. Denna saldojustering är att anse att något är fel i saldot. Ett varningsmail kan skickas för att varna att det skett.

#2 "... increase balance based on negative order qty"
Denna inställning är också en inställning som man behöver om man änvänder sig av ett integrerat system som rapporterar förbrukning (t.ex. ett kassasystem). En del sådana system skickar en retur som en negativ kvantitet på en order. Om Extend Commerce Backend skall hantera det som en retur så behöver denna funktion vara aktiverad.

Påfyllnad av ett konsignationslager fungerar på samma sätt som påfyllnad av ditt vanliga lager, dvs att en påfyllnad av produkter sker antingen via att en leverantör skickar produkter till det lagret, eller att ni flyttar produkter från ett annat lager till konsignationslagret.

Alla vanliga funktioner såsom beställningspunkter, lagerstyrningar m.m. kan användas för att antingen skapa en flytt mellan lager transaktioner eller inköp till ett konsignationslager.

Ordererkännande vid flytt mellan lager.

Att flytta varor till en kund är ju ett risktagande, både för varuägaren o för kunden. Det kan finnas behov av att man har någon form av bekräftelse på kunden att de vill / att ni får skicka varor till dem. Vid flytt mellan lager så kan man normalt sett inte skriva ut ett ordererkännande, för det finns ju ingen kund involverad i en flytt mellan lager, det är ju mellan två lager .

Men om behovet finns så rekommenderar vi att man använder sig av funktionen "konvertera order till flytt mellan lager" Dvs att man först skapar en vanlig kundorder mot kunden, skriver ut/skickar ordererkännande, där man skriver i kommentaren att detta är produkter som planeras att skickas såsom flytt mellan lager.

Sedan konverterar men den order till en flytt mellan lager.

En viktig del i processen är att bestämma sig för hur vill man kvittera mottagandet av produkter på konsignationslagret. På ett normalt lager så kvitterar ju lagerpersonalen mottagandet av inleveranser. För ett konsignationslager så behöver man göra samma sak, dvs att produkter som kommer till lagret måste på något sätt kvitteras att de har kommit dit. I Extend Commerce så finns det flera olika sätt hur detta kan ske.

• Automatisk
  
  Inne på inställningar på lagret så kan man ange att man vill att mottagande av produkter som skall komma till lagret skall automatiskt kvitteras som mottagna. Om man använder sig av denna funktion så kommer kvittensen o ske den dagen som den förväntade inleveransen skall ske. Klockslaget den dagen är den tiden som anges i inställningar.  Exempel, Ni gör en flytt mellan lager från ett centrallager till ett konsignationslager. Utleveransen från centrallagret sker en tisdag, leveransen transporteras under onsdagen och förväntas framme vid konsignationslagret på torsdagen. Då kommer produkterna att automatiskt kvitteras som mottagna på torsdagen, vid tidpunken som är angiven.

• Manuellt
  Mottagandet av kan kvitteras manuellt av er i Extend Commerce Backend. 
  Denna metod kräver att ni på inköpet manuellt kvitterar att inleveransen skett. Detta gör ni via att gå in på inköpet och markera en eller alla rader och markera som inlevererade
  
  
  
• Kunden gör det själv via en APP
  Det finns en mobilanpassad del av Extend Commerce Backend som möjliggör att kunden själv kan bekräfta mottagandet av produkterna. Denna metod kan vara bra om det är ett stort varuvärde och att ni vill att det skall finnas en kvittens att kunden mottagit produkterna.
  
  
  Att använda denna mobilanpassade sida behöver aktiveras och sättas upp av Extend Commerce. Kontakta Kundtjänst & Support för mer information.

• Integrationer
  Mottagandet av produkter på ett konsignationslager kan även ske via någon form av integration. Dvs kundens system skickar information om att mottagning skett. Det kan vara allt från Kassasystem till ERP system som tar emot produkterna. Tekniskt sett kan integrationer ske med hjälp av filer eller via API anrop. Kontakta Extend Commerce kundtjänst för mer information.

Avräkning av varor som finns på ett konsignationslager sker genom att en order registreras i Extend Commerce Backend, mot  konsignationslagret. Den order avslutas som plockas direkt, och kunden blir fakturerad förbrukningen.

En order kan skapas på lite olika sätt:

Manuellt

Ni får ett underlag på något sätt från er kund på hur mycket som är förbrukat. Ni skapar en vanlig order manuellt, ni väljer kunden som skall betala för förbrukningen och ni väljer konsignationslagret. När ni gör detta så kommer det att finnas ett sådant här val på orderbokningen.

Markera den rutan innan ni sparar ordern, då kommer produkterna att kvitteras som plockade direkt vid skapandet av ordern. Och som en konsekvens av det så kommer en faktura att skapas.

Integrerat

Det finns olika sätt att automatiskt skapa orders på förbrukningen i ett konsignationslager. Om kunden som har lagret kan skicka förbrukningen, så kommer den att bli en kundorder, (här påverkar inställningar som beskrevs först i dokumentet). Det finns även integrationer där kunden inte kan skicka en förbrukning, men de kan skicka en saldolista på hur mycket de har kvar, som då jämförs mot saldot i Extend Commerce Backend och skillnaden kan då göras om till en kundorder. 
alla integrationer för att ta emot förbrukning på ett konsignationslager är lösningar som kräver analys och konsultarbete från Extend Commerce. Ta kontakt med Kundtjänst & Support för mer info.

Att inventera, det är något som ni har reglerat med kunden, hur ofta det skall ske osv. Det viktigaste att reglera är vad som skall hända med differensen. Skall kunden betala för produkter som saknas eller är det en risk som ni står. Det har betydelse för hur ni skall registrera en inventering i systemet. 

Kund skall betala produkter som saknas.

Då är det enkelt, då registrerar ni bara en kundorder på de produkter som saknas.

Finns det för många produkter, mot vad som finns i systemet. Då har kunden fått betala för många produkter och det reglerar ni enklast genom att göra en manuell kredit på det som kunden betalat för mycket, samtidigt som ni gör en saldojustering i gränssnittet för saldojustering under menyn Lager

Då kommer ni att betalat tillbaks det som kunden betalat för mycket, samt att ni återför produkterna till ert eget lager.

Ni skall betala produkter som saknas.

om ni står risken för svinn på konsignationslagret, så skall ni registrera en diff ANTINGEN såsom en kundorder, men då mot en intern kund så att inte kunden får en faktura. Eller så registrerar ni detta som en saldojustering. 

Anledning till att göra det som en kundorder mot en intern kund är att det är enklare att styra kontering och bokföring för hur kostnader för svinnet skall hanteras

Om du skall ta tillbaks varor från ett konsignationslager till ert eget lager så gör ni lämpligast en flytt mellan lager transaktion.

Och när ni gör en sådan så bör ni klicka i att raderna är plockade från konsignationslagret. Om de inte markeras som plockade så kommer de inte att vara möjliga att ta emot på ert centrallager. (det går att skapa flytt mellan lagerordern utan att markera som plockade, man kan gå in o göra det i efterhand, men det måste vara gjort innan godsmottagning kan ske hos er. )