Orderrader är en del av menyn Order. Här får du en översikt på aktiva orderrader i systemet men även söka och hantera orderrader genom att utföra olika actions på dessa rader.

Översikt

Överst på sidan finner du en översikt på aktiva orderrader i systemet. Dessa boxar är klickabara och filtrerar resultatet i tabben utefter vald filtrering. Varje box inkluderar värden som beskriver hur många orders, rader samt dess totala värde som inkluderas i filtret. Till exempel i bilden ovan så finns det 158 öppna orders och 1307 öppna rader till ett värde av 1 641 157 kr.

Nedan finner du en beskrivning på samtliga filter:

Filter	Beskrivning
Öppna	Listar samtliga öppna rader
Reserverade	Listar samtliga reserverade rader
Direktleverans	Listar direktlevererade rader
Restorders	Listar rader som är restade, alltså rader som ej kunde levereras vid leveranstillfälle.
Försenade	Listar rader som förväntats ha levererats vid denna tidpunkt och därav stämplats som försenade.
Åtgärd krävs	Listar rader och åtgärd som krävs för raderna. En åtgärd är något en användare behöver utföra för att raden ska kunna hanteras av systemet. Detta kan till exempel vara att skapa ett inköp för en direktlevererad rad, eller godkänna en granskning som gjort att ordern fastnat i systemet.
Inget allokerat saldo	Listar rader som saknar saldo och därav blir liggandes i systemet. Dessa behöver ses över och möjligen hantera eller skapa inköp till.

För att få fram orderraderna du söker finns det flera tillvägagångssätt.

Tabellsökning

Med tabellsökning kan du söka direkt i tabellen på de rader du söker. Här kan du söka på ordernummer, produktnummer, produktnamn, kundnummer och kundnamn. Resultatet visar alltid aktiva orders.

Avancerad sökning

För mer avancerade sökningar kan du expandera panelen "Avancerad sökning". Här finns en mängd sökfiltreringar.

Sök aktiva orders eller sök alla

Här kan du välja om du vill söka på aktiva orders eller om du vill söka på alla orders, som då även inkluderar avlutade orderrader. Söker du på aktiva orders så uppdateras även översikten högst upp. Söker du på gamla orders så kommer översikten värden visa noll.

Använd de filter du vill använda dig av och klicka på antingen "Sök aktiva orders" eller "Sök alla".

Rensa filter

För att rensa tidigare sökning, klicka på "Rensa filter".

Spara sökning

Du kan även spara din sökning för framtida bruk genom att ange ett namn för den sparande sökfiltrering och klicka på "Spara sökning som". Du kan sen välja i listan på dina sparade sökningar, klicka sök och din filtrering kommer att visas.

Fördefinierad sökning

Under fördefinerad sökning hittar du färdiga filtreringsmöjligheter som du själv inte kan filtrera fram via avancerad sökning. På orderradssidan kan man här välja att söka på orders där med en rad kan levereras.

Filterikonen: Filtrera på order 

För att visa samtliga orderrader för en viss order så klickar man på filterikonen bredvid ordernumret i listan. Då kommer systemet att visa samtliga orderrader som den ordern innehåller och inget annat.

Ändra tabellens information

Tabellen kan konfigureras till önskat utseende per användare. Detta gör man genom att klicka på kugghjulet längst till höger i tabellen.

• Lägg till eller tab bort kolumner genom att kryssa i eller av. Klicka på "Spara".
• Byt plats på kolumnerna genom att dra och släpp. Klicka på "Spara".
• Återställ tabellen till det ursprungliga utseendet genom att klicka på "Återställ".

Inkludera tjänste- och fraktartiklar

För att inkludera tjänst- och fraktaktiklar i tabellen, kryssa för "Inkludera tjänst & fraktrader" ovanför tabellen.

Skapa inköp

För direkleverade rader kan man klicka på Skapa inköp direkt i tabellen. Man kommer då till sidan för att skapa inköpet, förifyllt med information. Välj vilka produkter som ska köpas in och följ stegen för att skapa upp ditt inköp.

Man kan även välja rader för att utföra olika handligar på orderraderna. Nedan beskrivs de olika alternativen:

• Släpp till lager för plock
• Tvinga omedelbar leverans
• Ändra önskat leveransdatum (på hela ordern för valda orderrader)
• Annullera rader
• Avreservera rader
• Avreservera och annullera rader
• Sätt reserverade orderrader till plockade
• Ändra prioritet på rader
• Manuellt lås rader
• Släpp manuell låsning av rader

Släpp rader till lager för plock

Genom att använda denna funktion så lägger du raderna i den vanliga orderkön redo för att släppas ner till lagret. Den kommer reserveras vid tidpunkt för att möta förväntat leveransdatum. Denna funktion likställs med att systemet själv reserverar raderna. Orderraderna hamnar inte före andra i orderkön och "snor" inte heller saldo från någon annan före i kön.

Restnoteringstyp

Genom att välja alternativet "Släpp till lager för plock" så sätter du även radernas restnoteringstyp till "BOASAP". Raderna kan tidigare ha haft till exempel BOONHOLD, vilket betyder skicka med nästa leverans. Denna inställning försvinner när du släpper till lager för plock.

Tvinga omedelbar leverans

Genom att använda denna funktion så tvingar du orderraderna att reserveras och skickas ner till lagret omgående. Detta betyder att de inte tar hänsyn till förväntat leveransdatum. Raderna kommer tränga sig före i orderkön och sno saldo från andra rader om så behövs för att kunna reserveras och skickas till lagret omedelbart.

Delleverans

Det man behöver tänka på när man tvingar ner orderraderna är att man även sätter "Tillåt delleverans" till JA eftersom man nu tillåter delleverans på ordern. Detta gör att andra orderrader på ordern som tekniskt sätt kan skickas ner till lagret (de rader som har saldo) även dem kommer att skickas ner.

Vill man undgå detta och enbart skicka ner valda rader så behöver man först låsa dövriga rader för reservation genom funktionen "Manuellt lås rader" (mer information nedan).

Order med en rad eller skicka ner alla rader som har saldo

Innehåller ordern enbart en rad, eller vill du skicka ner samtliga rader som har saldo, så kan du direkt tvinga ner orderraderna för omedelbar leverans.

Skicka ner specifik orderrad som har saldo, men ej alla

Om du enbart vill skicka ner specifika orderrader som har saldo, men ej alla som har saldo på ordern, så borde arbetssättet vara följande:

• Sök på ordern eller klicka på ordernummret på raden
• Kryssa i de orderrader som ej ska skickas ner, klicka på "Med valda rader", välj "Manuellt lås rader"
• Välj de orderrader som ska tvingas ner till lagret, klicka på "Med valda rader", välj "Släpp till lager för plock" eller "Tvinga omedelbar leverans".
• Vill du släppa låsningen på resterande orderrader, glöm inte att välja dessa igen, klicka på "Med valda rader", välj "Släpp manuell låsning av rader"

Ändra önskat leveransdatum på order

Ändrar man önskat leveransdatum på valdra orderrader så ändrar man det på hela ordern. Detta är för att önskat leveransdatum bara finns på orderhuvudnivå, inte orderradsnivå. Konsekvensen av denna handling blir att önskat leveransdatum ändras på de ordrar som innehåller de rader du har valt.

Annullera rader

Funktionen annullera valda orderrader. Dessa kommer att strykas från ordern. Använd denna funktion för orderrader som har status "Beställt" som ej ännu ej har reserverats och skickats ner för plock på lager. 

Avreservera rader

Med denna handling kan du avreservera redan reserverade rader. Reserverade rader är orderrader som fallit ner för plock och där saldot nu är låst för denna rad (ingen annan order kan ta av detta saldo). Det går enbart att avreservera orderrader som har status "Reserverad". Gör man detta på valda orderrader så kommer orderraderna att avreserveras, saldot som låsts till raderna kommer att låsas upp och orderraderna kommer åter igen få status "Beställt". Du kan nu göra ändringar på dessa i Extend Commerce Backend.

Avreservera & annullera rader

Med denna handling kan du avreservera och annullera redan reserverade rader. Det går enbart att avreservera orderrader som har status "Reserverad". Gör man detta på valda orderrader så kommer orderraderna att avreserveras, saldot kommer att låsas upp och orderraderna kommer annulleras och strykas på ordern i Extend Commerce Backend. Har du ett lagersystem ihopkopplat där orderraderna har skickats ner till så måste dessa rader hanteras i lagersystemet. 

Sätt orderrader till plockade

Med denna handling så kan man sätta reserverade orderrader till plockade. Detta går enbart att göra på reserverade orderrader. Konsekvensen blir att orderradernas status kommer att ändras från "Reserverad" till "Plockad". Har dessa orderrader skickats ner till ett lagersystem så behöver man kontakta lagret för åtgärd även där.

Ändra prioritet för valda orderrader

Prioritet gentemot andra orders kan sättas på orderrader. Denna går att ändra på denna sida. Här väljer du orderrader och ändrar prioritet. Det finns 5 st olika prioriteringar:

• Lägst
• Låg
• Normal
• Hög
• Högst

Prioriteten påverkar hur orderraderna ställs mot andra orderrader. Har vissa orderrader högre prioritet än andra så kommer dessa att prioriteras över dessa för allokering av saldo för att släppas mot plock.

Manuellt lås rader

Denna funktion låser raderna för reservation. Detta betyder att de orderrader som är låsta kommer aldrig att reserveras förrän man tagit bort den här låsningen. Låsningen sätts antingen manuellt av en användare, eller så så kommer en order att sättas som manuellt låst av lagersystemen. (läs mer nedan).

Systemet kommer inte att ta med orderraden i beräkningen för att släppa ner för plock för att möta önskat leveransdatum.

Vill man "pausa" eller "manuellt låsa" orderrader så gör man det med denna funktion.

Låsningen måste tas bort av en användare för att systemet ska skicka ner den för plock på lager. Annars kommer orderraden förbli låst och systemet kommer aldrig att göra något med orderraden.

Manuellt låst från Lagersystem

En order som avbryts från lagret, dvs den skickas tillbaks oplockad för att hanteras av ordersystemet igen. Vid en sådan här situation så kommer ordern att få status Manuellt låst. Anledningen till detta är att det finns ju någon anledning till att lagret har avbrutit ordern. och om den inte skulle sättas till manuellt låst så hade den ju skickats för plock omedelbart igen.

Så för att man skall ha möjligheten att kontrollera varför den är avbruten, justera ordern eller vad man nu skall göra, så sätts den till manuellt låst och måste således också manuellt frisläppas.

Detta gäller generellt för Extends egna lagersystem Extend Commerce WMS och Ongoing. Andra lagerintegrationer kan ha andra inställningar som gör att ordern inte sätts till manuellt låst vid avbrytande.

Släpp manuell låsning av rad

Med denna funktion tar du bort den manuella låsningen satt på valda orderrader. Detta går endast att göra på låsta orderrader. Konsekvensen blir att den manuella låsningen tas bort och systemet kommer nu ta med orderraderna i beräkningen för att allokera saldo och skicka ner till plock mot önskat leveransdatum. Detta måste utföras av en användare om raderna är låsta.

När en orderrad är beställd så är det intressant att veta hur saldo på lager är allokerat mot raden. Dessa ikoner gör det lätt för dig som användare att se allokeringen och om du behöver agera på en rad som kanske aldrig kommer försörjas på grund av att den inte är allokerad mot saldo.

Allokeringsstatusen finner man på orderradsnivå och inkluderar 4 olika statusar:

• Inte allokerat
• Allokerat mot inköp
• Allokerat mot saldo
• Levererat

Inte allokerat

Röd ikon. Ledsen illustration i rött innebär att det finns inget saldo på lager och att det inte heller finns någon förväntad inleverans. För rader som skall direktlevereras från leverantör till kund så innebär röd att det inte är gjort något inköp. Här behöver man som användare agera genom att skapa ett inköp för att få in fler varor till lagret så att raden kan försörjas, alternativt kontakta kunden som bokat varan.

Allokerad mot inköp

Gul ikon. Neutral illustration i gult innebär att det inte finns något saldo på lager, men att det finns ett inköp gjort. Raden är allokerad mot ett inköp. För att kunden skall få sin leverans enligt utlovad ordererkännande krävs att inköpet kommer på förväntad tid. En gul rad kommer aldrig att kunna plockas, den måste bli blå status innan plocka på lager kan ske.  

Allokerad mot saldo

Blå ikon. Glad illustration i blått betyder att raden är allokerad mot ett fysiskt saldo på lager. Detta innebär att det är mycket stor sannolikhet att leverans kommer ske enligt utlovad tid. Även rader som ligger under plock har blå ikon. Om raden är en direktlevererad rad så används blå färg när ett inköp till leverantör är gjord, men inte bekräftat som levererad.

Levererad

Grön ikon. Jätteglad illustration i grönt innebär att orderraden har blivit plockad och har lämnat lager. Orderraden är färdighanterad. För direktlevererade rader så innebär grön att inköpet har bekräftats som levererat.