Returorder

Returordrar hittar man under huvudmenyn 'Order'. En returorder skapas för en order som skall eller har returnerats. Detta görs för att återställa saldot för de produkter som återkommer till lagret och kan bero på flera olika anledningar. Nedan nämns några:

• Ordern innehåller fel produkter eller det är något fel på en eller flera produkter i ordern.
• Kund har ångrat sig och vill returnera ordern.
• Ordern har inte blivit uthämtad och har returnerats av Posten.
• Man har fått en okänd paket returnerad utan orderreferens.

Detta betyder att en returorder kan skapas både i förhand om man vet att paketet är på väg tillbaka till lagret eller i efterhand om ett paket redan anlänt till lagret utan vetskap om detta i förväg.

När en returorder har levererats söker man upp returordern i systemet under 'Sök returorder'. Därefter redigerar man returorderraden genom att trycka på pennan och ändrar statusen till 'Mottagen'.

Skall några produkter sedan skickas till kund så får man skapa och skicka ut en ny order med de produkter som nu saknas från tidigare order.

 En returorder skapas baserat på olika returordertyper:

• RK: Returorder tidigare känd order
• RU: Returorder okänd order
• RC: Returorder Reklamation
• RD: Returorder olika ordrar

RK: Returorder för känd order

En returorder utrifrån en känd order kan skapas före eller efter ordern har returneras till lagret.

Denna returtyp används om ordernumret är känt och man kan söka upp ordern och lägga till de orderrader som skall eller har returnerats från den ursprungliga ordern (dessa måste först ha plockats från lagret för att funktionen skall fungera).

Skapar man en returorder utifrån en känd order gör man detta i 4 steg:

1. Sök upp order
2. Ange returorderinformation samt om ordern skall generera en kredit. 
3. Lägg till de orderrader som skall eller har returneras.
4. Förhandsgranska returordern & bekräfta

RU: Returorder för okänd order

En returorder för en okänd order kan skapas när ett paket har levererats men det finns ingen orderreferens på paketet och är därav okänd.

Eftersom ordern är okänd skapar man denna typ av returorder genom att söka baserat på kund och därefter manuellt lägger till de produkter som skall ingå i returordern.

Skapar man en returorder utifrån en okänd order gör man detta i 3 steg:

1. Sök upp kund samt ange returorderinformation
2. Sök upp och lägg till de produkter som skall ingå i returordern
3. Förhandsgranska returordern, samt om ordern skall generera en kredit och bekräfta.
   
   

Under 'Sök returorder' så hittar du returorderlistan där alla skapade returorders samlas. Här kan du följa upp de returer som skapats. Du kan även skapa upp kreditfakturor för returen manuellt i denna vy. 

Returorderlistans tabellkolumner

Returorderns kreditinställning är kritisk för huruvida en kreditfaktura skall skapas för en returorder eller ej. Här har vi fyra olika alternativ:

Kreditfakturan skall:

• Aldrig skapas
• Skapas omedelbart när returordern skapas
• Skapas vid inlagring av returen, alltså när returen har kommit in på lagret
• Skapas vid manuellt beslut i returorderlistan

Aldrig

Anger man denna kreditinställning på en returorder så kommer en kreditfaktura aldrig att skapas för returordern. Denna inställning går dock att överskrida genom att manuellt skapa upp en faktura i returorderlistan. Se under 'Manuellt beslut' längre ner för att se hur man gör detta.

Omedelbart

Så fort du har skapat upp returordern så kommer en kreditfaktura skapas för returordern. Detta betyder att kreditfakturan kommer skapas direkt och kan hittas direkt i fakturalistan. Skapas kreditfakturan direkt så betyder det att varorna som returordern innehåller inte nödvändigtvis har kommit in på lagret än.

Vid inlagring

Väljer du att kreditfakturan skall skapas när returen har kommit in till lagret så kommer kreditfakturan skapas när Status = inlevererad och lagerpersonalen har kvitterat in returen på lagret. Du kommer då också se kreditfakturans verifikationsnummer/fakturanummer när kreditfakturan har skapats.

Manuellt beslut

Väljer du att kreditfakturan skall skapas baserat på manuellt beslut så betyder det att en användare aktivt behöver gå in på returorderlistan och besluta att kreditfakturan skall skapas. Kreditfakturan kommer aldrig att skapas om den inte skapas manuellt i denna vy. Du skapar fakturan genom att kryssa för returordern i listan och klicka på knappen "Skapa kredit". 

Ange kreditinställning vid skapandet av returorder

Denna inställning sätts när vi skapar returen under Returorderinformation. 

Ange generell kreditinställning av returorders

Vi kan också sätta en generell kreditinställning som skall gälla generellt för samtliga returorders. Denna inställning kommer att som standard vara vald när man skapar upp en returorder. Inställningen kan sedan ändras om returen du skapar avskiljer från standard.

Den generella inställningen anger du i Grunddatamenyn under Ekonomi och Ekonomiska inställningar. Inställningen anger du per betalsätt. I exemplet nedan har vi ställt in att en kreditfaktura bör skapas för både betalsättet faktura och förskottsbetalning, men för fakturor så vill vi vänta med att skapa kreditfakturan förrän vi fått in varan på lagret medan med förskottsbetalning så vill vi skapa kreditfakturan med en gång.

'Returorderinformation' utger viktig information om returordern, så som hur ordern skall eller har levererats till lagret, vilket datum detta har skett samt anledningen varför ordern, eller en del av en order, skall returneras. Denna information anges vid skapade av returordern.