Manuellt rensa kunduppgifter (GDPR)

Innan vi börjar 

Att rensa databaserna från kunduppgifter görs automatiskt utifrån Extend Commerces rutiner för GDPR, normalt sett görs detta efter 7 år eller om uppdraget till Extend Commerce att tillhandahålla tjänsten upphör. Denna tidsgräns är satt utifrån att de flesta transaktioner i Extend Commerce Backend är del av bokföringsmaterial och då finns det ett arkiveringskrav som gäller före GDPR.

Ni har ett tilläggsavtal med Extend Commerce för att automatiserad GDPR rensnings skall ske med annan tidsintervall.

Men detta gäller framförallt transaktioner (order, fakturor etc). En enskild kund kan ju begära att få sina kunduppgifter borttagna. De kan inte begära att t.ex. en faktura skall tas bort eller anonymiseras. men de kan begära att t.ex. ett kund register skall tas bort.

Om ni kommer till en situation där en kund till er begär att kunduppgifter skall tas bort så gör ni som beskrivs nedan.

En viktig sak att veta är att det inte går att ta bort en kund från systemet, däremot går det att ta bort (anonymisera kunduppgifter) samt sätta kunden till inaktiv.

1. Gå till kundens grunduppgifter (via menyn kund)

Klicka på Grunddata > Kunder> Kund

1. På sidan för grunddata sök upp den datan som innehåller personuppgifter och ta bort.
   Vissa av fälten kommer vara obligatoriska då är vår rekommendation att du skriver ett anonymiserat värde
   tex. "Annonymiserad 2018-12-15" eller något liknande.
   
   
2. Under fliken alternativa leveransadresser kan det finnas personuppgifter, här kan du antingen ta bort poster eller anonymisera dem
3. Under fliken användare kontakt så finns det ofta personuppgifter.
   Anonymisera eller ta bort personuppfiterna här, Extra viktigt är att ta bort uppgifterna under användrare, såsom användarnamn och epostadresser.
4. Under fliken fakturatext så kan det förekomma att man har skrivit ut någon personuppgift, inte vanligt, men kontrollera och ta bort ifall det finns.

2. Är personen en kontakt hos en leverantör ?

Om personen i fråga är en kontakt hos en leverantör så är det något som du behöver veta. En personuppgift kan ju vara ett namn eller en epost adress som är skriven i ett kommentarsfält. Den typen av fält är inte alltid sökbara, så om personen som skall bli anonymiserad har andra "roller" än kund till er, så behöver ni manuellt leta upp, tex. leverantörsavtalet och ta bort kontaktuppifter till enskilda personer där.

3. Är personen en användare av Extend Commerce plattformarna

Om personen som ni skall ta bort personuppgifter är en användare av Extend Commerce plattformarna, t.ex. en anställd hos er så behöver ni kontrollera och justera följande.

Säljare?

Om personen är registrerad som säljare så går ni in i Extend Commerce Backend under menyn Försäljning > Säljare. Sök upp säljaren, gå till detaljer och justera/ta bort personuppgifterna.

Om personen är en intern kontakt på t.ex. ett levavtal, gå in på ett leverantörsavtal. Klicka på ionen som vi har markerat med en 1 i bilden nedan. Då öppnas ett fönster där du kan editera interna kontakter, du kan antingen ändra kontaktuppgifter, eller ta bort kontakten.

Användaruppgifter till Extend Commerce plattformarna

Kontakta Kundtjänst & Support för råd när det gäller att ta bort användaruppgifter till någon eller samtliga av våra olika system. En person kan via samma inloggningsuppgifter ha tillgång till flera olika konton i Extend Commerce plattformarna. (t.ex. en anställd på er redovisningsfirma kan ju ha inloggning till två olika kunder hos extend eller liknande situationer)

Kundtjänst & Support kan verifiera hur borttagning av inloggningsuppgifterna skall ske.