Returorderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via returorderbokningen skapar du manuellt upp nya returorders i systemet.
Översikt
En returorder är en kundorder som ska returneras. Denna skapas när hela eller en del av den ursprungliga ordern ska returneras till ett lager. Varför en kundorder returneras kan bero på olika anledningar, till exempel:
- Ordern innehåller fel produkter eller det är något fel på en eller flera produkter i ordern.
- Kund har ångrat sig och vill returnera ordern.
- Ordern har inte blivit uthämtad och har returnerats av Posten.
- Man har fått ett okänd paket returnerad utan orderreferens.
Returorderns syfte är att avisera en godsmottagning till lagret så att när produkterna återlämnas kan personal kvittera in produkterna mot returordern och återställa saldot för de produkter som återkommer till lagret.
Skapa returorder
När man skapar en order väljer man först vilken kund som returordern berör. Man kan även välja ett önskat leveransdatum på när du önskar få tillbaka varorna till lagret. Se därefter över kundinformationen i panelen för kunden.
Välj sedan mottagande lager. Det är det lager som ska ta emot returordern. Se sen över returinställningarna, så som kreditinställning och betalsätt.
Lägg sedan till de produkter som kunden vill returnera. Detta gör man enklast genom "Sök orderrader" där du kan söka på kundens orderrader och direkt lägga till utifrån vilken kundorder som skall returneras. Är kundorder okänd, välj då istället att skriva in produkterna direkt i tabellen eller använd "Produksökning" för att söka fram och lägga till.
Sist så anger du leveranssätt för returorder och bekräftar ordern. När ordern är bekräftad får den ett returordernummer.
Ordern skapas på en och samma sida.
Välj kund
Om ordern ska returneras längre fram i tiden, ändra önskat leveransdatum
Se över kundinformation i den övre panelen
- Se över returinställningar
Ange mottagande lager. Lägg till orderrader som ska returneras via "Sök orderrader", eller lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen
- Välj leveranssätt
Bekräfta ordern
1. Välj kund
Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp.
Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter och priser den har tillgång.
Önskat leveransdatum
Ange sedan önskade leveransdatum då varorna ska vara tillbaka till lagret. Som standard sätts datumet en vecka fram i tiden. Om ni vill att varorna ska levereras längre fram, välj då ett annat datum.
2. Kundinformation
Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Referens | Kundens referens. |
| Telefon | Kundens telefonnummer. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. |
| Betalningsätt | Hur ordern ska betalas. Detta kan avse exempelvis faktura, kreditkort, förskottsbetalning eller kontantbetalning. Som standard visas inställningen på kunden, men kan ändras per order. |
| Leveransadress | Kundens leveransadress dit kundordern skickas. Hämtas från kundens inställningar. För att välja en alternativ leveransadress, klicka på "Välj alt. leveransadress" och välj i listan. |
| Faktureringsadress | Faktureringsadress som ska stå på fakturan för denna returorder. Hämtas från kundens inställningar. |
3. Mottagande lager & Returinställningar
Ange mottagande lager (A i bild). Det är det lager som ska ta emot de returnerade varorna och som kommer få en aviserad godsmottagning på sitt lager.
Lägger du till kundens tidigare orderrader som ska returneras va "Sök orderrader" funktionen så kommer mottagande lager ändras till det lager som skickade ut varorna. Man kan överskrida detta genom att välja ett annat lager.
Därefter se över returorderns returinställningar (B och markerat i bild) så som returens kreditinställning. Ange de inställningar som ska gälla för returordern. Nedan beskrivs samtliga fält.
| Fält | Beskrivning | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mottagande lager | Det lager som tar emot returordern. | ||||||||||
| Kreditinställning | Hur en eventuell kreditfaktura för returordern ska hanteras. Som standard hämtas era standardinställningarna som defineras under Ekonomiska inställningar. Välj i listan.
| ||||||||||
| Betalssätt | Hur kundordern har betalats. Detta kan faktura, kreditkort, förskottsbetalning eller kontantbetalning etc. Som standard hämtas kundens inställningar, men kan ändras per order. Lägger du till orderrader via Sök orderrader så kan betalsättet uppdateras till det betalsätt som användes på kundordern. | ||||||||||
| E-post | Kundens e-post för utskick av returorderbekräftelse. Ange denna om en bekräftelse skall skickas till kund. | ||||||||||
| Anteckningar | Ange valfri anteckning på returordern. Denna visas sedan på returorderbekräftelsen. Fältet är utdragbart ifall mycket information skall läggas till. Max 500 tecken. | ||||||||||
| Skicka returorderbekräftelse | Kryssa i om returorderbekräftelse skall skickas till kunden till angiven e-post. Som standard är denna ej kryssad. |
4. Lägg till produkter
Kunden kan endast returnera produkter från det sortiment den har tillgång till att köpa från. Detta regleras via prislistor och kundgrupper.
Använd orderradsökning för att lägga till
Är ordern som returneras känd kan du lägga till orderrader från befintliga kundorders via Sök orderrader. Här kan man lägga till från ett flertal kundorders samtidigt om man så vill. Man kan dock inte lägga till orderrader med olika valutor.
För att lägga till, sök fram rätt orderrader och klicka på 
-ikonen i tabellen (A i bild nedan). För att lägga till samtliga orderrader från en order, klicka på filtreringsikonen för ordernumret i tabellen. Kryssa för markera alla och klicka på "lägg till valda rader" (Steg 1, 2, 3 i bild).
När du är färdig, klicka på "OK".
Lägg till direkt i tabellen
Är ursprunglig kundorder okän kan du direkt i tabellen lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.
När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra i tabellen.
Därefter ändra antal. För att lägga till en ny produkt, gå till ny rad och upprepa ovan.
Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp.
Tabba
För att snabbt och smidigt skapa din returorder så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här:
- Sök upp produkten. Blädda med pilarna till produkten du vill välja, klicka på tabb.
- Ändra returkod. Bläddra med pilarna för val, klicka på tabb.
- Ändra antal vid behov, klicka på tabb.
- Sök upp nästa produkt, upprepa processen.
Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.
Använd produktsök för att lägga till
Du kan även använda produktsökningen för att lägga till produkter. Sök i tabellsöken eller scrolla i tabellen för att hitta. Lägg till produkten genom att klicka på -ikonen. En produkt kan visas flera gånger om den säljs i olika enheter. Se därför till att välja rätt produkt och enhet.
När du är färdig, klicka på "OK".
Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över kundens tillgång att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris.
Ändra i tabellen
Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen.
Ändra returkod
Returkod används för att kategorisera varför returen sker. Ange den kod som stämmer överrens för raden.
Anteckningar
Man kan även lägga till en anteckning per orderrad.
Lägg till rabatt
I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt:
- procentuell rabatt: 10%
- rabattbelopp: 10
Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp.
Ändra pris
Du kan ändra pris direkt i tabellen genom att ändra antingen pris/enhet, pris exkl. moms eller pris inkl. moms.
Lägg till information på rad
Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå.
Ta bort en rad
Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden.
5. Välj leveranssätt
När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för returordern. Här visas de leveranssätt som är aktiva för Inlagringstypen Returorder. Detta regleras under Transportinställningar.
Finns inte det leveranssätt du söker? Detta betyder att detta leveransätt ej är aktivt för returorders. Lägg till detta genom att gå till Transportinställningar. Sök upp leveranssättet. Klicka på "..."-ikonen och Inlagringstyper. Kryssa för returorder och uppdatera.
6. Bekräfta ordern
För att skapa returordern, klicka på bekräfta. En popup kommer visas där du behöver bekräfta igen att den ska skapas. När returordern är skapad skickas du till returens översiktsida där du även ser returordernumret. Du kan sedan använda returordernumret för att söka upp returen under sidan Sök returorder.
Returorderprocess & Returorderstatus
Returordernummer
När en retur skapas får denna ett returordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard får returorders prefixet RO.
Returorderprocess
När returordern är skapad skickas den ner som en aviserad godsmottagning till lagret. När varorna kommer in till lagret, kvitterar de in dessa mot returordern du skapat. När detta har gjorts så avslutas returordern.
Har returordern kreditinställningen "Vid inlagring" så kommer nu en kreditfaktura att skapas i XTND Backend för returordern.
Returorderstatusar
För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras de vanligaste orderstatusarna:
Beställd | Returen har bekräftats och tagits emot. En föraviserad godsmottagning skapas på lagret för att kunna kvittera mot när returordern anlänt till lagret. Om returen har kreditinställning "Omedelbart" så kommer en kreditfaktura att skapas automatiskt av systemet. |
|---|---|
| Bekräftad | Returen kan få denna status om du gör ändringar på returen i XTND Backend som inte avser inleverering. Om du ändrar returen genom att inleverera valda rader vid XTND Backend så kommer status istället att ändras till Delad eller Inleverad beroende på antal rader som tagit emot. Gör endast detta om ordern ska leveras in på ett BI lager (virtuellt lager i XTND Backend). |
| Delad | Delad innebär att delar av returordern är tagits emot och levererats in, men det finns andra rader som forfarande inte kvitterats in på lagret. |
Inlevererad | Hela returordern har tagits emot och kvitterats in på lagret. Om returen har kreditinställning "Vid inlagring" så kommer nu en kreditfaktura att skapas automatiskt av systemet. |
Annullerad | Returodern är annullerad. Du kan behöva kontakta lagret för annullera returen i lagersystemet om du själv har annullerat den i XTND Backend. |
Anteckningar & Dokument
Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet.
I bilderna nedan så visas var du skriver in anteckningar och vart antecknignarna kommer som standard i dokumentet.
Anteckning på orderhuvud
För att lägga till anteckningar på huvudet, skriv i fältet "Anteckningar" (1 i bild).
Anteckning på orderrad
För att lägga till anteckningar på orderrad, skriv direkt i tabellen under kolumnen Anteckningar (2 i bild).
Resultatet på dokument
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
Filter by labelThere are no items with the selected labels at this time. |
Relaterade uppslag: |