3. Kopplingsfiler

Efter att vi har definierat våra produkter, kunder och prislistor är det dags att koppla ihop vissa delar med varandra. Detta avser:

- Produkt – Lager koppling

- Produkt – Leverantör koppling

- Kund – Kundgrupp koppling

Detta är tre viktiga kopplingar för att systemet ska fungera korrekt. Utan dessa kopplingar kan vi inte lägga orders med produkter mot kund.

En produkt måste vara kopplad till minst ett lager och en leverantör. Annars kan vi inte sälja produkten till en kund där produkten skickas från ett lager (*särskilda regler gäller vid användning av enbart direktleverans). Vi kan inte heller köpa in fler av produkten om saldot tar slut på lagret om produkten inte är kopplad till en leverantör man kan köpa in från.

För att kunder ska kunna köpa produkterna så måste vi gruppera kunderna så de får tillgång till rätt pris och sortiment. En kund måste därför vara kopplad till minst en kundgrupp. Denna kundgrupp kopplas sedan till en prislista inkluderande rätt pris och sortiment.

I detta avsnitt för kopplingsfiler ska vi därför går igenom hur vi fyller i uppladdningsdokumenten för dessa.

När vi ska fylla i kopplingsfilerna med data så finns det vissa saker som kan vara bra att ha koll på.

Precis som innan så definieras en datapunkt eller fält som en kolumn i filerna. De datapunkter eller fält som ska användas i varje fil skall bestå som kolumn. Resterande kolumner skall tas bort. De kolumner som är obligatoriska får ej tas bort. För varje uppladdningsfil i nästkommande avsnitt så ser du tydligt vilka fält som är obligatoriska och ej.

Därefter skall varje fil berikas med data för respektive kolumn. En rad är en koppling. Det kan finnas multipla kopplingar för en produkt eller kund. Till exempel kan en produkt lagerhållas på två olika lager, detta avser därför två olika rader i uppladdningsfilen för Produkt-Lager kopplingen. En produkt kan köpas in från flera leverantörer, dett avser då flera rader för samma produkt i filen. Detta gäller även kunder som kan ingå i flera olika kundgrupper. En produkt eller en kund kan därför stå på flera rader i kopplingsfilerna.

Läs noggrant definitioner, förklaringar och instruktioner för varje uppladdningsfil i denna instruktionsserie. Att dessa filer fylls i på ett korrekt sätt betonas som extremt viktigt.

För varje Excel-fil finns även en röd flik med en kommentar om fältets betydelse.