Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt upp i Extend Backend. Stegen från att en order kommer in till att en faktura skapas beskrivs nedan: På denna sida beskrivs hur faktureringslogik sätts upp. Här förklaras standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar.
- En order skapas antingen direkt i systemet eller via en integration med webbshop.
- När ordern blir reserverad blir ordern tillgänglig för lagret och kan plockas.
- När ordern har plockats får den status 'Avslutad'. Ordern skickas därefter iväg.
- Systemet kommer automatiskt att skapa ett fakturaunderlag på den order som har fått status 'Avslutad’.
- När fakturor har skapats finner man dessa under 'Ekonomi' i huvudmenyn och 'Fakturalista'.
Hur fakturan distribueras beror på de inställningar som är satta på kund eller faktura om inget angetts på kund så gäller de standardinställningarna som är satta på klienten.
Från att en order läggs tills att fakturaunderlaget skapas
Standardinställning för Faktura
Klientens standardinställningar för faktura finns i Extend Backend via 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura'
Dessa som visas på bilden nedan gäller för alla fakturor om ingen annan faktureringsinställning på kund eller fakturanivå har angetts.
Val av inställningar
Det finns det fyra olika inställningar gällande standardinställningar på faktura som är möjliga att sätta beroende på vilket system som är valt för distribution av fakturor. Tabellen nedan beskriver dessa.
| System | Definierat system som kan distribuera fakturan. Möjliga förvalda systemval är Extend, Fortnox, Fortnox Finans samt Inexchange. Utöver distribution av fakturor via fördefinierade finans-system finns också möjlighet att mappa en faktura (i formatet XML) till andra finanssystem. Andra finanssystem som används för fakturadistribution på detta sätt är SAP, Oracle och Microsoft Dynamics. |
|---|---|
| Distributionssätt | Distributionssätt beskriver hur fakturan ska ske distribueras. För systemen Fortnox och Inexchange så sätts dessa inställningar i respektive system. Exempel på distributionssätt är e-post, print eller i samband med leverans, från lagret. |
| Format | Definierar möjliga format fakturan kan ha. För systemen Fortnox och Inexhnage så sätts dessa inställningar där. Exempel på format är PDF och Svefaktura. |
| Typ av granskning | Här kan man välja om fakturor ska granskas eller ej som standard. Väljer man 'Granska', har man möjlighet att ändra fakturaunderlaget innan den skickas till kund. Det kommer även en notis upp under fältet "Granskning krävs" i fakturalistan som en markering att denna faktura måste granskas innan den skickas till kund. Vill man inte att fakturor ska granskas som standard så väljer man 'Ingen granskning'. Kreditfaktura från returorder blir alltid satt för granskning oavsett inställningar. |
Fakturainställningar på kundnivå
Om faktureringsinställningar har satts på en kund så gäller dessa istället för klientens standardinställningar. På så vis skapas en flexibel och enkel struktur för att sätta faktureringsinställningar som passar alla kunder.
Fakturainställning på kund finner man i Extend Backend genom 'Kund' i huvudmenyn > 'Välj kund' > 'Faktureringsinställningar'
Under faktureringsinställningar på kund finns det 3 olika faktureringsmodeller att välja på. Här kan du läsa mer om dessa.
Val av faktureringsmodell
Det finns tre faktureringsmodeller att välja. Löpande fakturering, Samlingsfaktura och samlingsfaktura annan kund
Löpande fakturering
Löpande fakturering menas med att för varje order som läggs så skapas en faktura. En faktura kommer då skapas även om betalningssätt inte är faktura. Är betalningssätt sådant att beställningen är förbetald så kommer fakturas komma ut som betald. Sätts inget annat är denna inställning default.
Samlingsfakturering
Fakturadistribution med Fortnox och Fortnox Finans:
- Som nämnts ovan kan Fortnox och Fortnox Finans användas som system för distribution av fakturan. För att använda sig av dessa tjänster så behöver dom aktiveras genom att kontakta Extends support. Mer information om dessa tjänster hittar du här.
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt instruktioner |
| Relaterade uppslag: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt uppslag |