Denna sida beskriver hur du kan sätta upp din faktureringslogik på det sätt som passar dig bäst. Vi kommer dels gå igenom standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar på kund.
Från att en order läggs tills att fakuraunderlaget skapas
Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt upp i Extend. Stegen från att en order kommer in till att en faktura skapas beskrivs nedan:
- En order skapas antingen direkt i systemet eller via en integration så som en webshop.
- När ordern blir reserverad blir ordern nu tillgänglig för lagret och kan nu plockas.
- När ordern har plockats får den status avslutad. Ordern kan nu skickas iväg.
- Systemet kommer automatiskt att skapa ett fakturaunderlag på de orderrader som har fått status 'avslutad’. När en order har fått status ’avslutad’ betyder detta att den blivit plockad från lager.
- När fakturor har skapats hittas under fakturalistan under menyn ekonomi. Dina faktureringsinställningar bestämmer sedan på vilket sätt fakturan ska distribueras.
Standardinställning för Faktura
Fakturainställning gällande standard finner man i Extend Backend genom 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura'
Dessa som visas på bilden nedan gäller för alla fakturor om ingen annan faktureringsinställning på kundnivå eller fakturanivå har angetts.
Val av inställningar
Utöver specialanpassning, finns det upp till fyra olika inställningar gällande standardinställningar som är möjliga att göra beroende på vilket system som är valt för distribution av fakturor. Tabellen nedanbeskriver dessa i mer detalj.
| System | Definierat system som kan distribuera fakturan. Möjliga förvalda systemval är Extend, Fortnox, Fortnox Finans samt Inexchange. Utöver distribution av fakturor via fördefinierade finans-system finns också möjlighet att mappa en faktura (i formatet XML) till andra finanssystem. Andra finanssystem som används för fakturadistribution på detta sätt är SAP, Oracle och Microsoft Dynamics. |
|---|---|
| Distributionssätt | Beskriver hur distributionen av fakturan ska ske. För systemen Fortnox och Inexhnage så sätts dessa inställningar där. Exempel på distributionssätt är e-post, print eller i samband med leverans från lagret. |
| Format | Definierar möjliga format fakturan kan ha. För systemen Fortnox och Inexhnage så sätts dessa inställningar där. Exempel på format är PDF och Svefaktura. |
| Typ av granskning | Här kan man välja om fakturor ska granskas eller ej som standard. Väljer man 'Granska', har man möjlighet att ändra fakturaunderlaget innan den skickas till kund. Det kommer även en notis upp under fältet "Granskning krävs" i fakturalistan som en markering att denna faktura måste granskas innan den skickas till kund. Vill man inte att fakturor ska granskas som standard så väljer man 'Ingen granskning'. Kreditfakturor skapade från returer kräver alltid granskning oavsett inställningar. Kreditfaktura från returorder blir alltid satt för granskning oavsett inställningar. |
Fakturainställningar på kundnivå
Om faktureringsinställningar har satts på en specifik kund så gäller dessa istället för klientens standardinställningar. På så vis skapas en flexibel och enkel struktur för att sätta faktureringsinställningar som passar alla kunder.
Fakturainställning på kundnivå finner man i Extend Backend genom 'kund' i huvudmenyn > 'Välj kund' > 'Faktureringsinställningar'
Under faktureringsinställningar på kund finns det 3 olika faktureringsmodeller att välja på. Här kan du läsa mer om dessa.
Inställningar för fakturor
Fakturainställningar på kund möjliggör att sätta unika inställningar per kund så som system, format, tjänst samt typ av granskning. Finns det inga förvalda inställningar på kund används fakturainställningarna som är uppsatta på klienten. Här bestäms alltså det som ska gälla som default när inget annat anges på kund. Men skulle det vara något angett på en viss kund så är det de inställningarna som gäller.
Fakturainställning på klient
Fakturainställning på klient finner man i Extend Backend genom 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura'
| System | Välj från vilket system som fakturan ska distribueras som standard. T.ex. om fakturor ska skickas från Extend som standard. Har man ett annat system integrerat med Extend så anger man det osv. |
|---|---|
| Distributionssätt | Välj vilket praktiskt sätt fakturan ska distribueras. T.ex. om fakturor ska skickas som epost eller print som standard. |
| Format | Välj vilket i format fakturorna ska skickas. T.ex att fakturor skickas i pdf som standard. |
| Typ av granskning | Här kan man välja om fakturor ska granskas eller ej som standard. Väljer man 'Granska', har man möjlighet att ändra fakturaunderlaget innan den skickas till kund. Det kommer även en notis upp under fältet "Granskning krävs" i fakturalistan som en markering att denna faktura måste granskas innan den skickas till kund. Vill man inte att fakturor ska granskas som standard så väljer man 'Ingen granskning'. Kreditfakturor skapade från returer kräver alltid granskning oavsett inställningar. Kreditfaktura från returorder blir alltid satt för granskning oavsett inställningar. |
Fakturaservice med Fortnox Finans
- För att använda sig av tjänsterna kopplade till Fortnox Finans (fakturaservice) behöver aktiveras genom att kontakta supporten. Utöver de inställningar som görs på kund i Extend behövs inga övriga steg. Fakturorna kommer att automatiskt distribueras. Utöver att distribuera fakturorna hanterar Fortnox finans/fakturaservice automatisk avprickning av betalningar, pricka av delbetalningar, hantera felbetalningar, skicka påminnelser samt inkassohantering om man så önskar.
Baskrav på fakturainformationen i Extend för att använda Fortnox är att den nedan regelverk:
- tbd
- tbd
Baskrav på fakturainformationen för att använda Fortnox finans är att den nedan regelverk:
- Det får max vara 120 dagar mellan fakturadatum och förfallodatum.
- Fakturans kund måste vara över 18 år.
- Fakturadatum får inte ligga i framtiden.
- Fakturan behöver kundnamn.
- Fakturan behöver adress.
- Fakturan behöver postnummer.
- Fakturan behöver stad.
- Fakturaadress och fakturaadress 2 får tillsammans inte överstiga 60 tecken.
- Leveransadress och leveransadress 2 får tillsammans inte överstiga 60 tecken.
- Kundnummer får inte vara längre än 20 tecken.
- Kundnamn får inte vara längre än 50 tecken.
- En kreditfakturas kopplade faktura måste vara skickad via Fortnox Finans.
- Valuta behöver vara i svenska kronor.
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt instruktioner |
| Relaterade uppslag: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt uppslag |