Returorderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via returorderbokningen skapar du manuellt upp nya returorders i systemet.
Översikt
En returorder är en kundorder som ska returneras. Denna skapas när hela eller en del av den ursprungliga ordern ska returneras till ett lager. Varför en kundorder returneras kan bero på olika anledningar, till exempel:
- Ordern innehåller fel produkter eller det är något fel på en eller flera produkter i ordern.
- Kund har ångrat sig och vill returnera ordern.
- Ordern har inte blivit uthämtad och har returnerats av Posten.
- Man har fått ett okänd paket returnerad utan orderreferens.
Returorderns syfte är att avisera en godsmottagning till lagret så att när produkterna återlämnas kan personal kvittera in produkterna mot returordern och återställa saldot för de produkter som återkommer till lagret.
Skapa returorder
När man skapar en order väljer man först vilken kund som returordern berör. Man kan även välja ett önskat leveransdatum på när du önskar få tillbaka varorna till lagret. Se därefter över kundinformationen i panelen för kunden.
Välj sedan mottagande lager. Det är det lager som ska ta emot returordern. Se sen över returinställningarna, så som kreditinställning och betalsätt.
Lägg sedan till de produkter som kunden vill returnera. Detta gör man enklast genom "Sök orderrader" där du kan söka på kundens orderrader och direkt lägga till utifrån vilken kundorder som skall returneras. Är kundorder okänd, välj då istället att skriva in produkterna direkt i tabellen eller använd "Produksökning" för att söka fram och lägga till.
Sist så anger du leveranssätt för returorder och bekräftar ordern. När ordern är bekräftad får den ett returordernummer.
Ordern skapas på en och samma sida.
Välj kund
Om ordern ska returneras längre fram i tiden, ändra önskat leveransdatum
Se över kundinformation i den övre panelen
Ange mottagande lager
- Se över returinställningar
Lägg till orderrader som ska returneras via "Sök orderrader", eller lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen
- Välj leveranssätt
Bekräfta ordern
1. Välj kund
Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp.
Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter och priser den har tillgång.
Önskat leveransdatum
Ange sedan önskade leveransdatum då varorna ska vara tillbaka till lagret. Som standard sätts datumet en vecka fram i tiden. Om ni vill att varorna ska levereras längre fram, välj då ett annat datum.
2. Kundinformation
Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Referens | Kundens referens. |
| Telefon | Kundens telefonnummer. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. |
| Betalningsätt | Hur ordern ska betalas. Detta kan avse exempelvis faktura, kreditkort, förskottsbetalning eller kontantbetalning. Som standard visas inställningen på kunden, men kan ändras per order. |
| Leveransadress | Kundens leveransadress dit kundordern skickas. Hämtas från kundens inställningar. För att välja en alternativ leveransadress, klicka på "Välj alt. leveransadress" och välj i listan. |
| Faktureringsadress | Faktureringsadress som ska stå på fakturan för denna returorder. Hämtas från kundens inställningar. |
3. Mottagande lager & Returinställningar
Ange mottagande lager (A i bild). Det är det lager som ska ta emot de returnerade varorna och som kommer få en aviserad godsmottagning på sitt lager.
Lägger du till kundens tidigare orderrader som ska returneras va "Sök orderrader" funktionen så kommer mottagande lager ändras till det lager som skickade ut varorna. Man kan överskrida detta genom att välja ett annat lager.
Därefter se över returorderns returinställningar (B och markerat i bild) så som returens kreditinställning. Ange de inställningar som ska gälla för returordern. Nedan beskrivs samtliga fält.
| Fält | Beskrivning | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mottagande lager | Det lager som tar emot returordern. | ||||||||||
| Kreditinställning | Hur en eventuell kreditfaktura för returordern ska hanteras. Som standard hämtas kundens inställningar. Välj i listan.
| ||||||||||
| Betalssätt | Hur kundordern har betalats. Detta kan faktura, kreditkort, förskottsbetalning eller kontantbetalning etc. Som standard hämtas kundens inställningar, men kan ändras per order. Lägger du till orderrader via Sök orderrader så kan betalsättet uppdateras till det betalsätt som användes på kundordern. | ||||||||||
| E-post | Kundens e-post för utskick av returorderbekräftelse. Ange denna om en bekräftelse skall skickas till kund. | ||||||||||
| Anteckningar | Ange valfri anteckning på returordern. Denna visas sedan på returorderbekräftelsen. Fältet är utdragbart ifall mycket information skall läggas till. Max 500 tecken. | ||||||||||
| Skicka returorderbekräftelse | Kryssa i om returorderbekräftelse skall skickas till kunden till angiven e-post. Som standard är denna ej kryssad. |
4. Lägg till produkter
Kunden kan endast returnera produkter från det sortiment den har tillgång till att köpa från. Detta regleras via prislistor och kundgrupper.
Använd orderradsökning för att lägga till
Är ordern som returneras känd kan du lägga till orderrader från befintliga kundorders via Sök orderrader. Här kan man lägga till från ett flertal kundorders samtidigt om man så vill. Man kan dock inte lägga till orderrader med olika valutor.
För att lägga till, sök fram rätt orderrader och klicka på 
-ikonen i tabellen (A i bild nedan). För att lägga till samtliga orderrader från en order, klicka på filtreringsikonen för ordernumret i tabellen. Kryssa för markera alla och klicka på "lägg till valda rader" (Steg 1, 2, 3 i bild).
När du är färdig, klicka på "OK".
Lägg till direkt i tabellen
Är ursprunglig kundorder okän kan du direkt i tabellen lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.
När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra i tabellen.
Därefter ändra antal. För att lägga till en ny produkt, gå till ny rad och upprepa ovan.
Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp.
Tabba
För att snabbt och smidigt skapa din returorder så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här:
- Sök upp produkten. Blädda med pilarna till produkten du vill välja, klicka på tabb.
- Ändra returkod. Bläddra med pilarna för val, klicka på tabb.
- Ändra antal vid behov, klicka på tabb.
- Sök upp nästa produkt, upprepa processen.
Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.
Använd produktsök för att lägga till
Du kan även använda produktsökningen för att lägga till produkter. Sök i tabellsöken eller scrolla i tabellen för att hitta. Lägg till produkten genom att klicka på -ikonen. En produkt kan visas flera gånger om den säljs i olika enheter. Se därför till att välja rätt produkt och enhet.
När du är färdig, klicka på "OK".
Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över kundens tillgång att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris.
Ändra i tabellen
Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen.
Ändra returkod
Returkod används för att kategorisera varför returen sker. Ange den kod som stämmer överrens för raden.
Anteckningar
Man kan även lägga till en anteckning per orderrad.
Lägg till rabatt
I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt:
- procentuell rabatt: 10%
- rabattbelopp: 10
Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp.
Ändra pris
Du kan ändra pris direkt i tabellen genom att ändra antingen pris/enhet, pris exkl. moms eller pris inkl. moms.
Lägg till information på rad
Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå.
Ta bort en rad
Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden.
5. Välj leveranssätt
När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för returordern. Här visas de leveranssätt som är aktiva för Inlagringstypen Returorder. Detta regleras under Transportinställningar.
Finns inte det leveranssätt du söker? Detta betyder att detta leveransätt ej är aktivt för returorders. Lägg till detta genom att gå till Transportinställningar. Sök upp leveranssättet. Klicka på "..."-ikonen och Inlagringstyper. Kryssa för returorder och uppdatera.
6. Bekräfta ordern
För att skapa returordern, klicka på bekräfta. En popup kommer visas där du behöver bekräfta igen att den ska skapas. När returordern är skapad skickas du till returens översiktsida där du även ser returordernumret. Du kan sedan använda returordernumret för att söka upp returen under sidan Sök returorder.
Orderprocess & Orderstatus
Returordernummer
När en retur skapas får denna ett returordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard får returorders prefixet RO.
Orderprocess
Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet:
Orderstatusar
För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar:
| Skapad | En tillfällig status som ordern får direkt efter att den är sparad i systemet. Från skapad så skall ordern automatiskt placerad i någon annan status utan fördröjning (vid hård systembelastning kan det ta 1-2 min). Om ordern fastnar i status skapad så är något fel. Om ordern har fastnat i statusen "Skapad", testa att trycka på pennan för att editera order. Stega igenom orderbokningen och spara så tvingas systemet att validera om order. Om detta inte hjälper, kontakta Kundtjänst & Support. |
|---|---|
| Utkast | Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. |
| Utkast med saldo | Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. |
Beställt | Ordern har bekräftats och tagits emot men har ej reserverats på lagret än. I denna status går det att göra ändringar i ordern. Exempel på orsaker:
|
| Dellevererad | Delleverans innebär att delar av ordern är plockad eller skickad från leverantör, men det finns andra rader som forfarande ligger i status beställd. |
Reserverad | Ordern skickas ner till lagret, den tas emot och kan nu plockas. I denna status går det inte att justera ordern direkt i XTND Backend. Eftersom ordern skickats till lagret hanteras den också i dess lagersystem. |
Avslutad | Ordern har plockats från lagret och kan skickas iväg. Ordern är avslutad och kan nu spåras genom track & trace (T&T). T&T hittar du genom att söka upp ordern och trycka på T&T ikonen.Systemet kommer nu skapa en /wiki/spaces/KB/pages/4494598. |
Fel | Oväntat fel på ordern. Dessa ordrar kan hittas under 'Felloggar'. Kontakta Kundtjänst & Support så kan vi hjälpa dig. |
Annullerad | Ordern är annullerad. En order kan endast annulleras av er och detta kan göras fram tills att den är reserverad. Alltså när order antingen har statusen 'Skapad' eller 'Beställt'. Om ordern är reserverad måste man kontakta lagret som då kan annullera ordern. |
On hold | 'On hold' betyder att ordern hålls tillsvidare och är en status satt av systemet. |
On hold manual | 'On hold' manuellt betyder att man manuellt satt att ordern skall hållas tillsvidare. |
Pausad | Ordern är pausad. En order kan exempelvis vara pausad om denna inte skall skickas ner till lagret ännu. |
Inväntar granskning | Systemet kan sättas upp på ett sånt sätt att vissa händelser sätter ordern till 'Inväntar granskning', som till exempel om kund använder sig av ett speciellt transportsätt eller om kund har överskridit sin kreditgräns. Har ordern denna status så skickas den till granskningskön och måste alltså granskas och godkännas innan den kan skickas ner till lagret. Detta är för att säkerställa att kund inte använder sig av fel transportsätt eller liknande. |
Prenumeration | Ordern är en prenumerationsorder. |
Plock & Ledtider
En order skickas till plock baserat på de ledtider som har satts upp i systemet. En ledtid är hur lång tid ett moment tar, till exempel hur lång tid det tar att plocka en vara på ett lager eller leverera ut den till kund. Dessa ledtider summeras sedan ihop till en sammanlagd tid beroende på process. Sammanlagd ledtid bestämmer då hur lång tid innan som ordern måste skickas ner till lagret för att hinnas plockas och skickas för att möta önskat leveransdatum. Systemet kollar hela tiden om det finns en order som träffat denna tidpunkt för reservation och skickar ner orders till lagret och dess lagersystem allt eftersom detta inträffar. Har man uppsatt ordersläpp- och orderstopptider så kommer systemet endast att skicka ner orders till lagret under detta intervall då orders får börja släppas ner till lagret till tiden så vi stoppar släpp till plock för dagen.
Det finns även möjlighet att sätta upp ett schemalagt arbete som vid ett visst klockslag släpper ner samtliga orders som skall levereras inom en viss tid. Här bestämmer man då vid vilket klockslag systemet skall kolla efter dessa orders samt definiera vilka orders som då skall släppas ner. Till exempel så skulle man då kunna sätta upp att systemet ska kolla kl. 15 varje dag efter orders som skall levereras inom 21 timmar. Får systemet träff så släpps dessa orders till lagret för plock. Denna komponent är bra att använda om man har utsatt leveranser på specifika tider under dagen och möjliggör att du till exempel kan plocka på kvällar för leverans på förmiddagen nästa dag.
Vill du sätta upp en sådan här komponent för ditt system? Kontakta Kundtjänst & Support så hjälper vi dig.
Redigera en order
Efter att man skapat en order så kan man redigera den sålänge ordern har status Skapad eller Beställd. Har ordern blivit reserverad så har ordern skickats till lagersystemet för plock och då kan man inte längre ändra på ordern.
Behöver man göra ändringar då måste man be lagret att nollkvittera ordern så att den ordern skickas tillbaka till XTND Backend igen. Läs mer om hur detta går till i de två avsitten nedan angående lagersystemen.
Man kan redigera en order tills den fått status "Reserverad". Därefter har den skickats till lagret för plock och det går inte längre att ändra eller lägga till några uppgifter.
XTND WMS & Avvikelser
För att hantera avvikelser på orders mellan XTND WMS och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, N.
Ordrar skickas från XTND Backend till olika lagersystem när det är tid att plocka ordrarna. Ibland behövs dock ändringar göras på ordern efter att ordern har skickats vidare till ett lagersystem. För XTND WMS så använder vi en avvikelsekod N för att skicka tillbaka ordern från lagersystemet till XTND Backend för att göra dessa ändringar. Avvikelsekvitterar man en order med kod N så kommer en order efter ett visst tidsfönster (som är beroende på era synkroniseringsinställningar) att automatiskt reservera ordern igen och skicka tillbaka den till lagersystemet för plock.
Ongoing & Avvikelser
För att hantera avvikelser på orders mellan Ongoing och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, M.
När ändringar behövs göras på en order och en avvikelsekvittering sker mellan systemen så kommer denna skickas med avvikelsekod M. Avvikelsekvitteras en order med denna kod så kommer ordern att skickas tillbaka till XTND Backend där den kommer stanna tills att en användare manuellt hanterar ordern och tillåter ordern att skickas tillbaka till Ongoing. XTND Backend kommer inte att automatiskt reservera ordern automatiskt och återigen skicka den för plock (som med kod N för XTND WMS).
Ordrar som avvikelsekvitteras från Ongoing kommer att fastna i ett filter på sidan "Orderrrader" där de flaggas som "Manuellt låst". Efter att du gjort era justeringar på ordern så behöver ni i denna vy att markera orderns orderrader och ta bort denna flaggan för "Låst reservation" för att ordern skall kunna släppas till plock. Ordern kommer att ligga som manuellt låst tills att en användare godkänner att det är OK att skicka ner ordern till Ongoing igen.
Läs mer om sidan för orderrader under Orderrader.
Anteckningar & Dokument
Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet.
I bilderna nedan så visas var de finns och vart de kommer som standard i dokumenten.
Anteckning på orderrad
För att lägga till anteckningar på orderrad, klicka på pennan för raden. Skriv sedan din anteckning under "Additional notes".
Anteckning på orderhuvud
För att lägga till anteckningar på huvudet, klicka på "Lägg till anteckning". Skriv sedan i fältet "Anteckningar.
Här kan även man välja bland fördefinerade anteckningar i listan.
För att skapa nya fördefinderade anteckningar, gå till kugghjulet, välj Övriga inställningar. Gå till undermenyn Orderinställningar. Under Orderanteckningar, klicka på Skapa orderanteckning.
Resultatet på dokument
Dokumentanpassningar
Det finns fler fält, både på huvudet och på raderna som skulle kunna användas för att kommunicera. Samt att de fält som finns som standard kan även flyttas på dokumentet till andra platser/design.
Vill man flyttas till andra platser så kräver det speciella dokumentsanpassningar. Om ni vill ha detta, skapa ett ärende av typen "Request for change" (RFC) till Kundtjänst & Support och beskriv vilka fält som ni från systemet skulle vilja ha var på dokumentet, gärna liknande bilden i detta avsnitt.
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
Filter by labelThere are no items with the selected labels at this time. |
Relaterade uppslag: |