Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt upp i Extend Backend. Stegen från att en order kommer in till att en faktura skapas beskrivs nedan: På denna sida beskrivs hur faktureringslogik sätts upp. Här förklaras standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar.
- En order skapas antingen direkt i systemet eller via en integration med webbshop.
- När ordern blir reserverad blir ordern tillgänglig för lagret och kan plockas.
- När ordern har plockats får den status 'Avslutad'. Ordern skickas därefter iväg.
- Systemet kommer automatiskt att skapa ett fakturaunderlag på den order som har fått status 'Avslutad’.
- När fakturor har skapats finner man dessa under 'Ekonomi' i huvudmenyn och 'Fakturalista'.
Hur fakturan distribueras beror på de inställningar som är satta på kund eller faktura om inget angetts på kund så gäller de standardinställningarna som är satta på klienten.
Från att en order läggs tills att fakturaunderlaget skapas
Standardinställning för Faktura
Klientens standardinställningar för faktura finns i Extend Backend via 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura'
Dessa som visas på bilden nedan gäller för alla fakturor om ingen annan faktureringsinställning på kund eller fakturanivå har angetts.
Val av inställningar
Det finns det fyra olika inställningar gällande standardinställningar på faktura som är möjliga att sätta beroende på vilket system som är valt för distribution av fakturor. Tabellen nedan beskriver dessa.
| System | Definierat system som kan distribuera fakturan. Möjliga förvalda systemval är Extend, Fortnox, Fortnox Finans samt Inexchange. Utöver distribution av fakturor via fördefinierade finans-system finns också möjlighet att mappa en faktura (i formatet XML) till andra finanssystem. Andra finanssystem som används för fakturadistribution på detta sätt är SAP, Oracle och Microsoft Dynamics. |
|---|---|
| Distributionssätt | Distributionssätt beskriver hur fakturan ska ske distribueras. För systemen Fortnox och Inexchange så sätts dessa inställningar i respektive system. Exempel på distributionssätt är e-post, print eller i samband med leverans, från lagret. |
| Format | Definierar möjliga format fakturan kan ha. För systemen Fortnox och Inexhnage så sätts dessa inställningar där. Exempel på format är PDF och Svefaktura. |
| Typ av granskning | Här kan man välja om fakturor ska granskas eller ej som standard. Väljer man 'Granska', har man möjlighet att ändra fakturaunderlaget innan den skickas till kund. Det kommer även en notis upp under fältet "Granskning krävs" i fakturalistan som en markering att denna faktura måste granskas innan den skickas till kund. Vill man inte att fakturor ska granskas som standard så väljer man 'Ingen granskning'. Kreditfaktura från returorder blir alltid satt för granskning oavsett inställningar. |
Fakturainställningar på kundnivå
Om faktureringsinställningar har satts på en kund så gäller dessa istället för klientens standardinställningar. På så vis skapas en flexibel och enkel struktur för att sätta faktureringsinställningar som passar alla kunder.
Fakturainställning på kund finner man i Extend Backend genom 'Kund' i huvudmenyn > 'Välj kund' > 'Faktureringsinställningar'
Under faktureringsinställningar på kund finns det 3 olika faktureringsmodeller att välja på. Här kan du läsa mer om dessa.
Val av faktureringsmodell
Det finns tre faktureringsmodeller att välja. Löpande fakturering, Samlingsfaktura och samlingsfaktura annan kund.
Löpande fakturering
Löpande fakturering menas med att för varje order som läggs så skapas en faktura. En faktura kommer då skapas även om betalningssätt inte är faktura. Är betalningssätt sådant att beställningen är förbetald så kommer fakturas komma ut som betald. Sätts inget annan inställning gällande fakturering på kund gäller löpande fakturering som default.
Samlingsfakturering
Betyder att flera leveranser samlas ihop och faktureras tillsammans. Kunden faktureras med bestämt intervall enligt alternativ:
Dagligen | Alla leveranser under dagen samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt. |
|---|---|
Veckovis | Alla leveranser under veckan samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt. |
Varannan vecka | Alla leveranser under två veckor samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt. |
Månadsvis | Alla leveranser under månaden samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt. |
Explicita dagar i månaden | Leveranser samlas ihop och faktureras på specifikt angivna dagar i månaden. Explicita dagar i månaden anges i lista av datum, exempelvis 5, 15, 25. Då kommer kund faktureras den 5:e, 15:e samt den 25:e varje månad. |
Vid samlingsfaktura måste man ange ett startdatum från när samlingsfakturorna skall börja gälla samt tidpunkt då fakturan skall skapas. Sätter man villkoret dagligen och tidpunkt 18:00 så kommer det att skapas en faktura 18:00 varje dag innehållande alla leveranser som inte är fakturerade vid 18:00
Anger man att en faktura alltid skall skapas sista dagen i månaden så skapas denna faktura utöver redan angivna dagar. Har man då exempelvis angett explicita dagar 5, 15, 25 och det är augusti månad så skapas en faktura även den 31 augusti.
Samlingsfaktura - Annan kund
Här kan man fylla i om Samlingsfakturor ska betalas av annan kund. Fyll då in betalande kundnummer. Som standard faktureras kund när ordern blivit plockad och avslutad i systemet. Vill man att kund skall faktureras först efter önskat leveransdatum har passerat kan man ange detta här genom att bocka i rutan under rullisten för fakturamodell.
Samlingsfaktura - annan kund används när ett företag där respektive avdelning/dotterbolag är en egen kund men att faktureringen ska ske med ett gemensamt kund-nummer.
Fakturadistribution med Fortnox och Fortnox Finans:
- Som nämnts ovan kan Fortnox och Fortnox Finans användas som system för distribution av fakturan. För att använda sig av dessa tjänster så behöver dom aktiveras genom att kontakta Extends support. Mer information om dessa tjänster hittar du här.
| På denna sida: |
|---|
| Instruktioner & Handledning: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt instruktioner |
| Relaterade uppslag: |
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt uppslag |