Automatisk matchning mellan inköp i XTND Backend och Leverantörsfaktura i Fortnox

Denna sida förklarar hur en automatisk matchning görs mellan en inköpsorder i XTND Backend mot en leverantörsfaktura i Fortnox och vad fördelarna med detta är. Vid användning av Fortnox som finanssystem så finns möjligheten till automatisk matchning mellan inköp i XTND Backend och leverantörsfakturan i Fortnox.

En automatisk matchning görs mellan en inköpsorder i XTND Backend mot en Leverantörsfaktura. 'Skapa inköp' är en underrubrik av 'Lager' i  huvudmenyn där man kan 'Skapa inköp' till lager.

Ett inköp är när man köper in en produkt från en leverantör för egen inlagring, på eget lager. När man skapar ett inköp så skapas en inköpsorder som aviserar att ett köp skall inlagras på ett specifikt lager. På så sätt är lagret medvetet om vad som är på väg in, vilket medför bättre spårbarhet, uppföljning och planeringsmöjligheter. 

När ett inköp skapas i XTND Backend så skapas en inköpsorder. Här nedan visas ett exempel på en inköpsorder.

Ett unikt inköpsordernummer skapas i XTND Backend vid ett inköp som du kan hitta högst upp i högra hörnet på inköpsordern. Detta inköpsordernummer används som ett inköpsordernummer vid matchning av leverantörsfakturan i Fortnox. Utöver inköpsordernumret så används även det totala beloppet på inköpet när en matchning görs mot leverantörsfakturan i Fortnox.

Efter att ett inköp har gjorts, skickar leverantören en leverantörsfaktura som antingen läggs in manuellt i Fortnox (finns under 'Leverantörsfaktura' i huvudmenyn i Fortnox) eller så skapas den automatiskt via Fortnox tjänst "fakturatolkning". Efter att fakturan är skapad kommer XTND Backend att försöka matcha fakturan mot inköp genom att använda värdet i fälten ”Total” samt inköpsordernumret i fältet “Vår referens”. 

Vid matchning av inköp i XTND Backend mot leverantörsfakturor i Fortnox behövs en toleransnivå sättas. Toleransnivån beskriver exakt hur beloppet behöver vara mellan inköpsorder och leverantörsfaktura för att en matchning ska kunna ske.

Toleransnivån sätts i procent, där 100% är en exakt matchning på beloppet. Avvikelsen kan både vara positiv och negativ. Anledningen till att en matchning inte sker kan antingen bero på att inköpsordern eller leverantörsfakturan indikerar att en manuell handpåläggning krävs. Ett exempel på en avvikelse kan vara att pris på inköpet avviker från leverantörsfakturan på grund av en rabattmiss från leverantören. 

Här kommer två exempel på hur toleransnivån fungerar vid ett matchningsförsök.

Exempel 1:

• Toleransnivå:95%
• Totalbelopp Inköpsorder: 1000kr
• Totalbelopp Leverantörsfaktura: 960kr 
• Utfall: Match (Diff mellan Inköpsorder och Leverantörsfaktura är inom toleransnivån på 95%).

Exempel 2:

• Toleransnivå:95%
• Totalbelopp Inköpsorder: 1000kr
• Totalbelopp Leverantörsfaktura: 940kr
• Utfall: Ingen match (Diff mellan Inköpsorder och Leverantörsfaktura är inte inom toleransnivån på 95%).

När XTND Backend gör ett matchningsförsök utifrån inköpsordernumret men, med ett totalbelopp som ligger utanför den satta toleransnivån så kommer integrationen mellan XTND Backend och Fortnox att spara en kommentar på leverantörsfakturan i Fortnox. Exempel på hur detta ser ut visas på bilden nedan.

När beloppet sedan ändras (antingen i Fortnox eller i XTND Backend) till ett totalbelopp som ligger inom toleransnivån så kommer integrationen att lägga till en ny kommentar att en leverantörsfaktura i Fortnox har matchats mot en inleverans i XTND Backend.

Vid en matchning mellan en inköpsorder och en leverantörsfaktura så kopplas inköpsordern från XTND Backend till den matchande leverantörsfakturan i Fortnox. Denna hittar du under huvudmenyn i Fortnox samt 'Leverantörsfaktura'. På leverantörsfakturan i Fortnox hittar du inköpsordern under den orangea pilen till “Kopplade bilder”.

På så vis kan man se vem som har skapat inköpet, när det gjordes, vilka produkter som köptes in, samt till vilket pris.

Översikt i Fortnox av matchade leverantörsfakturor

I Fortnox kan man snabbt få en överblick över dom leverantörsfakturor som har en inköpsordernummer till XTND Backend genom att gå till leverantörsfakturor i huvudmenyn och klicka på utökad sökning. Man skriver in RP i fältet för “Vår referens” och klickar 'Sök'. Då får man en översiktlig lista av alla leverantörsfakturor med inköpsordernummer samt kan man se vilka som har en bild kopplad.

För att hitta matchningsrelaterad information i XTND Backend kring ett inköp som så går man till 'Lager' i huvudmenyn och väljer “Sök inlagring”. 

Där kan man då välja att filtrera sökningen dels genom att välja en av de tre olika flikarna "Sök inköpsordern", "Sök flytt mellan lager och inleverans", "Sök returorder" under dessa flikar kan man även fylla i de olika rutorna för att filtrera ännu mer. Därefter klickar man på 'Sök'. För att se själva inköpsordern klickar man på inköpsnumret längst till vänster på det önskade inköpet. För att sedan ändra eller uppdatera inlagring/inköp klickar man på pennan till höger på inköpsordern.

Följande sker på en inköpsorder vid en matchning på ett inköp mot en leverantörsfaktura:

1. Under interna anteckningar sparas information om huruvida en lyckad matchning har skett eller ej
2. En grön lampa tänds på inköpsraden (som annars är grå)
3. Leverantörens fakturanummer sparas i fältet External match

Översikt i XTND Backend på inkomna inköp där leverantörsfaktura ej har skapats

I XTND Backend kan man sedan enkelt skapa en rapport på de inköp du har gjort där ännu ingen leverantörsfaktura har skapats i Fortnox. Rapporten i XTND Backend hittar du under 'Rapporter'. 

Om man aktiverar det som heter heter "Attest via attestflöde" så kommer Fortnox att låsa fakturan för editering från Extend.

Leverantörsfakturan kommer att var låst tills att den är attesterad via denna funktion. Extends uppdatering av faktura kommer att uppdatera fakturan när den är "släppt" från Fortnox.

Om man använder denna attestmetod.

Så låser inte Fortnox leverantörsfakturan någon gång.

• Kontroll – Säkerställer att du blir fakturerad korrekt utifrån vad du har beställt.
• Överblick – Du får enkelt en totalbild över vad som stämmer och vilka leverantörsfakturor som behöver uppföljning.
• Spara tid och minska onödig administration - matchning sker automatiskt vilket spara både tid och resuser.
• relevant information på ett och samma ställe – Du slipper leta efter vilket inköp som skapade Använder du attesträtt i Fortnox blir det betydligt mycket enklare att godkänna leverantörsfakturor