Page Comparison

Fakturor kan skapas automatiskt av systemet eller manuellt av en användare. Vanligtvis skapas fakturor automatiskt av systemet utifrån en order eller en returorder. Under 'Skapa kundfaktura' i Ekonomimenyn finns dock möjligheten att skapa upp manuella fakturor fristående från orderbokningen. Detta betyder att dessa manuella fakturor ej kopplas till en order så som automatiskt genererade fakturor gör. Man kan manuellt skapa både debit- och kreditfakturor.

Systemet automatiskt genererar upp fakturor som skapas utifrån en order eller en returorder och är generellt så som fakturor skapas. Man kan även skapa upp manuella fakturor vid behov. Dessa manuella fakturor är dock ej kopplade till en order eller en returorder då dessa fakturor genereras automatiskt av systemet. 

Faktura Order

Fakturor genererade utifrån en order genereras när systemet har fått konfirmation från lagret att ordern har plockats och skickats. När detta sker sätter systemet orderrraderna till 'Levererad' och ordern avslutas. Fakturan genereras sedan upp.

Faktura Returer

Fakturor genererade utfriån en returorder genereras när systemet fått konfirmation från lagret att returordern har mottagits. När detta sker så genererar systemet upp en kreditfaktura i de fall då detta har angetts på returordern när den skapades. För att en kreditfaktura skall skapas upp behövs alltså detta anges när returorden skapas i Extend, annars kommer en kreditfaktura inte att skapas.

Faktura Manuellt

Fakturor skapade manuellt genereras när man bekräftat att kundfakturan skall skapas. När fakturan har bekräftas får den ett fakturanummer/verifikationsnummer och man kan med hjälp av detta nummer hitta fakturan i fakturalistan.

Samtliga fakturor, skapade manuellt eller automitiskt genererad av systemet, kan alltid hittas i fakturalistan där samtliga fakturor samlas och hanteras efter skapandet. 

Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt av systemet.

Systemet kommer generera upp en order debit faktura när orderraderna ordern inkluderar har blivit plockade på lagret. När systemet fått konfirmation från lagersystemet att ordern har blivit plockad får dess orderrader status 'Levererad' och ordern får status avslutad. Fakturan genereras upp och man finner denna under Fakturalistan i Ekonomimenyn. Plockas en order i flera omgångar, som till exempel vid delleveranser, så kommer flera fakturor att genereras upp.

Vid direktleverans så genereras fakturan upp när leveransen har blivit bekräftad från leverantör.

Artiklar som inte är fysiska (tjänster, frakt, avgifter etc.) kommer att faktureras samtidigt som den första fysiska produkten av en order faktureras.

Exempel Delleverans

En order innehåller tre stycken produkter som skall plockas på lager samt en expeditionsavgift. Ordern dellevereras till kund och två av tre produkter skickas i den första levereransen. Då kommer dessa två produkter inkl. expeditionsavgiften att faktureras. När sista produkten levereras kommer den att faktureras på en egen faktura.

För varje kund kan man ange inställningar som avser när och hur automatiskt generade fakturor skall ske på specifik kund. Detta avser löpande fakturering samt samlingsfaktura.

Fakturor som skapas utifrån en returorder genereras automatiskt om man i returorderbokningen anger att en kreditfaktura skall skapas.

Om man väljer att kreditera ordern vid returorderbokningen så innebär det att en kreditfaktura automatiskt genereras när lagret har kvitterat mottagandet av returen. När lagret mottagit returen skickas denna information till systemet som gå genererar upp kreditfakturan, om detta har angetts på returordern. När fakturan har skapats kan man hitta denna i fakturalistan.

Viktigt att poängtera är att en kreditfaktura kommer inte skapas upp om detta inte angett på returordern. Detta görs vid skapandet av returordern när man fyller i ytterligare orderinformation. 

För en returorder som skapas utifrån en känd order så är detta i steg 2 av returorderbokningen.

För en returorder som skapas utifrån en okänd order så görs detta i steg 1 av returorderbokningen.

Vyn där detta anges ser likadan ut oavsett om det är en känd eller okänd order.

Manuella fakturor skapas i Ekonomimenyn under 'Skapa kundfaktura'.

Dessa manuella fakturor är fristående från, och ej kopplade till, orderbokningen. Man kan manuellt skapa både debit- och kreditfakturor.

Manuella fakturor borde bör endast användas vid behov när automatiskt genererade fakturor är otillräckliga.

Skapande av manuell faktura

När man skapar upp en manuell faktura behöver man först ange vilken kund fakturan skall skapas för. 

Dessa typer av fakturor skapas manuellt vilket betyder att man måste ange till vem och vad fakturan skall innehålla vid skapande av fakturan. Detta görs genom att söka upp den kund fakturan skall läggas mot samt söka upp och lägga till de produkter som skall ingå i fakturan. Man anger sedan om fakturan är av typen debit eller kredit samt ange andra uppgifter, så som fakturaadressManuella fakturor kan aldrig vara en del av någon samlingsfaktura även om kund har detta inställt då manuella fakturor är fristående från orderbokningen.

När man skapar en manuella faktura så görs detta i 5 steg:

1. Sök upp och välj den kund fakturan skall skapas för
2. Sök upp och lägg till de produkter som fakturan skall inkludera
3. Ange fakturainformation och fakturainställningar
4. Förhandsgranska fakturan
5. Bekräfta och skapa fakturan

I steg 1 av skapande av en kundfaktura så väljer man vilken kund man ska skapa fakturan för.

I steg 2 så anger man vilka produkter som fakturan skall inkludera. Dessa får du söka upp och lägga till en och en genom den automatiserade sökningen.

I steg 3 beskriver man hur fakturan skall se ut och vad för typ av egenskaper och inställningar denna ska ha. Här är det viktigt att det blir rätt:

• Fakturatyp: debit eller kredit
• Fakturadatum & Förfallodag
• Distributionssystem som skall distribuera fakturan till kund
• Distributionssätt: print eller e-post
• Distributionsformat så fakturan genereras i rätt format: PDF eller svefaktura
• Om fakturan behövs granskas innan den skickas iväg eller ej
• Faktureringsadressen tagen från kundkortet är korrekt

I steg 4 förhandsgranskar man fakturan för att se till att allt blev korrekt. I steg 5 kommer fakturan att skapas och fakturan kommer att få ett fakturanummer/verifikationsnummer. Detta kan du sedan använda för att söka upp fakturan i fakturalistan för vidare åtgärder.

Från fakturalistan kan du sedan ta ut fakturan i PDF format och sätta fakturan till skickad. Har du använd e-post som distributionssätt kommer fakturan skickas iväg när fakturan har skapats.