Skapa Offert

Skapa en offert utgör 4 steg:

1. Sök och välj önskad kund att skapa en offert till
2. Sök och lägg till de produkter som skall ingå i offerten
3. Ange offertinformation
4. Förhandsgranska & bekräfta

För att sedan administrera en offerts och skapa order, se instruktionens sista punkt.

För att skapa en ny offert, gå till 'Skapa offert' i menyn 'Försäljning'.

Välj först vilken kund du vill skapa offerten till genom att använda sökfunktionen. Klicka sedan på 'Välj' för önskad kund i listan.

När vi har valt kund som vi ska skapa en offert till behöver vi lägga till de produkter som skall ingå i offerten.

Sök upp produkter med hjälp av sökfunktionen. Här söker vi exempelvis produkten 'bläckpenna':

För respektive produkt, ange antal och klicka på kundvagnsikonen för att lägga till produkten till offerten. Om du har behörighet kan du även justera pris.

Produkten läggs då till i listan för vad som skall ingå i offerten nedan:

Gör om processen tills samtliga produkter som skall ingå i offerten är tillagda i listan.

När du är klar, gå vidare till nästa steg genom att klicka på 'Nästa' uppe i högra hörnet.

I detta steg skall vi se över så att all kund- och offertinformation stämmer. 

Se först till att det är korrekt orderreferens samt leveransadress. Leveransadressen är som standard samma adress som fakturadress.

Under 'Order', ange önskat leveransdatum för ordern, om godkänd.

Under 'Utleverans', ange leveranssätt för ordern om godkänd.

Skall den potentiella ordern vara fraktfri, kryssa för 'fraktfri'.

Kryssa för 'direktleverans' om den potentiella ordern skall skickas direkt från leverantör, och därav inte gå igenom lagret.

Tillåts delleverans av ordern så kryssa för 'delleverans'. Delleverans innebär att ordern, om godkänd, kan skickas i delar om saldot på vissa varor är otillräckliga. När saldot är otillräckligt inväntas påfyllning och skickas när varan åter finns på lagret.

Skall ordernbekräftelse skickas som e-post, ange e-postadressen som detta skall skickas till.

Ange offertens giltighetsdatum genom att klicka på fältet och välja datum i kalendern. Offerten måste godkännas innan detta datum för att offerten skall gälla.

Se över eventuella andra uppgifter.

När du är klar, gå vidare till nästa steg genom att klicka på 'Nästa' uppe i högra hörnet.

I detta sista steg, förhandsgranska offerten och se att allt stämmer.

När du är klar, klicka på 'Bekräfta' uppe i högra hörnet.

Offerten är nu skapad och du får en offertbekräftelse.

Offerten har nu fått ett offertnummer. Man kan nu följa upp offerten genom att söka på den under 'Sök offert' i menyn 'Försäljning'.

Genom att ändra status på en offert i systemet kan du synliggöra att en offert exempelvis blivit accepterad eller avvisad av kund.

För att ändra offertens status i systemet, gå till 'Sök offert' i menyn 'Försäljning'.

Sök upp offerten med hjälp av sökfunktionen.

För att ändra statusen på offerten, klicka på offertens 'Offertstatus'.

I en lista visas nu samtliga offertstatusar:

Välj önskad status i listan. Klicka sedan på 'Spara'.

Skall offerten godkännas, välj status 'Accepterad'. Är offerten accepterad så kan man direkt skapa en order för offerten genom att klicka på 'Skapa order'.

Du skickas då vidare till orderbokningen där du kan slutfölja ordern.