Innan vi börjar
Denna instruktion är generaliserad för att passa alla och kan avvika från kundspecifika arbetssätt.
Att skapa en order sker i 4 steg:
- Sök upp kund som ordern skall läggas mot.
- Lägg till de produkter som ordern ska innehålla genom att ange produkternas produktnummer. Därefter kan du justera antal, pris och eventuell rabatt.
- Se över kundens uppgifter och ange den orderinformation som du anser lämplig.
- Validera ordern och bekräfta.
- Du kan också välja om du vill spara din order som ett utkast, med eller utan saldo allokering.
Se även /wiki/spaces/KB/pages/4494764för mer detaljerade definitioner och begrepp.
Gå till 'Orderbokning' under huvudmenyn 'Order'
För att skapa en ny order, gå till 'Order' i huvudmenyn och klicka på 'Orderbokning'.
1. Sök upp och välj kund
Sök upp den kund som ordern skall läggas mot med hjälp av sökfunktionen. Du kan filtrera genom att fylla i kundnummer eller kundnamn etc.
När du hittat kunden trycker du på den.
2. Välj produkter
När du valt den kund du ska lägga ordern mot, ska du nu lägga till de produkter som ordern ska innehålla.
Produktsökning
Börja med att klicka på knappen 'Lägg till produkter' för att få fram alla filter.
I produktsökningen finner man flertalet sökfilter. Här har man möjlighet att filtrera på t.ex. lager, produktkategorier, egenskaper, min./max. pris och min. saldo på produkt. Efter filtreringen ser du produkterna som matchar dina önskemål. Här väljer man den/de produkter ordern ska innehålla genom att klicka på +. Då läggs de produkter man valt under 'Order' nedanför. Glöm inte att ange antalet som ska beställas av produkten.
När produkterna ligger under 'Order' kan man ändra produktens standardpris om så önskas, genom att klicka på priset.
När man klickat på pennan på produkten som lagts till på order så kan du redigera orderraden. Där har du möjlighet att justera kontering / klassificering och anteckningar / märken. Om du ändrar något är det viktigt att du trycker på spara annars uppdateras inte den förändring du gjort.
3. Kund- och Orderinformation
I detta steg behöver du se över kundinformation och ange viss orderinformation. Nedan följer de viktigaste delarna att se över innan du validerar ordern.
Leverans- och faktureringsadress
Se över kundinformationen så som leveransadressen, och faktureringsadress så att allt stämmer. Som standard är leveransadressen densamma som faktureringsadressen. Har man satt upp alternativa leveransadresser på kund så kan man välja dessa genom att klicka på 'Välj adress' överst i rutan för "Leveransadress".
Ange ordertyp och önskat leveransdatum för ordern.
Vanligaste typen av order är 'Normal order' som tar hänsyn till ledtids beräkningar, orderstopptider, ordersläpptider, saldo och försörjningssätt.
En 'Expressorder' eller 'Snabborder' tar inte hänsyn till reservationsregler utan flyttas automatiskt först i kön och skickas direkt till lager för plock.
Alla ordrar tar dock hänsyn till saldo, för att en orderrad ska kunna reserveras så måste det finnas disponibelt saldo på produkten.
För samtliga definitioner av ordertyper, gå över till /wiki/spaces/KB/pages/4494764.
Orderhantering
Här fyller man i eller väljer:
- Om det finns ett Pallregistreringsnummer.
- Leveranssätt för ordern.
- Om man skapar en kompletteringsorder t.ex. så klickar man i rutan för Levereras med nästa beställning. Då kommer ordern inväntas och skickas tillsammans med nästa order som skapas för denna kund.
- Om ordern skall vara Fraktfri eller ej genom att klicka i eller ur rutan.
- Om ordern ska direktlevereras eller ej. Direktleverans är en order som går direkt från leverantör till kund, och går därmed ej via lagret.
- Om ordern skall Tillåta delleverans eller ej. Tillåter man delleverans skickas de produkter som redan finns i lager först och sedan resterande produkter som ej har saldo skapas det en restorder på. Hur restordern hanteras beror på vilken restorderinställning som finns angiven på kund, alternativt generellt för systemet.
- Om ordern ska faktureras när den avslutas genom att bocka i rutan för Fakturera vid avslutad order. Normalt faktureras en order när ordern blivit skickad. Väljer man att klicka i denna ruta så faktureras ordern inte förrän den fått status avslutad.
Finns inte rätt leveranssätt i listan? Listan visar endast de leveranssätt som ordern kan skickas med. Detta regleras av de restriktioner som har satts på skapade fraktprislistor. Överse dina fraktprislistor och se till att det finns en som matchar din kund var det gäller: kundtyp, region, valuta och fraktavtal. Stämmer dessa överrens med kunden, kolla så att önskad fraktprislista inte överstiger fraktprislistans viktgräns.
Kontaktuppgifter till kund
Om ni skickar faktura, orderbekräftelse eller leveansavisering via e-post, ange dessa här. Här visas de uppgifter som finns registrerade på kunden, men kan ändras specifikt för ordern.
Aviseringsnummer är det mobilnummer som transportörer kontaktar för avisering. Här visas också det aviseringsnummer som är angivet på kunden som standard.
Betalningssätt och villkor
Välj betalsätt och betalningsvillkor. Som standard visas det som angetts på kunden.
De betalningssätt som visas i listan är kopplade till det leveranssätt man valt. Man måste därför ha valt ett leveranssätt innan betalningsalternativet kan visas.
Normalt skapas en faktura när order har plockats och avslutats, väljer man manuellt betalsätt: 'Förskottsbetalning' så skapas en faktura som vanligt när ordern är plockad men den blir då angiven som förskottsbetalad.
Incoterms är de avtal som är mellan er och kund vad det gäller transport. Som standard visas här det avtal ni angett på kunden under deras Logisitikinställningar.
Information till transportör
I denna ruta anger man viktig information till transportören som orderreferens, godsmärkning, portkod och hanteringsmärkning.
Orderreferens* | Här anges namnet på den person som är referens för ordern. Detta fält är en obligatoriskt information annars går inte ordern att bekräfta. Denna referens kommer på order och faktura att anges som "Er referens". |
Godsmärkning | I fältet för godsmärkning kan man ange om t.ex. godset ska placeras på ett specifikt ställe när det levereras. |
Portkod | Här anges, om det behövs, portkoden för att transportören ska kunna gå in och lämna av godset (max 10st tecken). |
Hanteringsmärkning | Här har man möjlighet att märka ordern om det t.ex. måste hanteras på ett visst sätt. |
När samtliga uppgifter är granskade och/eller inlagda, går man vidare till Steg 4 genom att klicka 'Nästa' uppe till höger.
Om man skulle behöva avvakta orderbokningen eller skapa en större order som tar lite tid att skapa så kan man enkelt spara ordern genom att klicka på den gröna knappen "Spara som utkast". Den knappen finns tillgänglig i steg 2 och 3 i orderbokningen.
När man då nästa gång går till 'Skapa order ny' kommer en fråga upp om man vill använda befintlig order, skapa en ny eller ta bort utkast.
4. Förhandsgranska
I sista steget ser man en förhandsgranskning på hela ordern. Här stämmer man av att alla uppgifter, information, produkter med priser och antal stämmer innan man bekräftar och skickar iväg ordern.
När man sett över samtliga uppgifter, klickar man på 'Bekräfta' uppe i högra hörnet för att skapa ordern.
Om man skulle behöva avvakta orderbokningen kan man enkelt göra det genom att skapa ett utkast.
Utkast
Du kan spara en order som ett utkast, med eller utan allokerat saldo. Detta väljer man i sista steget i orderbokningen (steg 4) genom att klicka på "Utkast" eller "Utkast med saldo". Ordern får ett ordernummer och kan hittas i orderlistan som andra ordrar. Men alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras.
Andra kollegor kan se utkasten i orderlistan och fortsätta arbeta med dem. Man kan spara hur många utkast som helst.
För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. Detta gör man genom att klicka på pennan, stega igenom orderbokningen och klicka på "Aktivera utkast". När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund.
Vill man överse orderns vikt kan man se vikten under fliken 'Transport'.
Ordern har nu skapats. Man kan se att ordern framgångsrikt har skapats genom att ordern nu har fått ett ordernummer.
Man kan sedan söka upp ordern för att följa upp på orderns orderstatus genom att gå till 'Order' i huvudmenyn och välja 'Sök Order' och söka på ordernumret.
Vill man skapa en till order efter detta klickar man på 'Återgå till orderbokningen' uppe till höger i orderbekräftelsen.
| På denna sida: |
|---|
| Uppslagsverk |
Filter by labelThere are no items with the selected labels at this time. |
| Relaterade instruktioner |
Filter by labelThere are no items with the selected labels at this time.
|