Shopbox

Detta dokument beskriver hur integrationen med POS (point of sale, eller kassasystemet) Shopbox fungerar.

Det finns ett par beslut / inställningar som måste göras för att en integration skall fungera, dessa beskrivs även med vilka alternativ som finns. 

Det är Shopbox som hämtar och lämnar information hos Extend. Extend är den passiva parten i denna integration.

Syftet med integrationen är.

• Försäljningen i butik, som registreras i Shopbox skall synkas med Extend. Med detta menas att alla transaktioner (kassakvitton) blir registrerade som enskilda orders i Extend. Syftet med detta är två, dels att i realtid kunna följa lagersaldot i butiken, samt att kunna få en ekonomsikt kontering / uppföljning på varje transaktion via Extend till bokföringssystemet
• Synka artiklar. En artikel i Extend, som lagerläggs mot butikslagret. kommer att etableras i POS systemet. Syftet med detta är att man inte skall behöva registrera nya artiklar i POS systmet, utan artikelnummer, namn, streckkod etc. bara behöver registreras i Extend.
• Generella priser. Vi synkar generella priser så att en förändring av ett pris, en kampanj, ett tillfälligt pris kan registreras i Extend och pushas ut till en eller flera POS system. Underhåll av priser kan ske centralt i Extend.
• Kända kunder, en kund som har ett kundnummer kan ange detta i butiken. POS systemet Shopbox kommer då att i realtid hämta just den kundens unika priser, samt info om kunden får handla mot faktura och till vilka belopp.
• Fakturakunder. Om kunden har godkänd kreditlimit för faktura köp, så kommer POS att hantera försäljningen i butik, men rapportera in försäljningen till Extend som kommer att hantera detta som ett fakturaköp, och skapa o distribuera fakturan enligt vanliga Extend rutiner.
• Returer. En retur in till butiken kommer att dels hanteras finansiellt som en kredit, både i POS och i Extend. Men även saldot av en retur kommer att hanteras automatiskt, med negativ cost of sold gods.

Följande saker måste du som varuägare ta beslut om. 

Kund som generella priser skall hämtas från

När POS frågar Extend om vilka generella priser som skall användas så frågar man efter priser med ett kundnummer som villkor. Priser i Extend byggs ihop per kund, baserat på många olika prislistor, rabattlistor, kampanjer etc. gör att varje dag så byggs en ny generell prisbild upp, som skall vara publik i butiken.  Så man behöver fastställa en kund (kundnummer) i Extend, från vilken POS skall hämta generella priser från. 

Lager som motsvarar respektive butik.

När POS skall rapportera in försäljning så behöver POS informera Extend om vilken butik som försäljningen skett på, detta motsvarar ett lager i Extend. Så för varje butik behövs ett motsvarande lager i Extend och identiteten på detta lager (shortname) behöver POS känna till.

Övriga förberedelser

Avvikelse på plock

När det sker en avvikelse på plocket, tex. att man skulle skicka 4 st men lagret kvitterade inte ut 4 st (0 – 3 st kvitterades) så kommer inte Ongoing att tala om vad som skall hända med resten. Detta är något som hanteras i Extend. 

I en sådan här situation så behövs en regelverk i Extend. Det finns 3 alternativ och varuägaren behöver ta beslut om vilket alternativ man vill använda. 

1. Extend automatiskt annullerar diffen.
   (obs detta gäller ju enbart på de rader som Extend skickat till Ongoing för plock, om Extend har delleverans på ordern och skickat iväg delar av ordern så kommer resterande rader att hanteras, denna annullering gäller ju bara de diffar som kommer från det som Ongoing INTE skickade såsom planerat)
2. Extend skapar en delleverans, med krav på manuellt beslut.
   Det som inte skickades hanteras som delleverans, men den raden får en status som är att manuellt beslut krävs. dvs den rest som blev kommer INTE att skickas för plock igen förrän någon har tagit manuellt beslut om detta. 
3. Extend skapar en delleverans, utan krav på manuellt beslut.
   Det som inte skickades hanteras som delleverans och när Extend ser att det finns saldo igen på produkten så kommer raden att skickas för plock. (dock kommer vanliga restorderprinciperna på kunden i Extend att gälla)
   
   

Returorder processen

Extend kan stödja två olika retur order processer i förhållande till Ongoing. Antingen är returerna aviserade till lagret, eller så tillåter man kunderna att returnera varor till lagret utan att det är aviserat. Det går inte att hantera dessa två olika processer parallellt. Varuägaren behöver ta ett beslut och meddela Extend vilken process man vill / kan stödja innan integrationen kan starta.  

Transporttjänster

När en order skickas från Extend till Lagret så kommer en kod att skickas med, denna kod identifierar transportsättet. Ni som varuägare behöver bestämma vilka transportsätt som kommer användas och meddela lagret vilka koder som respektive transportsätt kommer ha.

Ni kan hitta information om vilka koder som kommer användas från de generella inställningarna i Extend.

den kolumnen som heter Identifierare innehåller den kod som Ongoing lagret behöver känna till.

Om Lagret inte av någon anledning kan hantera dessa koder måste ni kontakta Extend kundtjänst för diskussion om det skall tillföras speciella transporttjänster.

Lagret i Extend (fråga till Varuägaren)

Extend hanterar normalt sett ett eller flera lager, Extend behöver veta vilket av era lager det är som skall kopplas ihop med ett fysiskt Ongoing lager. Om det är ett nytt lager, eller om det är ett existerande lager som flyttar / byter till ett Ongoing lager. Detta behöver Extend få information om innan integrationen kan starta. Om det är ett befintligt lager som byter till Ongoing så måste varuägaren säkerställa att INGA pågående eller öppna transaktioner finns på det lagret vid tidpunkt för aktivering. 

När en integration mellan ett ordersystem (Extend) och ett lagersystem (Ongoing) görs så finns det beteenden / funktioner i Lagersystemet som man INTE får göra/utföra. Om man gör det så kommer det att orsaka fel som behöver rättas.   

Aggregerat saldo

I Ongoing finns en möjlighet att aggregera saldot på en order. Tex. om en order kommer in med två rader, och det är samma produkt på bägge raderna. Rad 1 säger plocka 2 äpplen, och rad 2 säger plocka 4 äpplen. Då finns det en funktion i Ongoing som kan slå ihop detta till en rad där det står plocka 6 äpplen. Denna funktion FÅR INTE användas. Standard inställning i Ongoing är att denna funktion inte är aktiverad, men om det är gjort måste lagret stänga av funktionen. 

Kopiera en order.

Lagret får aldrig kopiera en order i Ongoing. 

Fältet beställt antal

Lagret får aldrig ändra fältet beställt antal. Det går att göra en inställning i Ongoing som inte tillåter detta. Vi rekommenderar att detta görs i Ongoing. Det är fältet plockat antal som lagret skall justera, inte beställt anta.

Byte av artikel

Det är ej tillåtet att byta artikel på ordern i Ongoing. Tekniskt är det möjligt att ändra artikelnummer på en order i Ongoing, men det får inte göras. 

Orderstatus

Sätt aldrig en order till klar / transportbokad innan plocket faktiskt skett. ( i Ongoing är det möjligt att göra en transportbokning och kvittera det innan man har kvitterat raderna) Om detta sker kommer Extend att tolka detta som att ordern är klar, transportbokad o skickad, men alla rader är 0 kvitterade.

Makulering av order.

Detta är mest för info, men om hela ordern makuleras makuleras i Ongoing, så kommer den att makuleras även i Extend. Detta kan användas om varuägaren säger att det är ok, men använd inte makulera funktionen om ni inte vet att varuägare accepterar att ordern blir makulerad även i Extend.  

Lagret som använder Ongoing måste ge Extend användaruppgifter till Ongoings API. 

Det finns en sida i Ongoing som beskriver detta, följ den och skicka uppgifterna till Extend

https://docs.ongoingwarehouse.com/Manuals/API-Access