Shopbox

Detta dokument beskriver hur integrationen med POS (point of sale, eller kassasystemet) Shopbox fungerar.

Det finns ett par beslut / inställningar som måste göras för att en integration skall fungera, dessa beskrivs även med vilka alternativ som finns. 

Det är Shopbox som hämtar och lämnar information hos Extend. Extend är den passiva parten i denna integration.

Syftet med integrationen är.

• Försäljningen

1. Produkter

Alla produkter som finns på det lager i Extend som är kopplat till Ongoing kommer att skapas upp av Extend i Ongoing. Det finns inget som hindrar att produkten redan är skapad i Ongoing. Men med denna process säkerställs att Extend inte kommer skicka ner transaktioner till Ongoing på produkter som inte finns. 
Produktnummer i Extend kommer att hanteras som "artikelnummer/article number" i Ongoing. 
(Det finns ex möjlighet att hantera Extends produktnummer såsom"Product code" i Ongoing, men det är inte standard och kräver anpassad mappning från Extend.) Nedan ex på produktdata som synkas till Ongoing. 

2. Förväntade inleveranser

Extend kommer att skicka ner alla förväntade inleveranser till lagret till Ongoing. Förväntade inleveranser är tex. gjorda inköp, flytt mellan lager, aviserade returer. 

När Ongoing har kvitterat mottagningen av inleveransen så kommer Extend att uppdatera den förväntade inleveransen i Extend med att den är mottagen. 

När det gäller returer så gäller detta för förväntade returer som är aviserade från Extend till Ongoing. Det finns en separat process för hur man hanterar oaviserade returer som kommer till lagret, den processen beskrivs nedan.

3. Orders

Alla orders som skall plockas och skickas från lagret kommer att skickas från Extend till Ongoing. (vanliga kundorders, men det kan även vara en flytt mellan lager order). Detta sker utifrån de normala reservations och plocktids beräkningar som sker i Extend. 

När ordern är klar i Ongoing så kommer ordern att uppdateras i Extend. (Här finns en del fördjupad beskrivning längre ner)

4. Saldo

Saldot på produkterna uppdateras kontinuerligt via ovan beskrivna processer. Men Extend gör även en kontroll saldo mot saldo mellan Extend och Ongoing. Detta dels för att det finns inga andra "transaktioner" från ongoing för saldojusteringar och dels för att säkerställa att alla transaktioner har hanterats. När Extend läser av ett saldo från Ongoing så kommer Extend att hantera det som det riktiga saldot. Skillnad mellan Extends saldo och Ongoings saldo kommer att hanteras såsom en saldojusterings transaktion i Extend. (Det finns således ingen skillnad på om en diff är pga en skrotning, svinn, internt skadat eller liknande. Alla diffar i saldo kommer hanteras såsom saldojustering)

5. Returorder

Returorder där returordern kommer till lagret oaviserat, och mottagning sker i Ongoing utan att det finns en avisering från Extend.  Extend kan stödja denna metod. Om det är aktiverat så kommer Extend att skapa returorders i Extend baserat på vad som är mottaget i Ongoing. Det går INTE ha en integration där man både kan hantera aviserade returer i Extend samt Oaviserade mottagningar i Ongoing. Här måste man bestämma vilken process man vill stödja som varuägare. 

Följande saker måste de som hanterar lagret OCH varuägaren ta beslut om innan integrationen kan aktiveras. 

Saldo synkningen.

Det finns två saldon som kan synkas mot Extend, vilket som skall användas beror på om varuägaren kommer att tillåta att fler system, eller om man tillåter manuella orders, får skicka orders till ongoing lagret eller om alla orders kommer att hanteras via Extend. Detta beslut måste fattas av varuägaren för det påverkar hur och när man bokför lagervärden och har uppföljning på vad som sker på lagret.

Extends projektledare eller Extends kundtjänst måste få information om detta innan integrationen kan aktiveras.  

Orderstatus

En order har olika status i Ongoing. För att göra det enkelt kan vi här säga att det finns två olika statusar som vi hanterar. En order kan vara Plockad eller så kan den vara Transportkvitterad. Extend kan hantera ordern som färdig på någon av dessa statusar. Standard är att Extend kommer att hantera ordern först när den är Transportkvitterad, detta för att då kommer vi även att kunna få transportinformation (sändningsnr etc. ) Så här behöver inget beslut tas såvida inte ordern skall hanteras redan vid status plockad. 

Avvikelse på plock

När det sker en avvikelse på plocket, tex. att man skulle skicka 4 st men lagret kvitterade inte ut 4 st (0 – 3 st kvitterades) så kommer inte Ongoing att tala om vad som skall hända med resten. Detta är något som hanteras i Extend. 

I en sådan här situation så behövs en regelverk i Extend. Det finns 3 alternativ och varuägaren behöver ta beslut om vilket alternativ man vill använda. 

1. Extend automatiskt annullerar diffen.
   (obs detta gäller ju enbart på de rader som Extend skickat till Ongoing för plock, om Extend har delleverans på ordern och skickat iväg delar av ordern så kommer resterande rader att hanteras, denna annullering gäller ju bara de diffar som kommer från det som Ongoing INTE skickade såsom planerat)
2. Extend skapar en delleverans, med krav på manuellt beslut.
   Det som inte skickades hanteras som delleverans, men den raden får en status som är att manuellt beslut krävs. dvs den rest som blev kommer INTE att skickas för plock igen förrän någon har tagit manuellt beslut om detta. 
3. Extend skapar en delleverans, utan krav på manuellt beslut.
   Det som inte skickades hanteras som delleverans och när Extend ser att det finns saldo igen på produkten så kommer raden att skickas för plock. (dock kommer vanliga restorderprinciperna på kunden i Extend att gälla)
   
   

Returorder processen

Extend kan stödja två olika retur order processer i förhållande till Ongoing. Antingen är returerna aviserade till lagret, eller så tillåter man kunderna att returnera varor till lagret utan att det är aviserat. Det går inte att hantera dessa två olika processer parallellt. Varuägaren behöver ta ett beslut och meddela Extend vilken process man vill / kan stödja innan integrationen kan starta.  

Transporttjänster

När en order skickas från Extend till Lagret så kommer en kod att skickas med, denna kod identifierar transportsättet. Ni som varuägare behöver bestämma vilka transportsätt som kommer användas och meddela lagret vilka koder som respektive transportsätt kommer ha.

Ni kan hitta information om vilka koder som kommer användas från de generella inställningarna i Extend.

den kolumnen som heter Identifierare innehåller den kod som Ongoing lagret behöver känna till.

Om Lagret inte av någon anledning kan hantera dessa koder måste ni kontakta Extend kundtjänst för diskussion om det skall tillföras speciella transporttjänster.

Lagret i Extend (fråga till Varuägaren)

Extend hanterar normalt sett ett eller flera lager, Extend behöver veta vilket av era lager det är som skall kopplas ihop med ett fysiskt Ongoing lager. Om det är ett nytt lager, eller om det är ett existerande lager som flyttar / byter till ett Ongoing lager. Detta behöver Extend få information om innan integrationen kan starta. Om det är ett befintligt lager som byter till Ongoing så måste varuägaren säkerställa att INGA pågående eller öppna transaktioner finns på det lagret vid tidpunkt för aktivering. 

När en integration mellan ett ordersystem (Extend) och ett lagersystem (Ongoing) görs så finns det beteenden / funktioner i Lagersystemet som man INTE får göra/utföra. Om man gör det så kommer det att orsaka fel som behöver rättas.   

Aggregerat saldo

I Ongoing finns en möjlighet att aggregera saldot på en order. Tex. om en order kommer in med två rader, och det är samma produkt på bägge raderna. Rad 1 säger plocka 2 äpplen, och rad 2 säger plocka 4 äpplen. Då finns det en funktion i Ongoing som kan slå ihop detta till en rad där det står plocka 6 äpplen. Denna funktion FÅR INTE användas. Standard inställning i Ongoing är att denna funktion inte är aktiverad, men om det är gjort måste lagret stänga av funktionen. 

Kopiera en order.

Lagret får aldrig kopiera en order i Ongoing. 

Fältet beställt antal

Lagret får aldrig ändra fältet beställt antal. Det går att göra en inställning i Ongoing som inte tillåter detta. Vi rekommenderar att detta görs i Ongoing. Det är fältet plockat antal som lagret skall justera, inte beställt anta.

Byte av artikel

Det är ej tillåtet att byta artikel på ordern i Ongoing. Tekniskt är det möjligt att ändra artikelnummer på en order i Ongoing, men det får inte göras. 

Orderstatus

Sätt aldrig en order till klar / transportbokad innan plocket faktiskt skett. ( i Ongoing är det möjligt att göra en transportbokning och kvittera det innan man har kvitterat raderna) Om detta sker kommer Extend att tolka detta som att ordern är klar, transportbokad o skickad, men alla rader är 0 kvitterade.

Makulering av order.

Detta är mest för info, men om hela ordern makuleras makuleras i Ongoing, så kommer den att makuleras även i Extend. Detta kan användas om varuägaren säger att det är ok, men använd inte makulera funktionen om ni inte vet att varuägare accepterar att ordern blir makulerad även i Extend.  

Lagret som använder Ongoing måste ge Extend användaruppgifter till Ongoings API. 

Det finns en sida i Ongoing som beskriver detta, följ den och skicka uppgifterna till Extend

https://docs.ongoingwarehouse.com/Manuals/API-Access