Här ges en generellt projektplan där du tydligt kan se vilka delmoment ett projekt innehåller. Detta ger en god översikt på var i projektet du befinner dig samt vem som ansvarar att leverera vad.
Din projektplan kan se annorlunda ut än vad som beskrivs nedan. Vi har tagit upp de allra vanligaste delmomenten som ett projekt innehåller för de system som vi erbjuder samt för de externa system som vi har de standardiserade API kopplingarna till.
Mörkblå: Delmoment som behövs slutföras innan vi kan gå vidare i nästa del av projektet.
Blå: Andra huvudsakliga delmoment i ett projekt
Grön: Vi går live med systemet för produktionsdrift.
Projektplan
| Delmoment | Vad | Hur | Ansvar |
|---|---|---|---|
| Uppstart | |||
| Möte | En projektledare har blivit tilldelad ert projekt och kommer nu ha ett initialt uppstartsmöte med er där ni kommer gå igenom en projektplan och dess delmoment. Det blir då från början tydligt hur projektet kommer se ut, när ni förväntar er vara klara med projektet och vad ni tillsammans kommer att behöva utgöra för att nå dit, i tid. Det skapar även en bättre förståelse för oss hur er organisation ser ut och vilka resurser vi kan rekommendera att vara aktiva projektdeltagare. Vid detta tillfället brukar vi även bjuda in er till de interaktiva utbildningarna samt att ta del av pre condition dokumenten. Projektadministrativt planerar vi för en veckoavstämning via Teams där vi går igenom vad som gjorts och vad som skall göras kommande vecka. En normal uppsättning tar ca 8-12 veckor, där den stora insatser ligger på dig som kund att jobba med masterdata gå igenom utbildningar, men vi hjälper dig så klart på vägen. | Extend | |
Pre-condition* | |||
| Genomgång | Genomgång av pre-condition dokument per modul. Med denna dokumentation så definierar man och gör olika val för hur systemen ska fungera och sättas upp. Här kommer ni och er projektledare gå igenom punkterna i vardera dokument och eventuella frågor kommer besvaras. | Extend | |
| Dokument till Extend* | Ni som kund ansvarar sedan för att göra dessa val och fylla i dokumenten på ett korrekt sätt och leverera detta till Extend. Det är en viktig milestone i projektet **Dokumenten är en förutsättning för att kunna gå vidare i projektet.** | Kund | |
Anpassningar/utveckling | |||
| Beskrivning | Anpassningar som finns definierade i beställningen av Extend kommer planeras i projektplanen och kan behöva beskrivas i mer detalj för att kunna utvecklas. | Kund | |
| Utveckling | Projektledaren kommer att planera in för en utvecklare att utföra dessa anpassningar. | Extend | |
| Masterdata* | |||
| Genomgång | Genomgång om vad masterdata är och systemets kopplingar. Ni kommer med er projektledare gå igenom vad vi kalla uppladdningsfiler som är mallar för att ladda upp er data i systemet. Här kommer ni behöva göra val av vad för typ av data ni vill ladda upp till systemet. Efter genomgången så kommer er projektledare att exportera ut dessa mallar och skicka dessa till er. | Extend | |
| Uppladdningsmallar* | Ni som kund ansvarar sedan att fylla i dessa uppladdningsmallar på ett korrekt sätt. Här kan ni ta hjälp av "Masterdata & Uppladdningsfiler" eller er projektledare. I guiden beskrivs hur mallarna fylls i inkluderande definitioner på mest förekommande fält med exempel. Vi har även dokumentation om hur data hanteras i Extend här. **Uppladdningsfilerna är en förutsättning för att kunna gå vidare i projektet.** | Kund | |
Testmiljö Extend Backend | |||
| Externa testmiljöer | Om en testmiljö skall sättas upp ihopkopplat med andra externa system så som ett externt lagersystem eller webbshop så ansvarar ni som kund att bistå med tillgång till dessa testmiljöer inkl. API nyckel. Detta finns normalt sett definierat i vårt uppdragsavtal om testmiljö skall sättas upp. | Kund | |
| Konfiguration & Uppsättning | Extend sätter därefter upp en testmiljö för Extend Backend och kopplar ihop denna med eventuella externa testmiljöer. | Extend | |
| Uppladdning | När ni som kund har fyllt i uppladdningsmallarna med er data så kommer Extend ladda upp den till er testmiljö där ni kan börja lära er hur man använder systemet. Den datan kommer även användas av Extend för att göra eventuella tester av systemet. | Extend | |
Förberedelse Extend Warehouse* | |||
Hårdvara genomgång | Extend går igenom vad för hårdvara du behöver för att använda lagersystemet. Detta inkluderar A4 skrivare, etikettskrivare, tablets och scanners. Se även våra rekommendationer här. **Att hårdvaran är på plats och att lagret är uppmarkerat är en förutsättning för att kunna gå vidre i projektet.** | Extend | |
| Uppsättning hårdvara & Uppmarkering lager* | Kund ansvarar för att köpa in hårdvara, sätta upp den, samt märka upp sitt lager med lagerplatser etc. | Kund | |
| Konsulthjälp | Extend kan bistå med expertis och rådgivning vid behov för optimal uppsättning av lager. | Extend | |
| Produktionsmiljöer | |||
| Externa produktionsmiljöer | Kund ansvarar för ett bistå med API nycklar och eventuell annan nödvändig information för respektive externt system som Extend Backend ska kopplas ihop med. | Kund | |
| Konfiguration & Uppsättning | Extend sätter upp produktionsmiljöer för de system som skall användas av kund baserat på den information kund bistått med i pre-condition dokumentationen. | Extend | |
| Uppladdning | Extend laddar upp din data till produktionsmiljön. | Extend | |
| Uppsättning finans | |||
| Genomgång av kontering | Extend går igenom kontering för bokföring, om detta skall användas av er som kund och ger förslag på en standard konteringsuppsättning. | Extend | |
| Beskrivning kontering | Kund beskriver hur konteringen ska sättas inklusive konton och regelverk. | Kund | |
| Uppsättning kontering | Extend sätter därefter upp konton och regelverk efter kundens beskrivning om detta inte görs själv av kund. | Extend | |
Utbildning Extend Backend* | |||
| Användare | Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extend Backend, inkl. e-postadresser, förnamn och efternamn. | Kund | |
| Tillgång till online utbildning | Projektledaren ger därefter tillgång till Extends online utbildning för Extend Backend som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats. | Extend | |
| Slutför Online utbildning* | Kund ansvarar för att deras användare slutför sin online utbildning i tid innan utbildning på plats. **Slutförd online utbildning är en förutsättning för att ni som kund ska få tillgång till Kundtjänst & Support** | Kund | |
| På plats | Extend och kund har gemensam utbildning på plats där vi går igenom hur systemet borde användas för just er. Detta är normalt en heldag hos er där vi fokuserar mycket på orderhantering, inköp samt fakturalistan. | Extend, Kund | |
Utbildning Extend Warehouse* | |||
| Användare | Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extend Warehouse, inkl. epostadresser, förnamn samt efternamn. | Kund | |
| Tillgång till online utbildning | Projektledaren ger därefter tillgång till Extends online utbildning för Extend Warehouse som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats. | Extend | |
| Slutför online utbildning* | Kund ansvarar för att deras användare slutför sin online utbildning i tid innan utbildning på plats. **Slutförd online utbildning är en förutsättning för att ni som kund ska få tillgång till Kundtjänst & Support** | Kund | |
| På plats | Extend och kund har gemensam utbildning på plats på lagret där vi går igenom hur man ska arbeta på lagret systemet. Vid en driftsättning är vi på plats och hjälper er för att kunna lösa ut eventuella problem som kan dyka upp- | Extend, Kund | |
| Utbildning Fortnox* | |||
| Användare | Kund bistår med en lista av användare som ska använda Extends ekonomiska funktioner samt Fortnox, inkl. epostadresser, förnamn samt efternamn. | Kund | |
| Tillgång till online utbildning | Projektledaren ger därefter tillgång till Extends online utbildning för Fortnox Integration som användarna behöver slutföra innan utbildning på plats. | Extend | |
| Slutför online utbildning* | Extend och kund har gemensam utbildning på plats där vi går igenom hur systemet är ihopkopplad med Fortnox och hur ni använder Extend om ni har Fortnox integrerat. Detta är normalt en en halvdag hos er där användare som ska använda systemets ekonomiska funktioner deltar. **Slutförd online utbildning är en förutsättning för att ni som kund ska få tillgång till Kundtjänst & Support** | Kund | |
| Övning | |||
| Innan go-live | Kund ansvarar för att användare övar efter utbildningen för att bli bättre på att använda systemet innan vi går live. | Kund | |
| Go-live | |||
| Go-live | Vi går tillsammans live med systemet och Extend kommer finnas där som support. | Kund, Extend | |
| Efter go-live | |||
| On-site support | Efter live så finns Extend nära till hands för support och handledning efter att ni har gått live med systemet. Den första eller de två första dagarna efter go-live sitter Extend på plats hos er som kund för att finnas till som on-site support. | Kund, Extend | |
| Hyper care | Efter dessa dagar som on-site support så finns implementationsteamet fortfarande nära till hands för handledning och svar på frågor medans ni som kund börjar bli bekväma att använda systemet i produktion. | Kund, Extend | |
| Överlämning* | |||
| Överlämning till Support* | Efter någon veckas tid efter go-live så kommer ni som kund att överlämnas till Extend Support och implementationsprojektet kommer att avslutas. Ni kommer få en genomgång av Extend Support om hur ni använder kundportalen och chatten för att få hjälp. Därefter kommer ni att kontakta Extend Support och implementationsprojektet avslutas. **Slutförd online utbildning är en förutsättning för att ni som kund ska få tillgång till Kundtjänst & Support** | Extend, Kund | |
| Projekt Avslutas |
| På denna sida: |
|---|
| Din resa till Extend: |