Skapa ny order

Att skapa en order sker i 4 steg:

1. Sök upp kund som ordern skall läggas mot.
2. Lägg till de produkter som ordern ska innehålla genom att ange produkternas produktnummer. Därefter kan du justera antal, pris och eventuell rabatt. 
3. Se över kundens uppgifter och ange den orderinformation som du anser lämplig.
4. Validera ordern och bekräfta.
   1. Du kan också välja om du vill spara din order som ett utkast, med eller utan saldo allokering.

För att skapa en ny order, gå till 'Order' i huvudmenyn och klicka på 'Orderbokning'.

 Sök upp den kund som ordern skall läggas mot med hjälp av sökfunktionen. Du kan filtrera genom att fylla i kundnummer eller kundnamn etc. 

När du hittat kunden trycker du på den. 

När du valt den kund du ska lägga ordern mot, ska du nu lägga till de produkter som ordern ska innehålla.

Produktsökning

Börja med att klicka på knappen 'Lägg till produkter' för att få fram alla filter.

I produktsökningen finner man flertalet sökfilter. Här har man möjlighet att filtrera på t.ex. lager, produktkategorier, egenskaper,  min./max. pris och min. saldo på produkt. Efter filtreringen ser du produkterna som matchar dina önskemål. Här väljer man den/de produkter ordern ska innehålla genom att klicka på +. Då läggs de produkter man valt under 'Order' nedanför. Glöm inte att ange antalet som ska beställas av produkten. 

När produkterna ligger under 'Order' kan man ändra produktens standardpris om så önskas, genom att klicka på priset.

När man klickat på pennan på produkten som lagts till på order så kan du redigera orderraden. Där har du möjlighet att justera kontering / klassificering och anteckningar / märken. Om du ändrar något är det viktigt att du trycker på spara annars uppdateras inte den förändring du gjort.

I detta steg behöver du se över kundinformation och ange viss orderinformation. Nedan följer de viktigaste delarna att se över innan du validerar ordern.

Leverans- och faktureringsadress

Se över kundinformationen, leveransadressen och faktureringsadress så att allt stämmer. Som standard är leveransadressen densamma som faktureringsadressen. Har du satt upp alternativa leveransadresser på kund så kan du välja dessa genom att klicka på 'Välj alt. leveransadress' längst ner. 

Ange önskat leveransdatum för ordern

Ange ordertyp

Vanligaste typen av order är 'Normal order' som tar hänsyn till ledtids beräkningar, orderstopptider, ordersläpptider, saldo och försörjningssätt.

En 'Expressorder' eller 'Snabborder' tar inte hänsyn till reservationsregler utan flyttas automatiskt först i kön och skickas direkt till lager för plock.

Alla ordrar tar dock hänsyn till saldo, för att en orderrad ska kunna reserveras så måste det finnas disponibelt saldo på produkten.

Orderhantering

• Välj typ av order i listan som visas bredvid Ordertyp. 
• Om du förändrar, adressen, mängden varor eller liknande kommer priset för frakten också ändras vilket du kan justera genom att trycka i Räkna om fraktpris. 
• Om man skapar en kompletteringsorder t.ex. så klickar man i rutan för Levereras med nästa beställning. Då kommer ordern inväntas och skickas tillsammans med nästa order som skapas för denna kund. 
• Om ordern skall vara Fraktfri eller ej genom att klicka i eller ur rutan.
• Om ordern skall Tillåta delleverans eller ej. Tillåter man delleverans skickas de produkter som redan finns i lager först och sedan resterande produkter som ej har saldo skapas det en restorder på. Hur restordern hanteras beror på vilken restorderinställning som finns angiven på kund, alternativt generellt för systemet. 
• Om ordern ska faktureras när den avslutas genom att bocka i rutan för Fakturera vid avslutad order. Normalt faktureras en order när ordern blivit skickad. Väljer man att klicka i denna ruta så faktureras ordern inte förrän den fått status avslutad. 
• Om orderna ska levereras vid dagar som avviker från standarddagarna för leverans klickar du i Bortse från fasta leveransdagar. 
• Gör om till service produkter och fakturera innebär att ordern flyttas till avslutad och förbereds för fakturering. 

Leveranssätt

Kontaktuppgifter till kund

Om ni skickar faktura, orderbekräftelse eller leveransavisering via e-post, ange dem här. Här visas de uppgifter som finns registrerade på kunden, men kan ändras specifikt för ordern.

Aviseringsnummer är det telefonnummer som transportörer kontaktar för avisering. Här visas också det aviseringsnummer som är angivet på kunden som standard. Dessutom kan du välja vilken säljare som ska ansvara för kundkontakten. 

Betalningssätt och villkor

Välj betalsätt, betalningsvillkor, incoterms och om eventuell förskottsbetalning är nödvändig. Som standard visas det som angetts på kunden.

Incoterms är de avtal som är mellan er och kund rörande transport. Som standard visas här det avtal ni angett på kunden under deras Logisitikinställningar.

Information till transportör

I detta område anges viktig information till transportören däribland orderreferens, godsmärkning, portkod, ordernummer och hanteringsmärkning.

När samtliga uppgifter är granskade och/eller inlagda klickar du på 'Bekräfta order'.

Om du skulle behöva avvakta orderbokningen eller skapa en större order som tar lite tid att skapa så kan du enkelt spara ordern genom att klicka på "Spara som utkast". 

När du då nästa gång går till 'Skapa order ny' kommer en fråga upp om du vill använda befintlig order, skapa en ny eller ta bort utkast.

När tryckt på "bekräfta order" möts du av nedanstående bilder. 

Här kan du välja att gå tillbaka till orderbokningen för att placera fler nya ordrar. Du kan se dina dokument, bifogade filer, affärshändelser, epostlogg och processlogg. I processloggen kan du följa orderns väg från skapad till bekräftad och de händelser som berört den. Epostloggen beskriver när e-poster som påverkat ordern är skicka och vilka dem är. 

Längst ner kan du också välja att redigera ordern om det skulle finnas ett behov av det. 

Ordern har nu skapats. Du kan se att ordern har skapats korrekt genom att dubbelkolla så att ordern har fått ett ordernummer. Du hittar orderbekräftelsen under dokument.