Image Added

Orderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via orderbokningen skapar du manuellt upp nya kundorders i systemet.

Översikt

Dokumentation

En order är en framställning av ett köp från en kund. När man skapar en order väljer man först vilken kund det är som lägger ordern. Därefter ser över kundinformation och orderinformation. Eventuellt gör man ändringar på ordern. Till sist lägger man till de produkter som kunden vill beställa. När man är färdig validerar man ordern. Den automatiska frakten beräknas och läggs till på ordern. Du kan därefter bekräfta ordern, eller spara den som utkast eller utkast med saldo.

Ordern skapas på en och samma sida, gå till “order” i huvudmenyn klicka på “orderbokning”.

1. Välj kund

   1. Om ordern ska levereras längre fram i tiden, glöm ej att ändra önskat leveransdatum

1. Se över kundinformation i den övre panelen

2. Se över orderinformation i den nedre panelen

3. Välj lager. Lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen

4. Välj leveranssätt

2. Validera ordern & bekräfta

   1. Skapa ordern, eller spara som ett utkast, med eller utan allokerat saldo, om ordern inte är redo att skapas ännu.Image Added
      

1. Välj kund

Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp. Du kan filtrera genom att fylla i kundnummer eller kundnamn etc.

Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter den har tillgång till att köpa och till vilka priser.

Image Added

Önskat leveransdatum

Ange sedan kundens önskade leveransdatum. Som standard sätts datumet till idag. Om kunden inte vill ha det levererat

längre fram i tiden, välj då ett annat datum.

Erbjudandekod

Har kunden tillgång till en erbjudandekod, ange den i fältet. Du kommer se ett resultat direkt på en grön bock eller ett rött kors beroende på om erbjudandekoden är giltig eller ej.

För se era aktiva kampanjer kan du klicka på knappen "Aktiva kampanjer" högst upp i högra hörnet för att hitta eventuella erbjudandekoder.

Image Added

2. Kundinformation

Image Added

Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för

ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält.

3. Orderinformation

Image Added

Under orderinformation finns viktiga inställningar för ordern. Ange de inställningar som ska gälla för ordern. Nedan beskrivs samtliga fält.

Levereras med nästa beställning

Klicka på knappen för att lägga till anteckningar. Här kan du lägga till:

• Fördefinierade anteckningar du skapat under Orderinställningar
• Nya anteckningar
• Leveransanvisning 1-4

Direktleverans

Direktleverans anges på ordern när man ska skicka ordern direkt från leverantör ut till kund. Detta betyder att en order med denna inställning kommer inte att gå via lagret för leverans ut till kund.

4. Lägg till produkter

Kunden kan endast beställa produkter från den prislista som den kund är kopplad till via sin tillhörande kundgrupp. Om kunden skall kunna beställa andra produkter behöver man antingen lägga till dessa produkter i prislistan eller koppla kundens kundgrupp till fler prislistor. När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra direkt i tabellen.

Lägg till direkt i tabellen

Om man vet vilka produkter man ska lägga till, klicka direkt i tabellen i första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.

Tabba

För att snabbt och smidigt lägga din order så kan du tabbat direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här.

• Sök upp produkten. Blädda med pilen ner till produkten du vill välja, klicka på tabb.
• Ändra eventuellt antal produkter, klicka på tabb.
• Sök upp nästa produkt, välj, klicka på tabb.

Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.

Använd produktsök för att lägga till

Vet du inte vad produkten heter, du vill filtrera på produker som har saldo, eller filtrera fram produkterna på annat sätt så klickar du på Produktsökning. Du får då upp ett fönster där du kan filtrera fram produkter du är intresserade av att lägga till.

Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över tillgång till att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris.

5. Välj leveranssätt

4. Lägg till produkter

Kunden kan endast beställa produkter från den prislista som den kund är kopplad till via sin tillhörande kundgrupp. Om kunden skall kunna beställa andra produkter behöver man antingen lägga till dessa produkter i prislistan eller koppla kundens kundgrupp till fler prislistor. När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra direkt i tabellen.

Välj lager

Välj först vilket lager att ordern ska läggas mot. Har du multilagerförsörjning så kan lager ändras medans du lägger ordern. Tänk bara på att ha rätt lager när du lägger produkterna.

Image Added

Lägg till direkt i tabellen

I tabellen kan du lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.

Därefter ändra antal eller andra celler direkt i tabellen. För att lägga till en ny produkt, gör samma sak fast på ny rad.

Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp.

Image Added

Tabba

För att snabbt och smidigt lägga din order så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här:

• Sök upp produkten. Blädda med pilen ner till produkten du vill välja, klicka på tabb.

• Ändra antal vid behov, klicka på tabb.

• Sök upp nästa produkt, välj med pil neråt, klicka på tabb.

• Upprepa tills hela ordern är lagd.

Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.

Image Added

Använd produktsök för att lägga till

Vet du inte vad produkten heter, du vill filtrera på produker som har saldo, eller filtrera fram produkterna på annat sätt så klickar du på Produktsökning. Du får då upp ett fönster där du kan filtrera fram produkter du är intresserade av att lägga till.

Image Added

Du kan söka fram produkter i sökfältet eller filtrera fram produkterna. Till höger har du samtliga filter. Dessa kan kombineras. Vill du återställa filtret, klicka på "Ladda/återställ filter".

För att justera tabellen, klicka på kugghjulet tabellens högra hörn. Här kan du lägga till och ta bort kolumner.

För att lägga till produkter till ordern, ange antal och klicka på -ikonen. Du kan se i bakgrunden att produkterna läggs till. 

När du är färdig, klicka på "OK".

Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över tillgång till att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris.

Ändra i tabellen

Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen.

Ändra försörjningssätt

Du kan ändra lagerlagda produkter till direktlevererade produkter eller till tjänsteartiklar. Detta gör du genom att välj i dropdown-listan.

Image Added

Disponibelt saldo

Det disponibla saldot för en produkt är klickbart. Klickar man på saldot får man upp leveransinformation för produkten. Där ser man både ingående och utgående orders samt saldo för produkten för valt lager.

Image Added

Lägg till rabatt

I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt:

• procentuell rabatt: 10%

• rabattbelopp: 10

Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp.

Image Added

Lägg till information på rad

Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå.

Image Added

Ta bort en rad

Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden.

Varningar

Längst bort på raden kan det visas en varningsikon. Håller man pekaren på denna så får man en upp en text som beskriver varningen. Exempel på varningar är:

• Beställd kvantitet är inte en hel förpackning

• Saldo finns inte inom kundens prioritetsgrupp

• Saldo är slut på valt lager, men saldo finns på annat lager

Image Added

5. Välj leveranssätt

När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för ordern. Här visas de leveranssätt som finns tillgängliga för kunden samt de leveranssätt som är möjliga för just denna ordern vad det gäller vikt osv.

Image Added

Se till att ordern har rätt leveranssätt. Välj i listan. Detta beror på vad för typ av fraktavtal kunden är kopplad till och vilka transportörer och fraktprislistor som är kopplade till detta. Leveranssätt tar också hänsyn till kundens kundtyp och vikt på försändelsen vilket reglerar de val som finns i listan för kunden.

Finns inte det leveranssätt du söker? Detta betyder att den fraktprislista du söker inte matchar med den lagda ordern. Se till att det finns en fraktprislista som innefattar den vikt som ordern summeras till och att den finns tillgänglig för den kundtyp som kunden tillhör.

 Behöver du handledning om hur man skapar en ny fraktprislista? Gå över till 'Instruktioner & Handledning' för 'Skapa / Ändra Fraktprislista'.

Serviceprodukter

Man kan även lägga till serviceprodukter på ordern. Här finns två typer:

Image Added

Transport

Serviceprodukter kopplade till valt transportsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern.

Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt transportsätt.

Betalning

Serviceprodukter kopplade till valt betalsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern. 

Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt betalsätt.

6. Validera och bekräfta ordern

Panel
borderColor #dbdbdb
Validera Image Added Innan man kan bekräfta order behöver man validera. Detta ser du genom att de andra knapparna är gråa. När du klickar på validera så läggs den automatiska fraktberäkningen för valt leveranssätt på ordern. Även produkter som ges på köpet kan läggas på automatiskt efter valideringen. Du kan därefter bekräfta ordern och därmed skapa den. Du kan också spara den som ett utkast om den inte ännu är redo att skapas fullt ut. Bekräfta ordern Image Added Klickar du på bekräfta ordern så kommer ordern att skapas och du kommer skickas och få ett ordernummer. Ordern kommer få status Skapad. Någon sekund efteråt kommer ordern ändra status till Beställd. För att se detta kan du behöva uppdatera sidan eller gå till orderlistan. Spara som utkast Du kan spara en order som ett utkast, med eller utan allokerat saldo. Detta väljer man genom att klicka på "Utkast" eller "Utkast med saldo" efter att man har validerat. Ordern får ett ordernummer och kan hittas i orderlistan som andra ordrar. Men alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras.  Andra kollegor kan se utkasten i orderlistan och fortsätta arbeta med dem. Man kan spara hur många utkast som helst.  För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. Detta gör man genom att klicka på pennan i orderlistan och sedan klickar man på "Aktivera utkast" längst ner i högra hörnet. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund.

Övrig information & funktion

Panel
borderColor #dbdbdb
Högst upp i hörnet har vi samlat övrig information som kan vara bra att ha lättillgänglig när man skapar upp en ordern. Nedan kan du läsa om varje knapp. Image Added Avtalsordrar I detta fönster kan man se eventuella avtalsordrar som ligger på kunden. Lägger du till en produkt som ligger på avtalsorder så kommer systemet ge information om detta. Aktiva kampanjer I detta fönster kan man se aktiva kampanjer ni har just nu som kunden har tillgång till att ta del av. Finns det kampanjer aktiva som kunden inte kan utnyttja kommer dessa ej att visas här. Kundinformation Här hittar ni kortfattad information om kunden som ni lägger order mot. Till exempel vilka kundgrupper den tillhör och därav vilka prislistor den har tillgång till. Du kan även se relevanta kundinställningar som releaterar till orderläggning, så som restorderinställning. Man kan även lägga till och se anteckningar här. Orderhistorik Under orderhistorik listas de produkter kunden tidigare köpt. Här kan man direkt lägga till samma vara till samma pris. Denna funktion är ett enkelt sätt att lägga till återkommande köp från kunden.

Orderprocess & Orderstatus

Panel
borderColor #dbdbdb
Ordernummer När en order skapas får denna ett ordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard är alla ordernummer med två bokstäver skapade i XTND Extend Commerce plattformen. De ordernummer med tre bokstäver kommer från annat system, så som en extern webshop. Orderprocess Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet: Image Added Orderstatusar För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar: Skapad En tillfällig status som ordern får direkt efter att den är sparad i systemet. Från skapad så skall ordern automatiskt placerad i någon annan status utan fördröjning (vid hård systembelastning kan det ta 1-2 min). Om ordern fastnar i status skapad så är något fel. Tip Om ordern har fastnat i statusen "Skapad", testa att trycka på pennan för att editera order. Stega igenom orderbokningen och spara så tvingas systemet att validera om order. Om detta inte hjälper, kontakta Kundtjänst & Support.  Utkast Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Utkast med saldo Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Beställt Ordern har bekräftats och tagits emot men har ej reserverats på lagret än. I denna status går det att göra ändringar i ordern. Info Exempel på orsaker: Ordern skall inte levereras förrän vid en annan tidpunkt i framtiden, exempelvis om en månads tid, och därav behövs order ej plockas än. Saldot är otillräckligt på varorna beställda i ordern. Ordern är beställd utanför de ordersläpptider som finns på lagret där varorna finns. Dellevererad Delleverans innebär att delar av ordern är plockad eller skickad från leverantör, men det finns andra rader som forfarande ligger i status beställd. Reserverad Ordern skickas ner till lagret, den tas emot och kan nu plockas. I denna status går det inte att justera ordern direkt i XTND Extend Commerce Backend. Eftersom ordern skickats till lagret hanteras den också i dess lagersystem. Avslutad Ordern har plockats från lagret och kan skickas iväg. Ordern är avslutad och kan nu spåras genom track & trace (T&T). T&T hittar du genom att söka upp ordern och trycka på T&T ikonen.Systemet kommer nu skapa en /wiki/spaces/KB/pages/4494598 och trycka på T&T ikonen. Fel Oväntat fel på ordern. Dessa ordrar kan hittas under 'Felloggar'. Kontakta Kundtjänst & Support så kan vi hjälpa dig. Annullerad Ordern är annullerad. En order kan endast annulleras av er och detta kan göras fram tills att den är reserverad. Alltså när order antingen har statusen 'Skapad' eller 'Beställt'. Om ordern är reserverad måste man kontakta lagret som då kan annullera ordern. On hold 'On hold' betyder att ordern hålls tillsvidare och är en status satt av systemet. On hold manual 'On hold' manuellt betyder att man manuellt satt att ordern skall hållas tillsvidare. Pausad Ordern är pausad. En order kan exempelvis vara pausad om denna inte skall skickas ner till lagret ännu. Inväntar granskning Systemet kan sättas upp på ett sånt sätt att vissa händelser sätter ordern till 'Inväntar granskning', som till exempel om kund använder sig av ett speciellt transportsätt eller om kund har överskridit sin kreditgräns. Har ordern denna status så skickas den till granskningskön och måste alltså granskas och godkännas innan den kan skickas ner till lagret. Detta är för att säkerställa att kund inte använder sig av fel transportsätt eller liknande. Prenumeration Ordern är en prenumerationsorder.

Plock & Ledtider

Redigera en order

Image Added

Anteckningar & Dokument

Panel
borderColor #dbdbdb
Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet. I bilderna nedan så visas var de finns och vart de kommer som standard i dokumenten. Anteckning på orderrad För att lägga till anteckningar på orderrad, i steg 2 där du lägger till produkternalägga till anteckningar på orderrad, klicka på Anteckningsikonenpennan för raden. Skriv sedan din anteckning under extra "NotesAdditional notes". Image Added Anteckning på orderhuvud För att lägga till anteckningar på huvudet, använd sektionen Anteckningar som hittas i steg 3 i orderbokningen. klicka på "Lägg till anteckning". Skriv sedan i fältet "Anteckningar. Image Added Här kan även man lägga till välja bland fördefinerade anteckningar till ordern. i listan. Tip För att skapa upp nya fördefinderade anteckningar, gå till kugghjulen och kugghjulet, välj Övriga inställningar. Gå till undermenyn Orderinställningar. Under Orderanteckningar, klicka på Skapa  Skapa orderanteckning. Resultatet på dokument Image Added Dokumentanpassningar Det finns fler fält, både på huvudet och på raderna som skulle kunna användas för att kommunicera. Samt att de fält som finns som standard kan även flyttas på dokumentet till andra platser/design.  Tip Vill man flyttas till andra platser så kräver det speciella dokumentsanpassningar. Om ni vill ha detta, skapa ett ärende av typen "Request for change" (RFC) till Kundtjänst & Support och  och beskriv vilka fält som ni från systemet skulle vilja ha var på dokumentet, gärna liknande bilden i detta avsnitt.