Orderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via orderbokningen skapar du manuellt upp nya kundorders i systemet.

Översikt

En order är en framställning av ett köp från en kund. När man skapar en order väljer man först vilken kund det är som lägger ordern. Därefter ser över kundinformation och orderinformation. Eventuellt gör man ändringar på ordern. Till sist lägger man till de produkter som kunden vill beställa. När man är färdig validerar man ordern. Den automatiska frakten beräknas och läggs till på ordern. Du kan därefter bekräfta ordern, eller spara den som utkast eller utkast med saldo.

Ordern skapas på en och samma sida.

1. Sök upp och välj önskad kund att lägga ordern mot

   1. Om ordern ska levereras längre fram i tiden, glöm ej att ändra önskat leveransdatum

   2. Lägg till eventuell erbjudandekod för kunden

2. Se över kundinformation i den övre panelen

3. Se över orderinformation i den nedre panelen

4. Lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen

5. Välj leveranssätt
   
   1. Samt eventuella serviceprodukter

6. Validera ordern & bekräfta

   1. Här kan du välja om du vill spara ordern som ett utkast, med eller utan allokerat saldo, om ordern inte är redo att skapas ännu.

1. Välj kund

Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp.

Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter den har tillgång till att köpa och till vilka priser.

Önskat leveransdatum

Ange sedan kundens önskade leveransdatum. Som standard sätts datumet till idag. Om kunden inte vill ha det levererat så fort som möjligt, utan längre fram i tiden, välj då ett annat datum.

Erbjudandekod

Har kunden tillgång till en erbjudandekod, ange den i fältet. Du kommer se ett resultat direkt på en grön bock eller ett rött kors beroende på om erbjudandekoden är giltig eller ej.

För se era aktiva kampanjer kan du klicka på knappen "Aktiva kampanjer" högst upp i högra hörnet för att hitta eventuella erbjudandekoder.

2. Kundinformation

Det avtal ni har mellan er och kund vad det gäller transport och leverans av varor för denna order.

Som standard visas de incoterms som är angivna på kunden under dess Logisitikinställningar.

3. Orderinformation

Orderinformation är viktiga fält som omfattar en order och ges vid skapande av en order.Dessa uppgifter anges efter att man valt både kund (steg 1) och de produkter som skall beställas (steg 2). Dessa fält avser alltså steg 3 och är viktiga att se över när en order skapas.Se också över att kundinformation och leveransadress i detta steg innan ni går vidare i orderbokningen.

Ordertyp

Leverera med nästa order

Om ikryssad kommer ordern att leverera med nästa order lagd från samma kund. Denna inställning är användbar om du behöver göra en kompletteringsorder på kund. Anger man denna inställning så betyder alltså detta att ordern inte kommer att hanteras direkt utan läggas "ON HOLD" tills en annan order läggs på kunden. När detta görs så kommer denna ordern att skickas ner samtidigt som den nya ordern som är lagd så att dessa kan skickas tillsammans.

Delleverans

Om ikryssad kan order skickas som en delleverans. Detta betyder att order kan skickas i omgångar beroende på saldo på lagret och om vissa produkter behövs beställas in. Om delleverans tillåts skickas de produkter som finns på lagret först och därefter skickas resterande produkter som möjligtvis behövs köpas in för att slutföra ordern. De produkter som inte har skickats på grund av otillräckligt saldo kan ses över under 'Restorder' i menyn.

Fraktfritt

Fraktfritt betyder att vi inte tar betalt för frakten på den specifika ordern. Ange detta om detta är fallet.

Direktleverans

Direktleverans anges på ordern när man ska skicka ordern direkt från leverantör ut till kund. Detta betyder att en order med denna inställning kommer inte att gå via lagret för leverans ut till kund.

4. Lägg till produkter

Kunden kan endast beställa produkter från den prislista som den kund är kopplad till via sin tillhörande kundgrupp. Om kunden skall kunna beställa andra produkter behöver man antingen lägga till dessa produkter i prislistan eller koppla kundens kundgrupp till fler prislistor. När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra direkt i tabellen.

Lägg till direkt i tabellen

Om man vet vilka produkter man ska lägga till, klicka direkt i tabellen i första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.

Tabba

För att snabbt och smidigt lägga din order så kan du tabbat direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här.

• Sök upp produkten. Blädda med pilen ner till produkten du vill välja, klicka på tabb.
• Ändra eventuellt antal produkter, klicka på tabb.
• Sök upp nästa produkt, välj, klicka på tabb.

Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.

Använd produktsök för att lägga till

Vet du inte vad produkten heter, du vill filtrera på produker som har saldo, eller filtrera fram produkterna på annat sätt så klickar du på Produktsökning. Du får då upp ett fönster där du kan filtrera fram produkter du är intresserade av att lägga till.

Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över tillgång till att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris.

5. Välj leveranssätt

När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för ordern. Här visas de leveranssätt som finns tillgängliga för kunden samt de leveranssätt som är möjliga för just denna ordern vad det gäller vikt osv.

Se till att ordern har rätt leveranssätt. Välj i listan. Detta beror på vad för typ av fraktavtal kunden är kopplad till och vilka transportörer och fraktprislistor som är kopplade till detta. Leveranssätt tar också hänsyn till kundens kundtyp och vikt på försändelsen vilket reglerar de val som finns i listan för kunden.

Serviceprodukter

Man kan även lägga till serviceprodukter på ordern. Här finns två typer:

Transport

Serviceprodukter kopplade till valt transportsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern.

Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt transportsätt.

Betalning

Serviceprodukter kopplade till valt betalsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern. 

Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt betalsätt.

6. Validera och bekräfta ordern

Övrig information & funktion

Högst upp i hörnet har vi samlat övrig information som kan vara bra att ha lättillgänglig när man skapar upp en ordern. Nedan kan du läsa om varje knapp.

Avtalsordrar

I detta fönster kan man se eventuella avtalsordrar som ligger på kunden. Lägger du till en produkt som ligger på avtalsorder så kommer systemet ge information om detta.

Aktiva kampanjer

I detta fönster kan man se aktiva kampanjer ni har just nu som kunden har tillgång till att ta del av. Finns det kampanjer aktiva som kunden inte kan utnyttja kommer dessa ej att visas här.

Kundinformation

Här hittar ni kortfattad information om kunden som ni lägger order mot. Till exempel vilka kundgrupper den tillhör och därav vilka prislistor den har tillgång till. Du kan även se relevanta kundinställningar som releaterar till orderläggning, så som restorderinställning. Man kan även lägga till och se anteckningar här.

Orderhistorik

Under orderhistorik listas de produkter kunden tidigare köpt. Här kan man direkt lägga till samma vara till samma pris. Denna funktion är ett enkelt sätt att lägga till återkommande köp från kunden.

Ordertyp

När man skapar en order behöver ange vad för typ av order det är. Detta är för att kunna urskilja ordrar från varann för att lättare se vad ordern gäller. Det finns flera olika ordertyper:

Normal order

En standard order. Vanligaste typen av order. En normal order tar hänsyn till ledtidsberäkningar, orderstopptider, ordersläpptider, saldo och försörjningssätt.

Expressorder

En expressorder läggs automatiskt först i kön och skickas direkt till lagret utan att ta inte hänsyn till reservationsregler. Detta betyder att även om man anger ett datum som avser att ordern skall plockas om en månads tid så kommer ordern automatiskt skickas till lagret och plockas direkt. En expressorder tar dock hänsyn till saldo. Är saldot otillräckligt blir ordern inte reserverad och släpps inte till lagret, utan inväntar påfyllning av saldo.

Returorder

En ersättningsorder. Detta är en order som skapas om exempelvis fel produkt har skickats till kund eller om det är något fel på produkten. En returorder läggs då för att få dessa produkter skickade tillbaka till lagret för att återställa saldot. Man får sedan skicka ut en ny order med de produkter som saknas från tidigare order.

Säsongsorder

En säsongsorder möjliggör bokning av produkter till lagret utan att boka saldo. Utifrån bokningar kan sedan lagret beräkna det totala anskaffningsbehovet och göra inköp baserat på antal bokningar. En order kan på så sätt läggas för en specifik säsong, exempelvis för produkter som gäller för vinter eller sommarsäsong. Detta möjliggör att kunder kan boka långt i förväg och lagret kan beräkna hur många produkter som kommer behövas beställas in med avseende på antal bokningar. En säsongsorder tar alltså inte hänsyn till saldo utan bokas så att lagret kan beräkna anskaffningsbehovet vid säsongsstart.

Prenumerationsorder

Webshop order

En webshop order läggs av kund genom er webshop och kommer automatiskt läggas till granskningskön för godkännande. En webshop order tar inte hänsyn till om kreditgräns satts på kund, därav måste den granskas och godkännas i granskningskön innan ordern kan skickas till lagret.

Orderprocess & Orderstatus

Ordernummer

När en order skapas får denna ett ordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard är alla ordernummer med två bokstäver skapade i XTND plattformen. De ordernummer med tre bokstäver kommer från annat system, så som en extern webshop.

Orderprocess

Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet:

Orderstatusar

För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar:

En tillfällig status som ordern får direkt efter att den är sparad i systemet. Från skapad så skall ordern automatiskt placerad i någon annan status utan fördröjning (vid hård systembelastning kan det ta 1-2 min). Om ordern fastnar i status skapad så är något fel.

Beställt

Ordern har bekräftats och tagits emot men har ej reserverats på lagret än. I denna status går det att göra ändringar i ordern.

Reserverad

Ordern skickas ner till lagret, den tas emot och kan nu plockas. I denna status går det inte att justera ordern direkt i XTND Backend. Eftersom ordern skickats till lagret hanteras den också i dess lagersystem.

Avslutad

Ordern har plockats från lagret och kan skickas iväg. Ordern är avslutad och kan nu spåras genom track & trace (T&T). T&T hittar du genom att söka upp ordern och trycka på T&T ikonen.Systemet kommer nu skapa en /wiki/spaces/KB/pages/4494598.

Fel

Oväntat fel på ordern. Dessa ordrar kan hittas under 'Felloggar'. Kontakta Kundtjänst & Support så kan vi hjälpa dig.

Annullerad

Ordern är annullerad. En order kan endast annulleras av er och detta kan göras fram tills att den är reserverad. Alltså när order antingen har statusen 'Skapad' eller 'Beställt'. Om ordern är reserverad måste man kontakta lagret som då kan annullera ordern.

On hold

'On hold' betyder att ordern hålls tillsvidare och är en status satt av systemet.

On hold manual

'On hold' manuellt betyder att man manuellt satt att ordern skall hållas tillsvidare.

Pausad

Ordern är pausad. En order kan exempelvis vara pausad om denna inte skall skickas ner till lagret ännu.

Inväntar granskning

Systemet kan sättas upp på ett sånt sätt att vissa händelser sätter ordern till 'Inväntar granskning', som till exempel om kund använder sig av ett speciellt transportsätt eller om kund har överskridit sin kreditgräns. Har ordern denna status så skickas den till granskningskön och måste alltså granskas och godkännas innan den kan skickas ner till lagret. Detta är för att säkerställa att kund inte använder sig av fel transportsätt eller liknande.

Prenumeration

Ordern är en prenumerationsorder.

Orderinformation

Orderinformation är viktiga fält som omfattar en order och ges vid skapande av en order.Dessa uppgifter anges efter att man valt både kund (steg 1) och de produkter som skall beställas (steg 2). Dessa fält avser alltså steg 3 och är viktiga att se över när en order skapas.Se också över att kundinformation och leveransadress i detta steg innan ni går vidare i orderbokningen.

Ordertyp

Det är viktigt att se över att ordern har rätt ordertyp. Se ovan för definitioner.

Önskat leveransdatum

Ett önskat leveransdatum måste anges och är det datum man vill att ordern ska levereras till kund. Systemet kommer att försöka möta detta datum och skicka ner ordern för plock på lager baserat på de ledtider som finns uppsatta så att ordern möter leverans. Ledtider är hur lång tid ett moment tar, som att till exempel plocka order på lagret eller skicka den från lager ut till kund. Läs mer längre ner på sidan.

Leveranssätt

Se till att ordern har rätt leveranssätt. Välj i listan. Detta beror på vad för typ av fraktavtal kunden är kopplad till och vilka transportörer och fraktprislistor som är kopplade till detta. Leveranssätt tar också hänsyn till kundens kundtyp och vikt på försändelsen vilket reglerar de val som finns i listan för kunden.

Leverera med nästa order

Om ikryssad kommer ordern att leverera med nästa order lagd från samma kund. Denna inställning är användbar om du behöver göra en kompletteringsorder på kund. Anger man denna inställning så betyder alltså detta att ordern inte kommer att hanteras direkt utan läggas "ON HOLD" tills en annan order läggs på kunden. När detta görs så kommer denna ordern att skickas ner samtidigt som den nya ordern som är lagd så att dessa kan skickas tillsammans.

Delleverans

Om ikryssad kan order skickas som en delleverans. Detta betyder att order kan skickas i omgångar beroende på saldo på lagret och om vissa produkter behövs beställas in. Om delleverans tillåts skickas de produkter som finns på lagret först och därefter skickas resterande produkter som möjligtvis behövs köpas in för att slutföra ordern. De produkter som inte har skickats på grund av otillräckligt saldo kan ses över under 'Restorder' i menyn.

Fraktfritt

Fraktfritt betyder att vi inte tar betalt för frakten på den specifika ordern. Ange detta om detta är fallet.

Direktleverans

Direktleverans anges på ordern när man ska skicka ordern direkt från leverantör ut till kund. Detta betyder att en order med denna inställning kommer inte att gå via lagret för leverans ut till kund.

Betalningssätt och villkor

Det avtal ni har mellan er och kund vad det gäller transport och leverans av varor för denna order.

Som standard visas de incoterms som är angivna på kunden under dess Logisitikinställningar.

Panel
borderColor #dbdbdb
Image Added Orderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via orderbokningen skapar du manuellt upp nya kundorders i systemet.

Dokumentation

Panel
borderColor #dbdbdb
En order är en framställning av ett köp från en kund. När man skapar en order väljer man först vilken kund det är som lägger ordern. Därefter ser över kundinformation och orderinformation. Eventuellt gör man ändringar på ordern. Till sist lägger man till de produkter som kunden vill beställa. När man är färdig validerar man ordern. Den automatiska frakten beräknas och läggs till på ordern. Du kan därefter bekräfta ordern, eller spara den som utkast eller utkast med saldo. Ordern skapas på en och samma sida. Välj kund Om ordern ska levereras längre fram i tiden, glöm ej att ändra önskat leveransdatum Se över kundinformation i den övre panelen Se över orderinformation i den nedre panelen Välj lager. Lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen Välj leveranssätt Validera ordern & bekräfta Skapa ordern, eller spara som ett utkast, med eller utan allokerat saldo, om ordern inte är redo att skapas ännu. Image Added

1. Välj kund

Panel

Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp. Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter den har tillgång till att köpa och till vilka priser. Image Added Önskat leveransdatum Ange sedan kundens önskade leveransdatum. Som standard sätts datumet till idag. Om kunden inte vill ha det levererat längre fram i tiden, välj då ett annat datum. Erbjudandekod Har kunden tillgång till en erbjudandekod, ange den i fältet. Du kommer se ett resultat direkt på en grön bock eller ett rött kors beroende på om erbjudandekoden är giltig eller ej. För se era aktiva kampanjer kan du klicka på knappen "Aktiva kampanjer" högst upp i högra hörnet för att hitta eventuella erbjudandekoder. Image Added

2. Kundinformation

Panel
borderColor #dbdbdb
Image Added Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält. Fält Beskrivning E-post faktura E-post dit fakturan skall skickas när ordern har skickats. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. E-post orderbekräftelse E-post dit orderbekräftelsen skall skickas när ordern har tagit emots. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. E-post leveransavisering E-post dit leveransaviseringen skall skickas när varorna är på väg. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. Aviseringsnummer Det telefonnummer som skickas till transportör för avisering av leverans. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. Telefon Kundens telefonnummer. Hämtas från kundens inställningar, men kan ändras per order. Betalningsätt Hur ordern ska betalas. Detta kan avse exempelvis faktura, kreditkort, förskottsbetalning eller kontantbetalning. Som standard visas inställningen på kunden, men kan ändras per order. Note OBS: Om systemet inte hittar ett matchande leveranssätt så kommer systemet inte heller hitta ett matchande betalningssätt. Detta beror på att varje transportör har vissa leveranssätt med tillhörande betalningsätt och dessa måste överensstämma med den lagda ordern. För att skapa en order måste rätt därför leveranssätt och betalningssätt anges. Betalningsvillkor Antal dagar kund har att betala med valt betalsätt, vanligast faktura. Här hämtas som standard de villkor från kundens inställningar. Dessa kan ändras på ordern. Incoterms Det avtal ni har mellan er och kund vad det gäller transport och leverans av varor för denna order. Som standard hämtas de incoterms som är angivna på kunden under dess Logisitikinställningar. Dessa kan ändras per order. EXW Ex Works FCA Free Carrier DDU Delivery Duty Unpaid DDP Delivery Duty Paid CYP CYP CIP Carriage & Insurance Paid To FAS Free Along Ship CFR Cost and Freight CIF Cost, Insurance and Freight CPT Carriage Paid To DAF Delivered at Frontier DEQ Delivered Ex Quay AVT According To Agreement FOB Free On Board DAP Delivery At Place DPU Delivered at Place Unloaded Tip Läs mer om Incoterms under Vad är incoterms / transportvillkor? Kräv förskottsbetalning Ordern kräver betalning innan ordern skickas ner till plock till lagret. När ordern är betald kan den släppas för plock. Hämtas som standard från kundens inställningar. Kan ändras per order. Leveransadress Dit varorna ska skickas. Hämtas från kundens inställningar. För att välja en alternativ leveransadress, klicka på "Välj alt. leveransadress" och välj i listan. Faktureringsadress Adress som ska stå på fakturan för denna ordern. Hämtas från kundens inställningar. Kan ändras per order.

3. Orderinformation

Panel

Image Added Under orderinformation finns viktiga inställningar för ordern. Ange de inställningar som ska gälla för ordern. Nedan beskrivs samtliga fält. Fält Beskrivning Ordertyp Typ av order. Normal order En standard order. Vanligaste typen av order. En normal order tar hänsyn till ledtidsberäkningar, orderstopptider, ordersläpptider, saldo och försörjningssätt. Avtalsorder Order under avtal där ni och kund kommit överrens om vad som ska levereras via avtal. Finns det pågående avtalsorders på kunden hittar du dessa under knappen "Avtalsorder" högst upp i högra hörnet. Expressorder En expressorder läggs automatiskt först i kön och skickas direkt till lagret utan att ta inte hänsyn till reservationsregler. Detta betyder att även om man anger ett datum som avser att ordern skall plockas om en månads tid så kommer ordern automatiskt skickas till lagret och plockas direkt. En expressorder tar dock hänsyn till saldo. Är saldot otillräckligt blir ordern inte reserverad och släpps inte till lagret, utan inväntar påfyllning av saldo. Giftshop order En order registrerad som en giftshop order från vår Extend Commerce giftshop. Säsongsorder En säsongsorder möjliggör bokning av produkter till lagret utan att boka saldo. Utifrån bokningar kan sedan lagret beräkna det totala anskaffningsbehovet och göra inköp baserat på antal bokningar. En order kan på så sätt läggas för en specifik säsong, exempelvis för produkter som gäller för vinter eller sommarsäsong. Detta möjliggör att kunder kan boka långt i förväg och lagret kan beräkna hur många produkter som kommer behövas beställas in med avseende på antal bokningar. En säsongsorder tar alltså inte hänsyn till saldo utan bokas så att lagret kan beräkna anskaffningsbehovet vid säsongsstart. Prenumerationsorder Ordern är en prenumerationsorder. Detta betyder att en kopia av denna order skapas efter ett specifikt intervall, exempelvis veckovis eller månadsvis. Schemat för prenumerationsordern gäller skapande-datum vilket betyder att om prenumerationsordern skapas kl 12.00 och intervallet är veckovis så skapas en ny order samma tid och dag, varje vecka. Vill man lägga in en paus i prenumerationen kan man göra detta. Man kan också ange start- och slutdatum om det gäller en specifik period. De kopierade ordrarna kommer alltid skapas med en referens till den ursprungliga ordern. Note Observera att intervallet gäller skapande-datum av ordern och inte leveransdatum till kund. Info Prenumerationsordrar så krävs viss uppsättning. Kontakta Kundtjänst & Support för att börja använda detta. Webshop order En webshop order läggs av kund genom er webshop och kommer automatiskt läggas till granskningskön för godkännande. En webshop order tar inte hänsyn till om kreditgräns satts på kund, därav måste den granskas och godkännas i granskningskön innan ordern kan skickas till lagret. Räkna om fraktpris Inställning som tillåter att fraktpriset kan ändras på den automatiska fraktraden. Kräver att en systemkomponent är aktiv. Kontakta Kundtjänst & Support om ni vill ha detta uppsatt. Levereras med nästa beställning Om ikryssad kommer ordern att leverera med nästa order lagd från samma kund. Denna inställning är användbar om du behöver göra en kompletteringsorder på kund. Anger man denna inställning så betyder alltså detta att ordern inte kommer att hanteras direkt utan läggas "ON HOLD" tills en annan order läggs på kunden. När detta görs så kommer denna ordern att skickas ner samtidigt som den nya ordern som är lagd så att dessa kan skickas tillsammans. Fraktfritt Fraktfritt betyder att vi inte tar betalt för frakten på den specifika ordern. Ange detta om detta är fallet. Delleverans Om ikryssad kan order skickas som en delleverans. Detta betyder att order kan skickas i omgångar beroende på saldo på lagret och om vissa produkter behövs beställas in. Om delleverans tillåts skickas de produkter som finns på lagret först och därefter skickas resterande produkter som möjligtvis behövs köpas in för att slutföra ordern. De produkter som inte har skickats på grund av otillräckligt saldo kan ses över under 'Restorder' i menyn. Fakturera vid avslutad order Inställning där ordern inte kommer faktureras förrän den är helt avslutad. Har man vanligtvis att man fakturerar för varje delleverans så skulle denna order inte faktureras på detta sätt, utan endast en gång när ordern är helt avslutad. Bortse från fasta leveransdagar Om ni har att systemet endast skickas ner orders för plock för fasta leveransdagar, men ni vill borste från denna inställning. Inställningen fungerar endast om man använder sig av funktionen Fasta leveransdagar. Er referens Kundens referens. Vår referens Din referens. Externt ordernummer Ordernummer från extern part, som t.ex. en webshop. Slutkundens ordernummer Fält för att ange ett ordernummer för slutkunden. Godsmärkning Märkning av gods. Maximalt 300 tecken. Hanteringsmärkning Anteckning till lager för speciell hantering. Maximalt 300 tecken. Portkod Kundens portkod. Pallregistreringsnummer Pallens registreringsnummer om applicerbart. Anteckningar Klicka på knappen för att lägga till anteckningar. Här kan du lägga till: Fördefinierade anteckningar du skapat under Orderinställningar Nya anteckningar Leveransanvisning 1-4 Skicka leveransuppdateringar till Om leveransförändringar sker på ordern, där till exempel ordern blir försenad, så kan en uppdatering skickas. Som standard hämtas kundens inställning. Välj mellan Kund, Intern eller ingen mejl. Info Kräver uppsättning. Kontakta Kundtjänst & Support. Läs mer om funktionen under "Orderuppdateringar" i 8.4.0.0, April 2021. Direktleverans Direktleverans anges på ordern när man ska skicka ordern direkt från leverantör ut till kund. Detta betyder att en order med denna inställning kommer inte att gå via lagret för leverans ut till kund. Varuprov Om ordern är ett varuprov.  Konsolidera leverans Anteckning til lager ifall ordern ska samlevereras med annan order. Avgång Om order ska levereras med en viss avgång. Rutt Om order ska levereras med i en viss angiven rutt. Används med systemet Workwave.

4. Lägg till produkter

Panel
borderColor #dbdbdb
Kunden kan endast beställa produkter från den prislista som den kund är kopplad till via sin tillhörande kundgrupp. Om kunden skall kunna beställa andra produkter behöver man antingen lägga till dessa produkter i prislistan eller koppla kundens kundgrupp till fler prislistor. När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra direkt i tabellen. Välj lager Välj först vilket lager att ordern ska läggas mot. Har du multilagerförsörjning så kan lager ändras medans du lägger ordern. Tänk bara på att ha rätt lager när du lägger produkterna. Image Added Lägg till direkt i tabellen I tabellen kan du lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till. Därefter ändra antal eller andra celler direkt i tabellen. För att lägga till en ny produkt, gör samma sak fast på ny rad. Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp. Image Added Tabba För att snabbt och smidigt lägga din order så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här: Sök upp produkten. Blädda med pilen ner till produkten du vill välja, klicka på tabb. Ändra antal vid behov, klicka på tabb. Sök upp nästa produkt, välj med pil neråt, klicka på tabb. Upprepa tills hela ordern är lagd. Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren. Image Added Använd produktsök för att lägga till Vet du inte vad produkten heter, du vill filtrera på produker som har saldo, eller filtrera fram produkterna på annat sätt så klickar du på Produktsökning. Du får då upp ett fönster där du kan filtrera fram produkter du är intresserade av att lägga till. Image Added Du kan söka fram produkter i sökfältet eller filtrera fram produkterna. Till höger har du samtliga filter. Dessa kan kombineras. Vill du återställa filtret, klicka på "Ladda/återställ filter". För att justera tabellen, klicka på kugghjulet tabellens högra hörn. Här kan du lägga till och ta bort kolumner. För att lägga till produkter till ordern, ange antal och klicka på -ikonen. Du kan se i bakgrunden att produkterna läggs till.  När du är färdig, klicka på "OK". Info Tänk på att de produkter som visas här är de som kunden kan köpa via dess tillgång till olika prislistor. Saknar du en produkt, se över tillgång till att köpa den. Lägg till produkten i en prislista eller koppla kunden till en prislista som inkluderar produkten med rätt pris. Ändra i tabellen Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen. Ändra försörjningssätt Du kan ändra lagerlagda produkter till direktlevererade produkter eller till tjänsteartiklar. Detta gör du genom att välj i dropdown-listan. Image Added Disponibelt saldo Det disponibla saldot för en produkt är klickbart. Klickar man på saldot får man upp leveransinformation för produkten. Där ser man både ingående och utgående orders samt saldo för produkten för valt lager. Image Added Lägg till rabatt I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt: procentuell rabatt: 10% rabattbelopp: 10 Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp. Image Added Lägg till information på rad Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå. Image Added Ta bort en rad Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden. Varningar Längst bort på raden kan det visas en varningsikon. Håller man pekaren på denna så får man en upp en text som beskriver varningen. Exempel på varningar är: Beställd kvantitet är inte en hel förpackning Saldo finns inte inom kundens prioritetsgrupp Saldo är slut på valt lager, men saldo finns på annat lager Image Added

5. Välj leveranssätt

Panel
borderColor #dbdbdb
När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för ordern. Här visas de leveranssätt som finns tillgängliga för kunden samt de leveranssätt som är möjliga för just denna ordern vad det gäller vikt osv. Image Added Se till att ordern har rätt leveranssätt. Välj i listan. Detta beror på vad för typ av fraktavtal kunden är kopplad till och vilka transportörer och fraktprislistor som är kopplade till detta. Leveranssätt tar också hänsyn till kundens kundtyp och vikt på försändelsen vilket reglerar de val som finns i listan för kunden. Tip Finns inte det leveranssätt du söker? Detta betyder att den fraktprislista du söker inte matchar med den lagda ordern. Se till att det finns en fraktprislista som innefattar den vikt som ordern summeras till och att den finns tillgänglig för den kundtyp som kunden tillhör.  Behöver du handledning om hur man skapar en ny fraktprislista? Gå över till 'Instruktioner & Handledning' för 'Skapa / Ändra Fraktprislista'. Note Observera att om systemet inte hittar ett matchande leveranssätt så kommer systemet inte heller hitta ett matchande betalningssätt. Detta beror på att varje transportör har vissa leveranssätt med tillhörande betalningsätt och dessa måste överensstämma med den lagda ordern. För att skapa en order måste därför rätt leveranssätt och betalningssätt anges. Serviceprodukter Man kan även lägga till serviceprodukter på ordern. Här finns två typer: Image Added Transport Serviceprodukter kopplade till valt transportsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern. Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt transportsätt. Betalning Serviceprodukter kopplade till valt betalsätt. Kryssa för vad som ska läggas till på ordern.  Visas inget, finns inga serviceprodukter tillgängliga för valt betalsätt.

6. Validera och bekräfta ordern

Panel
borderColor #dbdbdb
Validera Image Added Innan man kan bekräfta order behöver man validera. Detta ser du genom att de andra knapparna är gråa. När du klickar på validera så läggs den automatiska fraktberäkningen för valt leveranssätt på ordern. Även produkter som ges på köpet kan läggas på automatiskt efter valideringen. Du kan därefter bekräfta ordern och därmed skapa den. Du kan också spara den som ett utkast om den inte ännu är redo att skapas fullt ut. Bekräfta ordern Image Added Klickar du på bekräfta ordern så kommer ordern att skapas och du kommer skickas och få ett ordernummer. Ordern kommer få status Skapad. Någon sekund efteråt kommer ordern ändra status till Beställd. För att se detta kan du behöva uppdatera sidan eller gå till orderlistan. Spara som utkast Du kan spara en order som ett utkast, med eller utan allokerat saldo. Detta väljer man genom att klicka på "Utkast" eller "Utkast med saldo" efter att man har validerat. Ordern får ett ordernummer och kan hittas i orderlistan som andra ordrar. Men alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras.  Andra kollegor kan se utkasten i orderlistan och fortsätta arbeta med dem. Man kan spara hur många utkast som helst.  För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. Detta gör man genom att klicka på pennan i orderlistan och sedan klickar man på "Aktivera utkast" längst ner i högra hörnet. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund.

Övrig information & funktion

Panel
borderColor #dbdbdb
Högst upp i hörnet har vi samlat övrig information som kan vara bra att ha lättillgänglig när man skapar upp en ordern. Nedan kan du läsa om varje knapp. Image Added Avtalsordrar I detta fönster kan man se eventuella avtalsordrar som ligger på kunden. Lägger du till en produkt som ligger på avtalsorder så kommer systemet ge information om detta. Aktiva kampanjer I detta fönster kan man se aktiva kampanjer ni har just nu som kunden har tillgång till att ta del av. Finns det kampanjer aktiva som kunden inte kan utnyttja kommer dessa ej att visas här. Kundinformation Här hittar ni kortfattad information om kunden som ni lägger order mot. Till exempel vilka kundgrupper den tillhör och därav vilka prislistor den har tillgång till. Du kan även se relevanta kundinställningar som releaterar till orderläggning, så som restorderinställning. Man kan även lägga till och se anteckningar här. Orderhistorik Under orderhistorik listas de produkter kunden tidigare köpt. Här kan man direkt lägga till samma vara till samma pris. Denna funktion är ett enkelt sätt att lägga till återkommande köp från kunden.

Orderprocess & Orderstatus

Panel
borderColor #dbdbdb
Ordernummer När en order skapas får denna ett ordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard är alla ordernummer med två bokstäver skapade i Extend Commerce plattformen. De ordernummer med tre bokstäver kommer från annat system, så som en extern webshop. Orderprocess Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet: Image Added Orderstatusar För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar: Skapad En tillfällig status som ordern får direkt efter att den är sparad i systemet. Från skapad så skall ordern automatiskt placerad i någon annan status utan fördröjning (vid hård systembelastning kan det ta 1-2 min). Om ordern fastnar i status skapad så är något fel. Tip Om ordern har fastnat i statusen "Skapad", testa att trycka på pennan för att editera order. Stega igenom orderbokningen och spara så tvingas systemet att validera om order. Om detta inte hjälper, kontakta Kundtjänst & Support.  Utkast Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Utkast med saldo Statusen utkast är en status där alla automatiska orderprocesser stoppas. Ordererkännande till kund kommer INTE att skickas när en order placeras i status utkast. Utkast kommer i två versioner, en där ordern kommer allokera saldo, en där inget saldo allokeras. För att gå vidare från utkast måste en användare aktivera ordern. När ordern blir aktiverad fortsätter alla normala orderprocesser och ordererkännade skickas till kund. Beställt Ordern har bekräftats och tagits emot men har ej reserverats på lagret än. I denna status går det att göra ändringar i ordern. Info Exempel på orsaker: Ordern skall inte levereras förrän vid en annan tidpunkt i framtiden, exempelvis om en månads tid, och därav behövs order ej plockas än. Saldot är otillräckligt på varorna beställda i ordern. Ordern är beställd utanför de ordersläpptider som finns på lagret där varorna finns. Dellevererad Delleverans innebär att delar av ordern är plockad eller skickad från leverantör, men det finns andra rader som forfarande ligger i status beställd. Reserverad Ordern skickas ner till lagret, den tas emot och kan nu plockas. I denna status går det inte att justera ordern direkt i Extend Commerce Backend. Eftersom ordern skickats till lagret hanteras den också i dess lagersystem. Avslutad Ordern har plockats från lagret och kan skickas iväg. Ordern är avslutad och kan nu spåras genom track & trace (T&T). T&T hittar du genom att söka upp ordern och trycka på T&T ikonen. Fel Oväntat fel på ordern. Dessa ordrar kan hittas under 'Felloggar'. Kontakta Kundtjänst & Support så kan vi hjälpa dig. Annullerad Ordern är annullerad. En order kan endast annulleras av er och detta kan göras fram tills att den är reserverad. Alltså när order antingen har statusen 'Skapad' eller 'Beställt'. Om ordern är reserverad måste man kontakta lagret som då kan annullera ordern. On hold 'On hold' betyder att ordern hålls tillsvidare och är en status satt av systemet. On hold manual 'On hold' manuellt betyder att man manuellt satt att ordern skall hållas tillsvidare. Pausad Ordern är pausad. En order kan exempelvis vara pausad om denna inte skall skickas ner till lagret ännu. Inväntar granskning Systemet kan sättas upp på ett sånt sätt att vissa händelser sätter ordern till 'Inväntar granskning', som till exempel om kund använder sig av ett speciellt transportsätt eller om kund har överskridit sin kreditgräns. Har ordern denna status så skickas den till granskningskön och måste alltså granskas och godkännas innan den kan skickas ner till lagret. Detta är för att säkerställa att kund inte använder sig av fel transportsätt eller liknande. Prenumeration Ordern är en prenumerationsorder.

Plock & Ledtider

Panel
borderColor #dbdbdb
En order skickas till plock baserat på de ledtider som har satts upp i systemet. En ledtid är hur lång tid ett moment tar, till exempel hur lång tid det tar att plocka en vara på ett lager eller leverera ut den till kund. Dessa ledtider summeras sedan ihop till en sammanlagd tid beroende på process. Sammanlagd ledtid bestämmer då hur lång tid innan som ordern måste skickas ner till lagret för att hinnas plockas och skickas för att möta önskat leveransdatum. Systemet kollar hela tiden om det finns en order som träffat denna tidpunkt för reservation och skickar ner orders till lagret och dess lagersystem allt eftersom detta inträffar. Har man uppsatt ordersläpp- och orderstopptider så kommer systemet endast att skicka ner orders till lagret under detta intervall då orders får börja släppas ner till lagret till tiden så vi stoppar släpp till plock för dagen. Det finns även möjlighet att sätta upp ett schemalagt arbete som vid ett visst klockslag släpper ner samtliga orders som skall levereras inom en viss tid. Här bestämmer man då vid vilket klockslag systemet skall kolla efter dessa orders samt definiera vilka orders som då skall släppas ner. Till exempel så skulle man då kunna sätta upp att systemet ska kolla kl. 15 varje dag efter orders som skall levereras inom 21 timmar. Får systemet träff så släpps dessa orders till lagret för plock. Denna komponent är bra att använda om man har utsatt leveranser på specifika tider under dagen och möjliggör att du till exempel kan plocka på kvällar för leverans på förmiddagen nästa dag.  Info Vill du sätta upp en sådan här komponent för ditt system? Kontakta Kundtjänst & Support så  så hjälper vi dig.

Redigera en order

Panel
borderColor #dbdbdb
Efter att man skapat en order så kan man redigera den sålänge ordern har status Skapad eller Beställd. Har ordern blivit reserverad så har ordern skickats till lagersystemet för plock och då kan man inte längre ändra på ordern. Behöver man göra ändringar då måste man be lagret att nollkvittera ordern så att den ordern skickas tillbaka till XTND Extend Commerce Backend igen. Läs mer om hur detta går till i de två avsitten nedan angående lagersystemen. Note Man kan redigera en order tills den fått status "Reserverad". Därefter har den skickats till lagret för plock och det går inte längre att ändra eller lägga till några uppgifter.

XTND

Extend Commerce WMS & Avvikelser

borderColor

Panel
	#dbdbdb	För att hantera avvikelser på orders mellan XTND Extend Commerce WMS och XTND Extend Commerce Backend så använder vi en avvikelsekod, N. Ordrar skickas från XTND Extend Commerce Backend till olika lagersystem när det är tid att plocka ordrarna. Ibland behövs dock ändringar göras på ordern efter att ordern har skickats vidare till ett lagersystem. För XTND Extend Commerce WMS så använder vi en en avvikelsekod N för att skicka tillbaka ordern från lagersystemet till XTND Extend Commerce Backend för att göra dessa ändringar. Avvikelsekvitterar man en order med kod N så kommer en order efter ett visst tidsfönster (som är beroende på era synkroniseringsinställningar) att automatiskt reservera ordern igen och skicka tillbaka den till lagersystemet för plock. Ongoing & Avvikelser

panel

borderColor #dbdbdb

För att hantera avvikelser på orders mellan Ongoing och XTND Extend Commerce Backend så använder vi en avvikelsekod, M.  När ändringar behövs göras på en order och en avvikelsekvittering sker mellan systemen så kommer denna skickas med avvikelsekod M. Avvikelsekvitteras en order med denna kod så kommer ordern att skickas tillbaka till XTND Extend Commerce Backend där den kommer stanna tills att en användare manuellt hanterar ordern och tillåter ordern att skickas tillbaka till Ongoing. XTND Extend Commerce Backend kommer inte att automatiskt reservera ordern automatiskt och återigen skicka den för plock (som med kod N förXTND för Extend Commerce WMS). Ordrar som avvikelsekvitteras från Ongoing kommer att fastna i ett filter på sidan "Sök orderrraderOrderrrader" där de flaggas som "Manuellt låst". Efter att du gjort era justeringar på ordern så behöver ni i denna vy att markera orderns orderrader och ta bort denna flaggan för "Låst reservation" för att ordern skall kunna släppas till plock. Ordern kommer att ligga som manuellt låst tills att en användare godkänner att det är OK att skicka ner ordern till Ongoing igen.  Image Added Tip Läs mer om om sidan Sök orderrader under Uppslagsverk för Orderför orderrader under Orderrader.

Anteckningar & Dokument

Panel
borderColor #dbdbdb
Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet. I bilderna nedan så visas var de finns och vart de kommer som standard i dokumenten. Anteckning på orderrad För att lägga till anteckningar på orderrad, i steg 2 där du lägger till produkternaatt lägga till anteckningar på orderrad, klicka på Anteckningsikonenpennan för raden. Skriv sedan din anteckning under extra "NotesAdditional notes". Image Added Anteckning på orderhuvud För att lägga till anteckningar på huvudet, använd sektionen Anteckningar som hittas i steg 3 i orderbokningen. klicka på "Lägg till anteckning". Skriv sedan i fältet "Anteckningar. Image Added Här kan även man lägga till välja bland fördefinerade anteckningar till ordern. i listan. Tip För att skapa upp nya fördefinderade anteckningar, gå till kugghjulen och kugghjulet, välj Övriga inställningar. Gå till undermenyn Orderinställningar. Under Orderanteckningar, klicka på Skapa  Skapa orderanteckning. Resultatet på dokument Image Added Dokumentanpassningar Det finns fler fält, både på huvudet och på raderna som skulle kunna användas för att kommunicera. Samt att de fält som finns som standard kan även flyttas på dokumentet till andra platser/design.  Tip Vill man flyttas till andra platser så kräver det speciella dokumentsanpassningar. Om ni vill ha detta, skapa ett ärende av typen "Request for change" (RFC) till Kundtjänst & Support och  och beskriv vilka fält som ni från systemet skulle vilja ha var på dokumentet, gärna liknande bilden i detta avsnitt.

På denna sida:
Table of Contents
Instruktioner & Handledning:
Filter by label (Content by label) showLabels false max 5 showSpace false cql label = "ih-backend" and label = "order" and ancestor = "72093524490892"
Relaterade uppslag:
Filter by label (Content by label) showLabels false max 5 showSpace false cql label = "uv-backend" and label = "order" Filter by label (Content by label) showLabels false max 5 showSpace false cql label = "uv-backend" and label = "fraktprislista"

Include Page
Google Analytics Google Analytics