Page Comparison

Detta dokument beskriver hur integrationen med POS (point of sale, eller kassasystemet) Shopbox fungerar.

Det finns ett par beslut / inställningar som måste göras för att en integration skall fungera, dessa beskrivs även med vilka alternativ som finns. 

Det är Shopbox som hämtar och lämnar information hos Extend Commerce. Extend Commerce är den passiva parten i denna integration.

Syftet med integrationen är.

• Försäljningen i butik, som registreras i Shopbox skall synkas med Extend Commerce Backend. Med detta menas att alla transaktioner (kassakvitton) blir registrerade som enskilda orders i Extend Commerce Backend. Syftet med detta är två, dels att i realtid kunna följa lagersaldot i butiken, samt att kunna få en ekonomsikt kontering / uppföljning på varje transaktion via Extend till bokföringssystemet
• Synka artiklar. En artikel i Extend Commerce Backend, som lagerläggs mot butikslagret. kommer att etableras i POS systemet. Syftet med detta är att man inte skall behöva registrera nya artiklar i POS systmet, utan artikelnummer, namn, streckkod etc. bara behöver registreras i Extend Commerce Backend.
• Generella priser. Vi synkar generella priser så att en förändring av ett pris, en kampanj, ett tillfälligt pris kan registreras i Extend och Commerce Backendoch pushas ut till en eller flera POS system. Underhåll av priser kan ske centralt i Extend Commerce Backend.
• Kända kunder, en kund som har ett kundnummer kan ange detta i butiken. POS systemet Shopbox kommer då att i realtid hämta just den kundens unika priser, samt info om kunden får handla mot faktura och till vilka belopp.
• Fakturakunder. Om kunden har godkänd kreditlimit för faktura köp, så kommer POS att hantera försäljningen i butik, men rapportera in försäljningen till Extend som kommer att hantera detta som ett fakturaköp, och skapa o och distribuera fakturan enligt vanliga Extend Commerce Backend rutiner.
• Returer. En retur in till butiken kommer att dels hanteras finansiellt som en kredit, både i POS och i Extend. Men även saldot av en retur kommer att hanteras automatiskt, med negativ cost of sold gods.

Följande saker måste du som varuägare ta beslut om och förbereda i Extend Commerce Backend. 

Kund som generella priser skall hämtas från

När POS frågar Extend Commerce Backend om vilka generella priser som skall användas så frågar man efter priser med ett kundnummer som villkor. Priser i Extend Commerce Backend byggs ihop per kund, baserat på många olika prislistor, rabattlistor, kampanjer etc. gör att varje dag så byggs en ny generell prisbild upp, som skall vara publik i butiken.   Så man behöver fastställa en kund (kundnummer) i Extend Commerce Backend, från vilken POS skall hämta generella priser från. 

Lager som motsvarar respektive butik.

När POS skall rapportera in försäljning så behöver POS informera Extend Commerce Backend om vilken butik som försäljningen skett på, detta motsvarar ett lager i Extend Commerce Backend. Så för varje butik behövs ett motsvarande lager i Extend Commerce Backend och identiteten på detta lager (shortname) behöver POS känna till.

Övriga förberedelser

Avvikelse på plock

När det sker en avvikelse på plocket, tex. att man skulle skicka 4 st men lagret kvitterade inte ut 4 st (0 – 3 st kvitterades) så kommer inte Ongoing att tala om vad som skall hända med resten. Detta är något som hanteras i Extend. 

I en sådan här situation så behövs en regelverk i Extend. Det finns 3 alternativ och varuägaren behöver ta beslut om vilket alternativ man vill använda. 

Returorder processen

Extend kan stödja två olika retur order processer i förhållande till Ongoing. Antingen är returerna aviserade till lagret, eller så tillåter man kunderna att returnera varor till lagret utan att det är aviserat. Det går inte att hantera dessa två olika processer parallellt. Varuägaren behöver ta ett beslut och meddela Extend vilken process man vill / kan stödja innan integrationen kan starta.  

Transporttjänster

När en order skickas från Extend till Lagret så kommer en kod att skickas med, denna kod identifierar transportsättet. Ni som varuägare behöver bestämma vilka transportsätt som kommer användas och meddela lagret vilka koder som respektive transportsätt kommer ha.

Ni kan hitta information om vilka koder som kommer användas från de generella inställningarna i Extend.

den kolumnen som heter Identifierare innehåller den kod som Ongoing lagret behöver känna till.

Image Removed

Om Lagret inte av någon anledning kan hantera dessa koder måste ni kontakta Extend kundtjänst för diskussion om det skall tillföras speciella transporttjänster.

Lagret i Extend (fråga till Varuägaren)

Extend hanterar normalt sett ett eller flera lager, Extend behöver veta vilket av era lager det är som skall kopplas ihop med ett fysiskt Ongoing lager. Om det är ett nytt lager, eller om det är ett existerande lager som flyttar / byter till ett Ongoing lager. Detta behöver Extend få information om innan integrationen kan starta. Om det är ett befintligt lager som byter till Ongoing så måste varuägaren säkerställa att INGA pågående eller öppna transaktioner finns på det lagret vid tidpunkt för aktivering. 

Artikel för Mixed Payment

Mixed payment innebär att en kund betalar en order med olika betalsätt. Tex att man köper för 300 kr, betalar 200 med ett presentkort och resterande med kreditkort. En sådan delad betalning "Mixed payment" kräver en speciell tjänsteartikel i Extend Commerce Backend som används för att hantera detta. Denna artikel skall ha artikelnummer "MIXEDPAYMENT-01" Detta skall vara en tjänsteartikel och den skall ha en försäljningsenhet och finnas kopplad till prislistor till den generella kund som beskrivs i detta dokument. Den kan ha 0kr i pris på sin prislista.

Namn på denna artikel kan ni välja själva, det är artikelnummret som är det viktiga.