Versions Compared

Old Version 18

changes.mady.by.user goran.enstrom

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Kajsa Fransson

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.


Panel

Denna sida beskriver hur du kan sätta upp din faktureringslogik på det sätt som passar dig bäst. Vi kommer dels gå igenom standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar på kund.

Från att en order läggs tills att fakuraunderlaget skapas

Panel


Image Added

Fakturor som skapas utifrån en order genereras automatiskt upp i Extend Commerce Backend. Stegen från att en order kommer in till att en faktura skapas beskrivs nedan: På denna sida beskrivs hur faktureringslogik sätts upp. Här förklaras standardinställningar för fakturering samt kundspecifika inställningar.

  1. En order skapas antingen direkt i systemet eller via en integration så som en webshopmed webbshop.
  2. När ordern blir reserverad blir ordern nu tillgänglig för lagret och kan nu plockas.
  3. När ordern har plockats får den status avslutad'Avslutad'. Ordern kan nu skickas därefter iväg.
  4. Systemet kommer automatiskt att skapa ett fakturaunderlag på de orderrader den order som har fått status 'avslutad’. När en order har fått status ’avslutad’ betyder detta att den blivit plockad från lager.Avslutad’. 
  5. När fakturor har skapats hittas under fakturalistan under menyn ekonomi. Dina faktureringsinställningar bestämmer sedan på vilket sätt fakturan ska distribuerasfinner man dessa under 'Ekonomi' i huvudmenyn och 'Fakturalista'. 
  6. När fakturastatus sätts som "Skickad" är fakturan redo för exportering till externt ekonomisystem.

Image Added


Info

Hur fakturan distribueras beror på de inställningar som är satta på kund eller faktura om inget angetts på kund så gäller de standardinställningarna som är satta på klienten.


Standardinställning för Faktura

Panel

Fakturainställning på klient finner man Klientens standardinställningar för faktura finns i Extend Commerce Backend genom via 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura' 

Dessa som visas på bilden nedan gäller för alla fakturor om ingen annan faktureringsinställning på kundnivå kund eller fakturanivå har angetts.

Inställningar för fakturor

Panel
borderColor#dbdbdb
Fakturainställningar på kund möjliggör att sätta unika inställningar per kund så som system, format, tjänst samt typ av granskning. Finns det inga förvalda inställningar på kund används fakturainställningarna som är uppsatta på klienten. Här bestäms alltså det som ska gälla som default när inget annat anges på kund. Men skulle det vara något angett på en viss kund så är det de inställningarna som gäller.
 

Fakturainställning på klient

Välj vilket i format fakturorna ska skickas. T.ex att fakturor skickas i pdf som standard. 
Panel
borderColor#dbdbdb

Fakturainställning på klient finner man i Extend Backend genom 'Grunddata' i huvudmenyn > 'Ekonomiska inställningar' > 'Standardinställningar på faktura' 

SystemVälj från vilket system som fakturan ska distribueras som standard. T.ex. om fakturor ska skickas från Extend som standard. Har man ett annat system integrerat med Extend så anger man det osv.  
Distributionssätt

Välj vilket praktiskt sätt fakturan ska distribueras. T.ex. om fakturor ska skickas som epost eller print som standard.

Format

Image Added


Val av inställningar

Baskrav på fakturainformationen i Extend för att använda Fortnox är att den nedan regelverk:

  • tbd
  • tbd

Baskrav på fakturainformationen för att använda Fortnox finans är att den nedan regelverk:

  • Det får max vara 120 dagar mellan fakturadatum och förfallodatum.
  • Fakturans kund måste vara över 18 år.
  • Fakturadatum får inte ligga i framtiden.
  • Fakturan behöver kundnamn.
  • Fakturan behöver   adress.
  • Fakturan behöver   postnummer.
  • Fakturan behöver   stad.
  • Fakturaadress och fakturaadress 2 får tillsammans inte överstiga 60 tecken.
  • Leveransadress och leveransadress 2 får tillsammans inte överstiga 60 tecken.
  • Kundnummer får inte vara längre än 20 tecken.
  • Kundnamn får inte vara längre än 50 tecken.
  • En kreditfakturas kopplade faktura måste vara skickad via Fortnox Finans.
  • Valuta behöver vara i svenska kronor.
Panel

Det finns det fyra olika inställningar gällande standardinställningar på faktura som är möjliga att sätta beroende på vilket system som är valt för distribution av fakturor. Tabellen nedan beskriver dessa.

System

Definierat system som kan distribuera fakturan. Möjliga förvalda systemval är Extend, Fortnox, Fortnox Finans samt Inexchange. 

Utöver distribution av fakturor via fördefinierade finans-system finns också möjlighet att mappa en faktura (i formatet XML) till andra finanssystem. Andra finanssystem som används för fakturadistribution på detta sätt är SAP, Oracle och Microsoft Dynamics.

Distributionssätt

Distributionssätt beskriver hur fakturan ska ske distribueras. För systemen Fortnox och Inexchange så sätts dessa inställningar i respektive system. Exempel på distributionssätt är e-post, print eller i samband med leverans, från lagret.

FormatDefinierar möjliga format fakturan kan ha. För systemen Fortnox och Inexhnage så sätts dessa inställningar där. Exempel på format är PDF och Svefaktura.
Typ av granskning

Här kan man välja om fakturor ska granskas eller ej som standard. Väljer man 'Granska', har man möjlighet att ändra fakturaunderlaget innan den skickas till kund. Det kommer även en notis upp under fältet "Granskning krävs" i fakturalistan som en markering att denna faktura måste granskas innan den skickas till kund.

Vill man inte att fakturor ska granskas som standard så väljer man 'Ingen granskning'.

Kreditfakturor skapade från returer kräver alltid granskning oavsett inställningar.


Note

Kreditfaktura från returorder blir alltid satt för granskning oavsett inställningar. 

Tip

Fakturaservice med Fortnox Finans

  • För att använda sig av tjänsterna kopplade till Fortnox Finans (fakturaservice) behöver aktiveras genom att kontakta supporten. Utöver de inställningar som görs på kund i Extend behövs inga övriga steg. Fakturorna kommer att automatiskt distribueras. Utöver att distribuera fakturorna hanterar Fortnox finans/fakturaservice automatisk avprickning av betalningar, pricka av delbetalningar, hantera felbetalningar, skicka påminnelser samt inkassohantering om man så önskar.
Note
På denna sida:

Table of Contents

Instruktioner & Handledning:

Filter by label (Content by label)
showLabelsfalse
max5
showSpacefalse
cqllabel = "ih-backend"

Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt instruktioner



Fakturainställningar på kund

Panel

Om faktureringsinställningar har satts på en kund så gäller dessa istället för klientens standardinställningar. På så vis skapas en flexibel och enkel struktur för att sätta faktureringsinställningar som passar alla kunder.

Fakturainställning på kund finner man i Extend Commerce Backend genom 'Kund' i huvudmenyn > 'Välj kund' > 'Faktureringsinställningar' 

Image Added


Val av faktureringsmodell

Panel

Vid val av faktureringsmodell finns det tre faktureringsmodeller att välja på. Löpande fakturering, Samlingsfaktura och Samlingsfaktura annan kund.


Löpande fakturering

Image Added

Löpande fakturering menas med att för varje order som läggs så skapas en faktura. En faktura kommer då skapas även om betalningssätt inte är faktura. Är betalningssätt sådant att beställningen är förbetald så kommer fakturas komma ut som betald. Sätts inget annan inställning gällande fakturering på kund gäller löpande fakturering som default. 


Samlingsfakturering

Image Added

Samlingsfakturering betyder att flera leveranser samlas ihop och faktureras tillsammans. Kunden faktureras med bestämt intervall enligt alternativ:

Dagligen

Alla leveranser under dagen samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt.

Veckovis 

Alla leveranser under veckan samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt.

Varannan vecka

Alla leveranser under två veckor samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt.

Månadsvis 

Alla leveranser under månaden samlas ihop och faktureras vid en tidpunkt.

Explicita dagar i månaden

Leveranser samlas ihop och faktureras på specifikt angivna dagar i månaden.

Explicita dagar i månaden anges i lista av datum, exempelvis 5, 15, 25. Då kommer kund faktureras den 5:e, 15:e samt den 25:e varje månad.

Vid samlingsfaktura måste man ange ett startdatum från när samlingsfakturorna skall börja gälla samt tidpunkt då fakturan skall skapas. Sätter man villkoret dagligen och tidpunkt 18:00 så kommer det att skapas en faktura 18:00 varje dag innehållande alla leveranser som inte är fakturerade vid 18:00


Warning

Sätt aldrig att samlingsfakturor skall skapas mellan kl 22:01 och 23:59. Om man ställer det inom det intervallet finns det en risk att dagen hinner passera innan samlingsfakturorna har skapats.

Senaste tidpunkten som bör användas är 22:00

Anger man att en faktura alltid skall skapas sista dagen i månaden så skapas denna faktura utöver redan angivna dagar. Har man då exempelvis angett explicita dagar 5, 15, 25 och det är augusti månad så skapas en faktura även den 31 augusti.


Samlingsfaktura - Annan kund

Image Added


Här kan man fylla i om samlingsfakturor ska betalas av annan kund.  Fyll då i betalande kundnummer. Som standard faktureras kund när ordern blivit plockad och avslutad i systemet. Vill man att kund skall faktureras efter önskat leveransdatum har passerat kan man ange detta här genom att bocka i rutan under rullisten för fakturamodell.

Samlingsfaktura - annan kund används när ett företag där respektive avdelning/dotterbolag är en egen kund men att faktureringen ska ske med ett gemensamt kund-nummer.

Info

Fakturadistribution med Fortnox och Fortnox Finans:

Data som överföras på fakturan på huvudet

Gäller för fakturainformationen, kund och produktinformation synkas utöver detta.

Panel

Image Added

¨

PunktExtend BackendFortnox
1.FakturanummerFakturanummer
2.OrdernummerExtern referens 2
3.Faktura epostE-post
4.Betalningsvillkor

Betalningsvillkor

5.LeveransnamnNamn - Leveransuppgifter
6.FakturanamnNamn - Kunduppgifter
7.Er referensEr referens
8.Vår referensVår referens
9.Externt ordernummerErt ordernummer
10.Slutkunds ordernummerExtern referens 1






På denna sida:

Table of Contents

Relaterade uppslag:

Filter by label (Content by label)
showLabelsfalse
max5
showSpacefalse
cqllabel = "uv-backend"
Dubbelklicka och ändra labels för att visa rätt uppslag
fortnox"