| X | Datapunkt (Kund) | Definition | Exempel | Kommentar |
|---|
| ☒ | Kundnummer* | Kundens unika nummer som även är nyckeln för kunden om integrationer till systemet används. | 1050 | Kan ej börja på 0. Inga mellanslag tillåts. |
| ☒ | Kundtyp* | Kundtyp klassificerar kunder som antingen Företag eller Privat. Detta styr även vilka fraktsätt kunden har tillgång till. | Business Private | Anges på engelska i filen, antingen som ’Business’ eller som ’Private’. Inga andra klassificeringar godkänns. |
| ☒ | Leveransnamn* | Företagets eller personens namn. Det namn som ska stå på leveransadressen. | Extend AB Extend Butik Anna Andersson | Leveransnamnet kan skilja från fakturanamnet om leveranserna exempelvis går ut till en butik men det är huvudkontoret som faktureras. Leveransnamn kan även vara samma som fakturanamnet. |
| ☐ | Beskrivning | Valfri beskrivning på kund. | Priokund Återförsäljare | |
| ☒ | Organisationsnummer | Kundens organisationsnummer. | 5565629119 | Skrivs med , (kommatecken) som decimalavskiljare. |
| ☒ | VAT-nummer | Kundens momsregistreringsnummer. | DK999999999 | Används framförallt för kunder inom EU men utanför Sverige. Se till att numret överensstämmer med landets standard. |
| ☐ | Koncern/Varuägare | Grupperingsfunktion för koncerner och varuägare. Ange en koncern/grupp som kunden ska tillhöra.. | Extend Group | Detta begrepp kan användas för att gruppera flera separata kunder i systemet som ingår i samma koncern. |
| ☒ | Transportvillkor* | Avser incoterms, alltså det avtal man har för transporter till kund. Ange förkortning på villkor. | EXW | Det finns en mängd olika incoterms. Var noga med att korrekt förkortning anges. Exempel: DDP, EXW, AVT, CFR, CIF, CPT, CYP, DAF, DAP, DDU, DEQ, DES, FAS, FCA, FOB |
| ☒ | Aviseringsnummer* | Det nummer som skickas med till leverantör. Detta nummer används när chaufför skall kontakta kund vid leverans. | 0701213465 | Ange ett telefonnummer. Tillåts ej mellanslag eller bindestreck (-). |
| ☒ | E-post faktura | E-post dit fakturor skickas till kund om man använder sig av automatiskt skickade fakturor till e-post. Ange en korrekt e-postadress. | faktura@företag.se anna@gmail.com | Används Fortnox för fakturahantering behövs ej detta fält. Kan användas som informativt e-post fält. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ; |
| ☒ | E-post order | E-post dit ordererkännandet ska skickas när en order läggs på kunden. Denna e-post får även ett leveransbesked skickas till denna adress när ordern lämnat lagret. | order@företag.se anna@gmail.com | Används om orderbekräftelser skickas via e-post. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ; |
| ☐ | Orderbekräftelse BCC e-post | E-post dit en kopia av orderbekräftelsen skickas. | ekonomi@företag.se | Kan användas om orderbekräftelser skickas via e-post. Tillåts ej mellanslag eller andra specialtecken så som >, ; |
| ☐ | Alfasök | Möjliggör sök via ett valfritt begrepp. Kan ses som en ”tagg” för kunden. | Priokund Avtalskund Sverige EU | Ange ett sökbegrepp per kund. Går ej att avskilja flera sökbegrepp med kommatecken. |
| ☐ | Säljare | Säljare ansvarig för kund. Ange säljarens namn. | Emma Olsson | Intern säljare som ansvarar för kunden. |
| ☐ | Telefon | Telefonnummer till kunden. | 0712345678 | Tillåts ej mellanslag eller bindestreck (-). |
| ☒ | Statistisk kategori 1 | Kategoriseraring av kunder statistiska syften. Möjliggör generering av statistiska rapporter för att se hur mycket som säljs mot olika kundkategorier. | Sverige Finland Danmark | Valfri kategorisering. Vanligt att vilja se statistik baserat på land eller område. Ange en underkategori per produkt. Kan ej ta emot fler med hjälp av komman. |
| ☐ | Statistisk kategori 2 | Underkategori till statistisk kategori 1. Kategori 1 behövs anges för att underkategori 2 skall kunna anges. | Svensk Återförsäljare Finsk Återförsäljare Svensk kund Södra Sverige | Man kan sedan exempelvis kategorisera baserat på typ av företag eller begränsa landsområden ytterligare. En kategori 1 måste angetts i kolumnen för detta om kategori 2 skall användas. |
| ☐ | Statistisk kategori 3 | Underkategori till statistisk kategori 2. Kategori 1 och 2 behövs anges för att underkategori 2 skall kunna anges. | Svensk kund privat Svensk kund företag Södra Sverige Skåne | Kategori 1 och 2 måste angetts i kolumner för detta om kategori 3 skall användas. |
| ☐ | Internkund | Om kunden är en internkund kan detta anges i detta fält. Egenskap som sätts på kund. | TRUE FALSE | Kolumnen kan enbart ta emot ’TRUE’ eller ’FALSE’ som värde. Rekommenderas att sätta denna egenskap i systemet i efterhand om internkunder är få i antal. |
| ☒ | Adressrad 1 leveransadress* | Leveransadress för kund. Detta fält avser rad 1. | Leveransvägen 2 | Till den adress varor skall levereras för kund. Om ytterligare en rad behövs för själva adressen så rekommenderas det att användas två adressrader. |
| ☐ | Adressrad 2 leveransadress | Leveransadress för kund. Detta fält avser rad 2 om denna behövs användas. | C/O Bo Ek 3 tr Lgh 1012 | Om två rader behövs för adressens å rekommenderas det att även använda denna adressrad. |
| ☒ | Leveranspostnummer* | Leveransadressens postnummer. | 12345 | Tillåts ej mellanslag. Kontroll görs här att postnumret är korrekt för angivet land. Viktigt att detta anges på ett korrekt sätt. |
| ☒ | Stad leveransadress* | Staden för leveransadressen. | Göteborg | |
| ☒ | Leveransland* | Land för leveransadressen. Anges som landskod. Måste matcha internationell standard, ISO-3166. | SE FI DK GB CN | Landskoden innehåller alltid två bokstäver. Måste matcha internationell standard. Viktigt att detta är korrekt angivet. |
| ☒ | Fakturanamn* | Kundens namn som ska stå på fakturan. | Extend AB Anna Andersson | Normalt samma namn som leveransnamn, men kan avvika om leveransen alltid ska till en butik men fakturan ska gå till huvudkontoret. |
| ☒ | Adressrad 1 faktureringsadress* | Fakturaadress för kund. Detta fält avser rad 1. | Fakturavägen 2 | Till den adress fakturan skall skickas. |
| ☐ | Adressrad 2 faktureringsadress | Fakturaadress för kund. Detta fält avser rad 2 om denna behövs användas. | C/O Bo Ek 3 tr Lgh 1012 | |
| ☒ | Postnummer faktureringsadress* | Fakturaadressens postnummer. | 12345 | Tillåts ej mellanslag. Kontroll görs här att postnumret är korrekt för angivet land. Viktigt att detta anges på ett korrekt sätt. |
| ☒ | Stad faktureringsadress* | Staden för fakturaadressen. | Jönköping | Ange en underkategori per produkt. Kan ej ta emot fler kategorier med hjälp av kommatecken. |
| ☐ | Land faktureringsadress* | Land för fakturaadressen. Anges som landskod. Måste matcha internationell standard, ISO-3166. | SE FI DK GB CN | Landskoden innehåller alltid två bokstäver. Måste matcha internationell standard. Viktigt att detta är korrekt angivet. |
| ☐ | Fraktavtal | Avtal för frakt. Ett sätt i systemet att kategorisera kunder som alltid har fraktfritt eller som alltid betalar frakt, standard. | Standard Freight Free Agreement | Betalar alla kunder frakt så behövs denna kolumn ej användas. Fraktavtal sätts som ’Standard’ om inget annat anges. Har vissa kunder alltid fraktfritt så rekommenderas det att använda två fraktavtal: ’Standard’ och ’Freight Free Agreement’. |
| ☐ | Postgironummer | Kundens postgironummer. | 13245678 | Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring. |
| ☐ | Bankgironummer | Kundens bankgironummer. | 13245678 | 7 eller 8 siffror. Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring. |
| ☒ | Betalningsvillkor | Betalningsvillkor för kund. Antal dagar kund har att betala fakturor. | 30 45 60 | Rekommenderas att anges på samtliga kunder. Anges med en siffra. |
| ☐ | Dröjsmålsränta | Kundens dröjsmålsränta om kund har obetalda fakturor. | 8 12 25 | Anges med en siffra. Tillåts ej procenttecken, %. Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring. |
| ☒ | Kreditgräns | En gräns som sätt på kund för hur mycket kunden tillåts ha i obetalda fakturor. Baserat på lagda orders mot kund. | 100000 | Kreditsumman beräknas på lagda orders som är obetalda. Anges som en siffra. Tillåts ej kommatecken eller mellanslag. |
| ☐ | IBAN | Kundens IBAN nummer. Används för internationella betalningar. | 71041234567 | Behövs ej anges om man använder sig av Fortnox för fakturor och bokföring. |
| ☐ | Betalande kundnummer | Om kundens fakturor ska betalas och bokföras på en annan kund. Kan exempelvis vara aktuellt för koncerner och varuägare. | 1050 | Ange den betalade kundens kundnummer. Denna kund behöver existera i systemet. |
| ☐ | Ekonomisk kategori | Ett sätt att kategorisera kunder utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Används för att kontera försäljning mot olika konton. | B2C B2B | Kontering mot land kan ske utan att sätta upp denna typ av kategorisering. |