Page Comparison

När du som varuägare tillhandahåller dina produkter hos en kund och du fortfarande äger produkterna kallas antingen kommissionslager eller konsignationslager. Nedan så kommer namnet konsignation att användas.

Om du tillhandahåller produkter hos kund så är den normala processen att kunden faktureras för produkterna när de är sålda (lämnat) kunden. Dvs först när din kund sålt produktern så kommer du fakturera.

Denna beskrivning beskriver:

• Grundförutsättningar
• Hur man fyller på ett lager som finns hos kund
• Hur man gör avräkningar, så att produkter faktureras
• Hur man inventerar
• Hur man tar tillbaka varor till sitt eget lager.

Du behöver ha ett lager i Extend som motsvarar den fysiska platsen hos kunden. Det kommer behövas ett lager i systemet per konsignationslager ute hos kund.

Det finns en möjlighet att ange vilken kund lagret finns hos, men det är inget krav för funktionen.

Inställningar på lagret.

Det finns två inställningar på lager som kan behövas.

#1 Auto add balance
Denna funktion behövs om man får automatiska filer från t.ex. ett kassasystem. Funktionen gör så att den kommer att automatisk lägga till saldo på lagret om säljrapporten från kassasystemet rapporterar något sålt som inte finns på lagret i XTND Backend. Ett exempel kan vara att om Ni har flyttat 10 Apelsiner till lagret hos kunden, och deras kassasystem skickar en försäljningsrapport om att de såld 11. I ett sådant läge så kommer Extend, om inte denna funktion är aktiverad, att neka den transaktionen med motivering att "det finns inte saldo att plocka". Om funktionen är aktiverad så kommer XTND Backend först att lägga till en produkt, sedan läsa på filen med försäljning 11. Denna saldojustering är att anse att något är fel i saldot. Ett varningsmail kan skickas för att varna att det skett.

#2 "... increase balance based on negative order qty"
Denna inställning är också en inställning som man behöver om man änvänder sig av ett integrerat system som rapporterar förbrukning (t.ex. ett kassasystem). En del sådana system skickar en retur som en negativ kvantitet på en order. Om XNTD Backend skall hantera det som en retur så behöver denna funktion vara aktiverad.

Påfyllnad av ett konsignationslager fungerar på samma sätt som påfyllnad av ditt vanliga lager, dvs att en påfyllnad av produkter sker antingen via att en leverantör skickar produkter till det lagret, eller att ni flyttar produkter från ett annat lager till konsignationslagret.

Alla vanliga funktioner såsom beställningspunkter, lagerstyrningar m.m. kan användas för att antingen skapa en flytt mellan lager transaktioner eller inköp till ett konsignationslager.

Ordererkännande vid flytt mellan lager.

Att flytta varor till en kund är ju ett risktagande, både för varuägaren o för kunden. Det kan finnas behov av att man har någon form av bekräftelse på kunden att de vill / att ni får skicka varor till dem. Vid flytt mellan lager så kan man normalt sett inte skriva ut ett ordererkännande, för det finns ju ingen kund involverad i en flytt mellan lager, det är ju mellan två lager .

Men om behovet finns så rekommenderar vi att man använder sig av funktionen "konvertera order till flytt mellan lager" Dvs att man först skapar en vanlig kundorder mot kunden, skriver ut/skickar ordererkännande, där man skriver i kommentaren att detta är produkter som planeras att skickas såsom flytt mellan lager.

Sedan konverterar men den order till en flytt mellan lager. Här finns en instruktion till hur det fungerar.

https://confluence.extend.se/x/BYCOAw

Avräkning av varor som finns på ett konsignationslager sker genom att en order registreras i XTND Backend, mot  konsignationslagret. Den order avslutas som plockas direkt, och kunden blir fakturerad förbrukningen.

En order kan skapas på lite olika sätt

Manuellt

Ni får ett underlag på något sätt från er kund på hur mycket som är förbrukat. Ni skapar en vanlig order manuellt, ni väljer kunden som skall betala för förbrukningen och ni väljer konsignationslagret. När ni gör detta så kommer det att finnas ett sådant här val på orderbokningen.

Markera den rutan innan ni sparar ordern, då kommer produkterna att kvitteras som plockade direkt vid skapandet av ordern. Och som en konsekvens av det så kommer en faktura att skapas.

Integrerat

Det finns olika sätt att automatiskt skapa orders på förbrukningen i ett konsignationslager. Om kunden som har lagret kan skicka förbrukningen, så kommer den att bli en kundorder, (här påverkar inställningar som beskrevs först i dokumentet). Det finns även integrationer där kunden inte kan skicka en förbrukning, men de kan skicka en saldolista på hur mycket de har kvar, som då jämförs mot saldot i Extend Backend och skillnaden kan då göras om till en kundorder. 
alla integrationer för att ta emot förbrukning på ett konsignationslager är lösningar som kräver analys och konsultarbete från Extend Commerce. Ta kontakt med kundtjänst för mer info.

Att inventera, det är något som ni har reglerat med kunden, hur ofta det skall ske osv. Det viktigaste att reglera är vad som skall hända med differensen. Skall kunden betala för produkter som saknas eller är det en risk som ni står. Det har betydelse för hur ni skall registrera en inventering i systemet. 

Kund skall betala produkter som saknas.

Då är det enkelt, då registrerar ni bara en kundorder på de produkter som saknas.

Finns det för många produkter, mot vad som finns i systemet. Då har kunden fått betala för många produkter och det reglerar ni enklast genom att göra en manuell kredit på det som kunden betalat för mycket, samtidigt som ni gör en saldojustering i gränssnittet för saldojustering under menyn Lager

Då kommer ni att betalat tillbaks det som kunden betalat för mycket, samt att ni återför produkterna till ert eget lager.

Ni skall betala produkter som saknas.

om ni står risken för svinn på konsignationslagret, så skall ni registrera en diff ANTINGEN såsom en kundorder, men då mot en intern kund så att inte kunden får en faktura. Eller så registrerar ni detta som en saldojustering. 

Anledning till att göra det som en kundorder mot en intern kund är att det är enklare att styra kontering och bokföring för hur kostnader för svinnet skall hanteras

Om du skall ta tillbaks varor från ett konsignationslager till ert eget lager så gör ni lämpligast en flytt mellan lager transaktion.

Och när ni gör en sådan så bör ni klicka i att raderna är plockade från konsignationslagret. Om de inte markeras som plockade så kommer de inte att vara möjliga att ta emot på ert centrallager. (det går att skapa flytt mellan lagerordern utan att markera som plockade, man kan gå in o göra det i efterhand, men det måste vara gjort innan godsmottagning kan ske hos er. )