Returorderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via returorderbokningen skapar du manuellt upp nya returorders i systemet.

En returorder är en kundorder som ska returneras. Denna skapas när hela eller en del av den ursprungliga ordern ska returneras till ett lager. Varför en kundorder returneras kan bero på olika anledningar, till exempel:

• Ordern innehåller fel produkter eller det är något fel på en eller flera produkter i ordern.
• Kund har ångrat sig och vill returnera ordern.
• Ordern har inte blivit uthämtad och har returnerats av Posten.
• Man har fått ett okänd paket returnerad utan orderreferens.

Returorderns syfte är att avisera en godsmottagning till lagret så att när produkterna återlämnas kan personal kvittera in produkterna mot returordern och återställa saldot för de produkter som återkommer till lagret.

Skapa returorder

När man skapar en order väljer man först vilken kund som returordern berör. Man kan även välja ett önskat leveransdatum på när du önskar få tillbaka varorna till lagret. Se därefter över kundinformationen i panelen för kunden.

Välj sedan mottagande lager. Det är det lager som ska ta emot returordern. Se sen över returinställningarna, så som kreditinställning och betalsätt.

Lägg sedan till de produkter som kunden vill returnera. Detta gör man enklast genom "Sök orderrader" där du kan söka på kundens orderrader och direkt lägga till utifrån vilken kundorder som skall returneras. Är kundorder okänd, välj då istället att skriva in produkterna direkt i tabellen eller använd "Produksökning" för att söka fram och lägga till.

Sist så anger du leveranssätt för returorder och bekräftar ordern. När ordern är bekräftad får den ett returordernummer.

Ordern skapas på en och samma sida.

1. Välj kund

   1. Om ordern ska returneras längre fram i tiden, ändra önskat leveransdatum

2. Se över kundinformation i den övre panelen

3. Ange mottagande lager

   1. Se över returinställningar

4. Lägg till orderrader som ska returneras via "Sök orderrader", eller lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen

5. Välj leveranssätt

6. Bekräfta ordern

Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp.

Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter och priser den har tillgång.

Önskat leveransdatum

Ange sedan önskade leveransdatum då varorna ska vara tillbaka till lagret. Som standard sätts datumet en vecka fram i tiden. Om ni vill att varorna ska levereras längre fram, välj då ett annat datum.

Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält.

Ange mottagande lager. Det är det lager som ska ta emot de returnerade varorna och som kommer få en aviserad godsmottagning på sitt lager.

Därefter se över returorderns returinställningar så som kreditinställning. Ange de inställningar som ska gälla för returordern. Nedan beskrivs samtliga fält.

Kunden kan endast beställa returnera produkter från den prislista som den kund är kopplad till via sin tillhörande kundgrupp. Om kunden skall kunna beställa andra produkter behöver man antingen lägga till dessa produkter i prislistan eller koppla kundens kundgrupp till fler prislistor. När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra direkt i tabellen.

Välj lager

Välj först vilket lager att ordern ska läggas mot. Har du multilagerförsörjning så kan lager ändras medans du lägger ordern. Tänk bara på att ha rätt lager när du lägger produkterna.

Lägg till direkt i tabellen

I tabellen kan du lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.

Därefter ändra antal eller andra celler direkt i tabellen. För att lägga till en ny produkt, gör samma sak fast på ny rad.

Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp.

Tabba

För att snabbt och smidigt lägga din order så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här:

• Sök upp produkten. Blädda med pilen ner till produkten du vill välja, klicka på tabb.
• Ändra antal vid behov, klicka på tabb.
• Sök upp nästa produkt, välj med pil neråt, klicka på tabb.
• Upprepa tills hela ordern är lagd.

Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.

Använd produktsök för att lägga till

Vet du inte vad produkten heter, du vill filtrera på produker som har saldo, eller filtrera fram produkterna på annat sätt så klickar du på Produktsökning. Du får då upp ett fönster där du kan filtrera fram produkter du är intresserade av att lägga till.

Du kan söka fram produkter i sökfältet eller filtrera fram produkterna. Till höger har du samtliga filter. Dessa kan kombineras. Vill du återställa filtret, klicka på "Ladda/återställ filter".

För att justera tabellen, klicka på kugghjulet tabellens högra hörn. Här kan du lägga till och ta bort kolumner.

För att lägga till produkter till ordern, ange antal och klicka på -ikonen. Du kan se i bakgrunden att produkterna läggs till. 

När du är färdig, klicka på "OK".

Ändra i tabellen

Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen.

Ändra försörjningssätt

Du kan ändra lagerlagda produkter till direktlevererade produkter eller till tjänsteartiklar. Detta gör du genom att välj i dropdown-listan.

Disponibelt saldo

Det disponibla saldot för en produkt är klickbart. Klickar man på saldot får man upp leveransinformation för produkten. Där ser man både ingående och utgående orders samt saldo för produkten för valt lager.

Lägg till rabatt

I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt:

• procentuell rabatt: 10%
• rabattbelopp: 10

Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp.

Lägg till information på rad

Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå.

Ta bort en rad

Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden.

Varningar

Längst bort på raden kan det visas en varningsikon. Håller man pekaren på denna så får man en upp en text som beskriver varningen. Exempel på varningar är:

• Beställd kvantitet är inte en hel förpackning
• Saldo finns inte inom kundens prioritetsgrupp
• Saldo är slut på valt lager, men saldo finns på annat lager

Returordernummer

När en order retur skapas får denna ett ordernummerreturordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard är alla ordernummer med två bokstäver skapade i XTND plattformen. De ordernummer med tre bokstäver kommer från annat system, så som en extern webshopfår returorders prefixet RO.

Orderprocess

Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet:

Orderstatusar

För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar:

En order skickas till plock baserat på de ledtider som har satts upp i systemet. En ledtid är hur lång tid ett moment tar, till exempel hur lång tid det tar att plocka en vara på ett lager eller leverera ut den till kund. Dessa ledtider summeras sedan ihop till en sammanlagd tid beroende på process. Sammanlagd ledtid bestämmer då hur lång tid innan som ordern måste skickas ner till lagret för att hinnas plockas och skickas för att möta önskat leveransdatum. Systemet kollar hela tiden om det finns en order som träffat denna tidpunkt för reservation och skickar ner orders till lagret och dess lagersystem allt eftersom detta inträffar. Har man uppsatt ordersläpp- och orderstopptider så kommer systemet endast att skicka ner orders till lagret under detta intervall då orders får börja släppas ner till lagret till tiden så vi stoppar släpp till plock för dagen.
Det finns även möjlighet att sätta upp ett schemalagt arbete som vid ett visst klockslag släpper ner samtliga orders som skall levereras inom en viss tid. Här bestämmer man då vid vilket klockslag systemet skall kolla efter dessa orders samt definiera vilka orders som då skall släppas ner. Till exempel så skulle man då kunna sätta upp att systemet ska kolla kl. 15 varje dag efter orders som skall levereras inom 21 timmar. Får systemet träff så släpps dessa orders till lagret för plock. Denna komponent är bra att använda om man har utsatt leveranser på specifika tider under dagen och möjliggör att du till exempel kan plocka på kvällar för leverans på förmiddagen nästa dag. 

Efter att man skapat en order så kan man redigera den sålänge ordern har status Skapad eller Beställd. Har ordern blivit reserverad så har ordern skickats till lagersystemet för plock och då kan man inte längre ändra på ordern.

Behöver man göra ändringar då måste man be lagret att nollkvittera ordern så att den ordern skickas tillbaka till XTND Backend igen. Läs mer om hur detta går till i de två avsitten nedan angående lagersystemen.

XTND WMS & Avvikelser

För att hantera avvikelser på orders mellan XTND WMS och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, N.

Ordrar skickas från XTND Backend till olika lagersystem när det är tid att plocka ordrarna. Ibland behövs dock ändringar göras på ordern efter att ordern har skickats vidare till ett lagersystem. För XTND WMS så använder vi en avvikelsekod N för att skicka tillbaka ordern från lagersystemet till XTND Backend för att göra dessa ändringar. Avvikelsekvitterar man en order med kod N så kommer en order efter ett visst tidsfönster (som är beroende på era synkroniseringsinställningar) att automatiskt reservera ordern igen och skicka tillbaka den till lagersystemet för plock.

Ongoing & Avvikelser

För att hantera avvikelser på orders mellan Ongoing och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, M. 

När ändringar behövs göras på en order och en avvikelsekvittering sker mellan systemen så kommer denna skickas med avvikelsekod M. Avvikelsekvitteras en order med denna kod så kommer ordern att skickas tillbaka till XTND Backend där den kommer stanna tills att en användare manuellt hanterar ordern och tillåter ordern att skickas tillbaka till Ongoing. XTND Backend kommer inte att automatiskt reservera ordern automatiskt och återigen skicka den för plock (som med kod N för XTND WMS).

Ordrar som avvikelsekvitteras från Ongoing kommer att fastna i ett filter på sidan "Orderrrader" där de flaggas som "Manuellt låst". Efter att du gjort era justeringar på ordern så behöver ni i denna vy att markera orderns orderrader och ta bort denna flaggan för "Låst reservation" för att ordern skall kunna släppas till plock. Ordern kommer att ligga som manuellt låst tills att en användare godkänner att det är OK att skicka ner ordern till Ongoing igen. 

Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet.

I bilderna nedan så visas var de finns och vart de kommer som standard i dokumenten.

Anteckning på orderrad

För att lägga till anteckningar på orderrad, klicka på pennan för raden. Skriv sedan din anteckning under "Additional notes".

Anteckning på orderhuvud

För att lägga till anteckningar på huvudet, klicka på "Lägg till anteckning". Skriv sedan i fältet "Anteckningar.

Här kan även man välja bland fördefinerade anteckningar i listan.

Resultatet på dokument

Dokumentanpassningar

Det finns fler fält, både på huvudet och på raderna som skulle kunna användas för att kommunicera. Samt att de fält som finns som standard kan även flyttas på dokumentet till andra platser/design.