Hur annullerar / makulerar jag en order?

Status: Skapad eller Beställd

Annullera ordern i Extend Commerce Backend

En order kan ändras eller tas bort i Extend Commerce Backend så länge ordern har status 'skapad' eller 'beställd'. Status 'skapad' har en order enbart ett par sekunder. Den går sedan över till status 'beställd' när systemet har allokerat saldo till ordern. Under Order > Sök order kan du alltså söka upp ordern och ta bort ordern genom att klicka på soptunnan längst till höger på raden. Vill du ändra ordern istället klickar du på pennan.

Om status är 'reserverad' har vi skickat ordern ner till lagersystemet och därför låst saldot. Den går inte längre att ändra i Extend Commerce Backend då den nu ligger i lagersystemet och vi vet inte var i lagerflödet ordern befinner sig. Man får då kontakta lagret. Läs mer om detta längre ner på sidan.

Har ordern status 'Avslutad' så har lagret skickat ordern och en faktura/fakturaunderlag har genererats i Extend Commerce Backend. Man får skapa upp en returorder och kreditera fakturan för att returnera ordern. Man kan generera upp en kreditfaktura utifrån returordern.

En order kan inte makuleras eller annulleras om

Någon rad har plockats från lager eller har skickats från leverantör (direktleverans)
Om plock pågår på ordern.

Status: Reserverad

Annullera ordern från lagersystemet

Om status är 'reserverad' har vi skickat ordern ner till lagersystemet och därför låst saldot. Den går inte längre att ändra i Extend Commerce Backend då den nu flyttats över till ett annat system och vi vet inte var i lagerflödet ordern befinner sig.

I en sådan situation måste man kontakta lagret som då måste nollkvittera ordern, alltså kvittera ordern med 0 plock. Ordern kommer då att skickas tillbaka till Extend Commerce Backend där den under en viss period är ändringsbar. Man kan under denna period ta bort ordern i Extend Commerce Backend genom att klicka på soptunnan.

Hinner order återigen reserveras så kan man upprepa denna process.

Viktigt att tänka på är att nollkvitteringen på lagret måste göras på det sätt som skapar en återrapportering till Extend Commerce Backend, annars får inte Extend Commerce Backend reda på att ordern inte blivit plockad. Detta beror helt på vilket lagersystem som används.

OBS! Innan man kontaktar lagret så måste man kontrollera restorderinställningarna på kund så att inte hela ordern makuleras när den skickas tillbaka till Extend Commerce Backend.

Radera "resten" av ordern i Extend Commerce Backend

Om en order har blivit delvis levererad och de rader som är kvar skall makuleras så måste man göra det rad för rad. Klicka på pennan för att ändra order, och sedan på soptunnan på de rader som skall raderas.

Olika lagersystem

Extend Commerce Backend kan kopplas till olika lagersystem. Varje lagersystem har sin egna metod/funktion för hur de nollkvitterar en order.

Extend Commerce WMS

Om ni använder er av Extend Commerce WMS (vårt egna lagersystem) så kan man nollkvittera eller makulera ordern på ett par olika sätt.

Kvittera med 0 i kvantitet

Antingen så kvitterar man raderna med 0 i kvantitet och med en avvikelsekod.

Makulera / avbryt hela ordern på en gång

Om man jobbar med det mobila gränssnittet i Extend Commerce WMS kan man makulera/avbryta hela ordern på en gång genom att:

Gå till Orderplock. Sök upp ordern och klicka på den i listan. Väl inne på ordern, klicka på 'Reservera och starta plock'. Då kommer alternativet upp att avbryta ordern. Kryssa för checkboxen för 'Avbryt order...' så kommer alternativ upp enligt bild nedan.

Klicka på 'Markera för att aktivera' och sedan på Avsluta så avslutar du ordern och informationen kommer skickas tillbaka till Backend.

Avvikelsekvittera orderrader Extend Commerce WMS

Vill man avreservera / annullera orderrader borde man använda avvikelsekvittering.

Använder man U som kod kommer det att gå ett meddelande till Extend Commerce Backend som annullerar orderraderna/ordern där. En sån ändring i Extend Commerce Backend sker då per automatik.

Använder ni S som kod får ni möjlighet att editera ordern i Extend Commerce Backend under en begränsad tid eftersom den reserveras igen.

Ongoing: Manuell makulering

Som standard i en systemintegration med Ongoing så makulerar man manuellt i Extend Commerce Backend. Detta betyder att en makulering måste först ske i Ongoing. Denna makullering hanteras som en N-kvittens som skickas upp till Extend Commerce Backend. Från Extend Commerce Backend får man sedan manuellt ta bort ordern i gränssnittet.

Stegvis process:

Makulera i Ongoing

Först behöver lagret makulera i Ongoing. Detta görs genom att markera ordern, sedan trycka ändra och då kan de välja makulera (annullera).

Detta synkas med Extend Commerce Backend och ordern skickas då tillbaka till Extend Commerce Backend med en kvittenstyp N. När N-kvittensen synkas upp till Extend Commerce Backend så kommer ordern bli redigerbar. Beroende på uppsättning tar detta olika lång tid att för ordern att komma upp till Extend Commerce Backend. Vanligvis sker denna synkronisering timvis, detta betyder att det kan ta upp till en timma för ordern att komma upp i Extend Commerce Backend.

Observera att man ej tar bort en rad (fysisk delete) och sen manuellt lägger på en ny. Då fallerar plockkvittensen och man riskerar utebliven fakturering i Extend Commerce Backend.

2. Makulera / Annullera i Extend Commerce Backend

När ordern har kommit upp till Extend Commerce Backend kan du nu göra ändringar på ordern.

Ta bort hel order

Om inget har plockts på ordern och hela ordern ska tas bort, då kommer orderstatus på ordern att ändras från "Reserverad" till "Beställd" och samtliga orderrader blir åter igen “Inkommande”. Man kan då klicka på soptunna-ikonen i orderlistan för att annullera hela ordern i Extend Commerce Backend.

Ta bort del av order

Om man enbart ska ta bort eller ändra vissa specifika orderrader så har de andra orderraderna sannolikt plockkvitteras. Saldo finns då låst på ordern och dess orderstatus kommer inte att ändras utan kommer att bibehålla orderstatus "Reserverad". De orderrader som inte blivit plockkvitterade kommer att ha orderradstatus "Inkommande" medans de andra kommer ha orderradsstatus "Plockad". Du kan endast göra ändringar på de orderrader som har "Inkommande" som status.

Genom att klicka på pennan för ordern i orderlistan kan du ta bort eller ändra de orderrader som ska ändras.

Tidsfönster

Man har ett visst tidsfönster på sig att ta bort ordern i Extend Commerce Backend innan den reserveras och skickas ner till lagersystemet igen. Hur långt tidsfönstret är beror på systemkopplingens konfiguration samt när nästa reservationsförsök görs på den specifika ordern. Mest förekommande är att inkommande event synkroniseras från Ongoing till Extend Commerce Backend timvis. Detta betyder att det kan ta upp till en timma innan ordern blir redigerbar i Extend Commerce Backend. Därefter kan ordern ändras till och med nästa reservationsförsök på ordern.

Processlogg

Man kan se i processloggen när ordern har kommit in i Extend Commerce Backend. Processloggen finns ni under Inställningar. I fältet "Beskrivning" skriv in önskat ordernummer med wild-card sökning (%OC-1234%). Om det finns ett meddelande "Incoming warehouse system confirmation" med RESTCOD=N så har ordern anlänt i Extend Commerce Backend. Tid ser man i loggningen. Har ordern hunnit reserverats igen så kan man se detta som en logg ovanför detta meddelande. Denna loggning heter "Reservation" och i meddelandet så kommer det stå "Balance for the order row XX:X on order XXXXXX were reserved."

Makuleringsprocessen går att upprepa ifall ordern skulle hinna reserveras igen.

Ongoing: Automatisk makulering

Det finns även möjlighet att sätta upp automatisk makulering där det ej krävs att man manuellt behöver agera i Extend Commerce Backend.

Makulerar man en order i Ongoing så kommer denna makulering ske med U-kvittens (annullering) istället för N-kvittens (nollkvittering) och automatiskt annullera raderna. För att sätta upp automatisk makulering behöver Extend Commerce Backendveta vilken status i Ongoing som ska representera makuleringen, exempelvis 1000.

Vill ni aktivera automatisk makulering? Kontakta då Kundtjänst & Support med information om vilket status från Ongoing som ska representera makulering från Ongoing till Extend Commerce Backend.

Status: Avslutad

Har ordern status 'Avslutad' så har lagret skickat ordern och en faktura/fakturaunderlag har genererats i Extend Commerce Backend. Man får då hantera fakturan och skapa upp en returorder utifrån en känd order för att returnera ordern. Man kan ange att returordern ska skapa upp en kreditfaktura för ordern i samband med detta. När ordern har returnerats till lagret så kvitterar de in denna mot returordern och kreditfakturan genereras.

Manuella rutiner

Om andra typer av makuleringar eller raderingar skall ske, där en order har kommit så långt i processerna att det inte går att göra något av ovanstående, men man måste ändå makulera en order, då finns det bara ett alternativ som återstår: kontakta Kundtjänst & Support genom att skapa upp ett Customer Support (CS) ärende och be dem scripta bort ordern direkt i databasen.