Orderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via orderbokningen skapar du manuellt upp nya kundorders i systemet.

En order är en framställning av ett köp från en kund. När man skapar en order väljer man först vilken kund det är som lägger ordern. Därefter ser över kundinformation och orderinformation. Eventuellt gör man ändringar på ordern. Till sist lägger man till de produkter som kunden vill beställa. När man är färdig validerar man ordern. Den automatiska frakten beräknas och läggs till på ordern. Du kan därefter bekräfta ordern, eller spara den som utkast eller utkast med saldo.

Ordern skapas på en och samma sida.

1. Sök upp och välj önskad kund att lägga ordern mot

   1. Om ordern ska levereras längre fram i tiden, glöm ej att ändra önskat leveransdatum

   2. Lägg till eventuell erbjudandekod för kunden

2. Se över kundinformation i den övre panelen

3. Se över orderinformation i den nedre panelen

4. Lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen

5. Välj leveranssätt
   
   1. Samt eventuella serviceprodukter

6. Validera ordern & bekräfta

   1. Här kan du välja om du vill spara ordern som ett utkast, med eller utan allokerat saldo, om ordern inte är redo att skapas ännu.

Högst upp i hörnet har vi samlat övrig information som kan vara bra att ha lättillgänglig när man skapar upp en ordern. Nedan kan du läsa om varje knapp.

Avtalsordrar

I detta fönster kan man se eventuella avtalsordrar som ligger på kunden. Lägger du till en produkt som ligger på avtalsorder så kommer systemet ge information om detta.

Aktiva kampanjer

I detta fönster kan man se aktiva kampanjer ni har just nu som kunden har tillgång till att ta del av. Finns det kampanjer aktiva som kunden inte kan utnyttja kommer dessa ej att visas här.

Kundinformation

Här hittar ni kortfattad information om kunden som ni lägger order mot. Till exempel vilka kundgrupper den tillhör och därav vilka prislistor den har tillgång till. Du kan även se relevanta kundinställningar som releaterar till orderläggning, så som restorderinställning. Man kan även lägga till och se anteckningar här.

Orderhistorik

Under orderhistorik listas de produkter kunden tidigare köpt. Här kan man direkt lägga till samma vara till samma pris. Denna funktion är ett enkelt sätt att lägga till återkommande köp från kunden.

När man skapar en order behöver ange vad för typ av order det är. Detta är för att kunna urskilja ordrar från varann för att lättare se vad ordern gäller. Det finns flera olika ordertyper:

Ordernummer

När en order skapas får denna ett ordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard är alla ordernummer med två bokstäver skapade i XTND plattformen. De ordernummer med tre bokstäver kommer från annat system, så som en extern webshop.

Orderprocess

Nedan bild visar hur processen ser ut för de allra flesta vanliga kundordrar i systemet:

Orderstatusar

För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras samtliga orderstatusar:

Orderinformation är viktiga fält som omfattar en order och ges vid skapande av en order.Dessa uppgifter anges efter att man valt både kund (steg 1) och de produkter som skall beställas (steg 2). Dessa fält avser alltså steg 3 och är viktiga att se över när en order skapas.Se också över att kundinformation och leveransadress i detta steg innan ni går vidare i orderbokningen.

En order skickas till plock baserat på de ledtider som har satts upp i systemet. En ledtid är hur lång tid ett moment tar, till exempel hur lång tid det tar att plocka en vara på ett lager eller leverera ut den till kund. Dessa ledtider summeras sedan ihop till en sammanlagd tid beroende på process. Sammanlagd ledtid bestämmer då hur lång tid innan som ordern måste skickas ner till lagret för att hinnas plockas och skickas för att möta önskat leveransdatum. Systemet kollar hela tiden om det finns en order som träffat denna tidpunkt för reservation och skickar ner orders till lagret och dess lagersystem allt eftersom detta inträffar. Har man uppsatt ordersläpp- och orderstopptider så kommer systemet endast att skicka ner orders till lagret under detta intervall då orders får börja släppas ner till lagret till tiden så vi stoppar släpp till plock för dagen.
Det finns även möjlighet att sätta upp ett schemalagt arbete som vid ett visst klockslag släpper ner samtliga orders som skall levereras inom en viss tid. Här bestämmer man då vid vilket klockslag systemet skall kolla efter dessa orders samt definiera vilka orders som då skall släppas ner. Till exempel så skulle man då kunna sätta upp att systemet ska kolla kl. 15 varje dag efter orders som skall levereras inom 21 timmar. Får systemet träff så släpps dessa orders till lagret för plock. Denna komponent är bra att använda om man har utsatt leveranser på specifika tider under dagen och möjliggör att du till exempel kan plocka på kvällar för leverans på förmiddagen nästa dag. 

Efter att man skapat en order så kan man redigera den sålänge ordern har status Skapad eller Beställd. Har ordern blivit reserverad så har ordern skickats till lagersystemet för plock och då kan man inte längre ändra på ordern.

Behöver man göra ändringar då måste man be lagret att nollkvittera ordern så att den ordern skickas tillbaka till XTND Backend igen. Läs mer om hur detta går till i de två avsitten nedan angående lagersystemen.

För att hantera avvikelser på orders mellan XTND WMS och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, N.

Ordrar skickas från XTND Backend till olika lagersystem när det är tid att plocka ordrarna. Ibland behövs dock ändringar göras på ordern efter att ordern har skickats vidare till ett lagersystem. För XTND WMS så använder vi en avvikelsekod N för att skicka tillbaka ordern från lagersystemet till XTND Backend för att göra dessa ändringar. Avvikelsekvitterar man en order med kod N så kommer en order efter ett visst tidsfönster (som är beroende på era synkroniseringsinställningar) att automatiskt reservera ordern igen och skicka tillbaka den till lagersystemet för plock.

För att hantera avvikelser på orders mellan Ongoing och XTND Backend så använder vi en avvikelsekod, M. 

När ändringar behövs göras på en order och en avvikelsekvittering sker mellan systemen så kommer denna skickas med avvikelsekod M. Avvikelsekvitteras en order med denna kod så kommer ordern att skickas tillbaka till XTND Backend där den kommer stanna tills att en användare manuellt hanterar ordern och tillåter ordern att skickas tillbaka till Ongoing. XTND Backend kommer inte att automatiskt reservera ordern automatiskt och återigen skicka den för plock (som med kod N förXTND WMS).

Ordrar som avvikelsekvitteras från Ongoing kommer att fastna i ett filter på sidan "Sök orderrrader" där de flaggas som "Manuellt låst". Efter att du gjort era justeringar på ordern så behöver ni i denna vy att markera orderns orderrader och ta bort denna flaggan för "Låst reservation" för att ordern skall kunna släppas till plock. Ordern kommer att ligga som manuellt låst tills att en användare godkänner att det är OK att skicka ner ordern till Ongoing igen. 

Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet.

I bilderna nedan så visas var de finns och vart de kommer som standard i dokumenten.

Anteckning på orderrad

För att lägga till anteckningar på orderrad, i steg 2 där du lägger till produkterna, klicka på Anteckningsikonen. Skriv sedan din anteckning under extra "Notes".

Anteckning på orderhuvud

För att lägga till anteckningar på huvudet, använd sektionen Anteckningar som hittas i steg 3 i orderbokningen. 

Här kan man lägga till fördefinerade anteckningar till ordern. För att skapa upp fördefinderade anteckningar, gå till kugghjulen och välj Övriga inställningar. Gå till undermenyn Orderinställningar. Under Orderanteckningar, klicka på Skapa 

Resultatet på dokument

Dokumentanpassningar

Det finns fler fält, både på huvudet och på raderna som skulle kunna användas för att kommunicera. Samt att de fält som finns som standard kan även flyttas på dokumentet till andra platser/design.