Returorderbokningen görs i Ordermenyn som är en meny där du hittar allt relaterat till orderhantering. Via returorderbokningen skapar du manuellt upp nya returorders i systemet.

En returorder är en kundorder som ska returneras. Denna skapas när hela eller en del av den ursprungliga ordern ska returneras till ett lager. Varför en kundorder returneras kan bero på olika anledningar, till exempel:

• Ordern innehåller fel produkter eller det är något fel på en eller flera produkter i ordern.
• Kund har ångrat sig och vill returnera ordern.
• Ordern har inte blivit uthämtad och har returnerats av Posten.
• Man har fått ett okänd paket returnerad utan orderreferens.

Returorderns syfte är att avisera en godsmottagning till lagret så att när produkterna återlämnas kan personal kvittera in produkterna mot returordern och återställa saldot för de produkter som återkommer till lagret.

Skapa returorder

När man skapar en order väljer man först vilken kund som returordern berör. Man kan även välja ett önskat leveransdatum på när du önskar få tillbaka varorna till lagret. Se därefter över kundinformationen i panelen för kunden.

Välj sedan mottagande lager. Det är det lager som ska ta emot returordern. Se sen över returinställningarna, så som kreditinställning och betalsätt.

Lägg sedan till de produkter som kunden vill returnera. Detta gör man enklast genom "Sök orderrader" där du kan söka på kundens orderrader och direkt lägga till utifrån vilken kundorder som skall returneras. Är kundorder okänd, välj då istället att skriva in produkterna direkt i tabellen eller använd "Produksökning" för att söka fram och lägga till.

Sist så anger du leveranssätt för returorder och bekräftar ordern. När ordern är bekräftad får den ett returordernummer.

Ordern skapas på en och samma sida.

1. Välj kund

   1. Om ordern ska returneras längre fram i tiden, ändra önskat leveransdatum

2. Se över kundinformation i den övre panelen

3. Ange mottagande lager

   1. Se över returinställningar

4. Lägg till orderrader som ska returneras via "Sök orderrader", eller lägg till produkter direkt i tabellen eller genom produktsökningen

5. Välj leveranssätt

6. Bekräfta ordern

Börja med att välja vilken kund som ordern ska läggas mot. Här söker du direkt i fältet och får upp förslag baserat på vad du söker på. Sökningen prioriterar exakta matcher högst upp.

Efter att du valt kund kommer systemet ladda in all information från kunden, vilka produkter och priser den har tillgång.

Önskat leveransdatum

Ange sedan önskade leveransdatum då varorna ska vara tillbaka till lagret. Som standard sätts datumet en vecka fram i tiden. Om ni vill att varorna ska levereras längre fram, välj då ett annat datum.

Det är bra att se över så att kundens inställningar är korrekt för ordern, och eventuellt göra de ändringar som krävs. Nedan beskrivs samtliga fält.

Ange mottagande lager (A i bild). Det är det lager som ska ta emot de returnerade varorna och som kommer få en aviserad godsmottagning på sitt lager.

Därefter se över returorderns returinställningar (B och markerat i bild) så som returens kreditinställning. Ange de inställningar som ska gälla för returordern. Nedan beskrivs samtliga fält.

Kunden kan endast returnera produkter från det sortiment den har tillgång till att köpa från. Detta regleras via prislistor och kundgrupper. 

Använd orderradsökning för att lägga till

Är ordern som returneras känd kan du lägga till orderrader från befintliga kundorders via Sök orderrader. Här kan man lägga till från ett flertal kundorders samtidigt om man så vill. Man kan dock inte lägga till orderrader med olika valutor.

För att lägga till, sök fram rätt orderrader och klicka på -ikonen i tabellen (A i bild nedan). För att lägga till samtliga orderrader från en order, klicka på filtreringsikonen för ordernumret i tabellen. Kryssa för markera alla och klicka på "lägg till valda rader" (Steg 1, 2, 3 i bild).

När du är färdig, klicka på "OK".

Lägg till direkt i tabellen

Är ursprunglig kundorder okän kan du direkt i tabellen lägga till produkter, ändra antal, ändra pris, rabatt med mera. Klicka i tabellens första cellen och sök på produktens produktnummer eller namn. Välj i förslagslistan för att lägga till.

När man valt en produkt kommer standardpriset för produkten visas, men priset går att ändra i tabellen.

Därefter ändra antal. För att lägga till en ny produkt, gå till ny rad och upprepa ovan.

Lägg till ny rad genom att klicka på -ikonen under tabellen, eller tabba i tabellen så kommer en ny rad automatiskt upp.

Tabba

För att snabbt och smidigt skapa din returorder så kan du tabba direkt i tabellen. Arbetssättet går till så här:

• Sök upp produkten. Blädda med pilarna till produkten du vill välja, klicka på tabb.
• Ändra returkod. Bläddra med pilarna för val, klicka på tabb.
• Ändra antal vid behov, klicka på tabb.
• Sök upp nästa produkt, upprepa processen.

Med tabbning har vi gjort det så snabbt och enkelt som möjligt. Vill man ändra priset, rabatt eller annat i tabellen måste man göra detta med pekaren.

Använd produktsök för att lägga till

Du kan även använda produktsökningen för att lägga till produkter. Sök i tabellsöken eller scrolla i tabellen för att hitta. Lägg till produkten genom att klicka på -ikonen. En produkt kan visas flera gånger om den säljs i olika enheter. Se därför till att välja rätt produkt och enhet.

När du är färdig, klicka på "OK".

Ändra i tabellen

Efter att du har lagt till en produkt kanske du vill göra ändringar på raden. Detta kan man göra direkt i tabellen.

Ändra returkod

Returkod används för att kategorisera varför returen sker. Ange den kod som stämmer överrens för raden.

Anteckningar

Man kan även lägga till en anteckning per orderrad. 

Lägg till rabatt

I tabellen kan du lägga till rabatt på produkten på två sätt:

• procentuell rabatt: 10%
• rabattbelopp: 10

Tar man med %-tecknet blir rabatten procentuell, annars blir rabatten ett belopp.

Ändra pris

Du kan ändra pris direkt i tabellen genom att ändra antingen pris/enhet, pris exkl. moms eller pris inkl. moms.

Lägg till information på rad

Genom att klicka på pennan för raden kan du lägga till ytterligare information, så som projekt, orsakskod samt olika märkningar och anteckningar på radnivå.

Ta bort en rad

Du tar bort en produkt genom att klicka på soptunnan för den raden.

När du är färdig att lägga till produkter, välj leveranssätt för returordern. Här visas de leveranssätt som är aktiva för Inlagringstypen Returorder. Detta regleras under Transportinställningar. 

För att skapa returordern, klicka på bekräfta. En popup kommer visas där du behöver bekräfta igen att den ska skapas. När returordern är skapad skickas du till returens översiktsida där du även ser returordernumret. Du kan sedan använda returordernumret för att söka upp returen under sidan Sök returorder.

Returordernummer

När en retur skapas får denna ett returordernummer. Detta ordernummer är unikt men förses också med bokstäver (prefix) som beskriver vad för typ av order det är. Som standard får returorders prefixet RO.

Returorderprocess

När returordern är skapad skickas den ner som en aviserad godsmottagning till lagret. När varorna kommer in till lagret, kvitterar de in dessa mot returordern du skapat. När detta har gjorts så avslutas returordern. 

Har returordern kreditinställningen "Vid inlagring" så kommer nu en kreditfaktura att skapas i XTND Backend för returordern.

Returorderstatusar

För att följa upp på en order så kan man kolla upp dess status genom att söka på ordern. Nedan definieras de vanligaste orderstatusarna:

Som standard finns det två fält som kan användas för att kommunicera med kunden på dokument, ett fält på orderraden och ett fält på orderhuvudet.

I bilderna nedan så visas var du skriver in anteckningar och vart antecknignarna kommer som standard i dokumentet.

Anteckning på orderhuvud

För att lägga till anteckningar på huvudet, skriv i fältet "Anteckningar" (1 i bild).

Anteckning på orderrad

För att lägga till anteckningar på orderrad, skriv direkt i tabellen under kolumnen Anteckningar (2 i bild).

Resultatet på dokument